Um dos temas mais importantes e desafiadores para uma empresa, especialmente para pequenas empresas, é a gestão financeira. Todo negócio precisa ter seu financeiro saudável para não somente se manter funcionando, mas também crescer e ganhar mercado.
Apesar das obrigações da categoria profissional serem mais simplificadas, tanto que não há a obrigatoriedade de contratar um contador em seu caso, o microempreendedor deve lidar com todos os compromissos de se administrar um negócio praticamente sozinho. Por isso, é necessário aprender o significado de diversos termos e operações fundamentais para o sucesso da empresa.
Pensando nisso, montamos esse artigo para tirar suas dúvidas sobre gestão financeira. Confira ao longo desse texto os seguintes temas:
- Capital de Giro;
- Investimento;
- Custos;
- Despesas;
- Faturamento;
- Contas a Pagar e Receber;
- Fluxo de Caixa;
- Ordem de Serviço;
- Balanço Patrimonial;
- Conciliação Bancária;
- Exigências legais do MEI;
- Dica para melhor controle financeiro;
- Como otimizar a gestão financeira.
Capital de Giro
O capital de giro é a reserva financeira que serve para manter o negócio funcionando. Esse dinheiro é usado na compra de matéria-prima, ferramentas, mercadorias, itens e também no financiamento de vendas e pagamento das despesas. Nem sempre o cliente vai pagar na data combinada ou os preços dos produtos, e outros itens, irão continuar os mesmos. Por isso, ter uma boa quantia de capital de giro é mais do que recomendável para assegurar o futuro do MEI.
Defina qual o valor mínimo para cobrir as despesas e garantir a continuidade da empresa até que o pagamento de uma venda ou contratação de serviço seja efetivado e respeite esse limite. O ideal é que o capital de giro possa bancar o negócio em um período de 6 meses a um ano.
Investimento
O investimento é o dinheiro que precisa ser levantado para abrir e começar a gerir uma empresa. Faça uma estimativa de tudo que será usado — materiais, mercadorias, ferramentas, softwares, reformas no espaço físico, eletrônicos, etc — para saber se, com os recursos disponíveis, é possível bancar seu MEI com financiamento próprio ou se será necessário buscar crédito de outras formas. Além do investimento inicial, neste valor também é incluído o capital de giro, fundamental para que o negócio se mantenha.
Custos
Os custos são todos os recursos financeiros que você investe para produzir seu produto final ou para prestar um serviço. Este valor é proporcional a quantidade de trabalho que será feito: quanto mais mercadorias ou serviços realizados, maior será o número. Alguns exemplos dessa categoria são: matérias-primas; materiais utilizados; salários e encargos trabalhistas; impostos; taxas e tarifas e frete.
Despesas
As despesas, como todos já sabem, é o valor total do dinheiro que se usa para manter o funcionamento da empresa. As despesas não possuem ligação direta com os custos dos produtos ou serviços, apesar de também influenciarem na lucratividade do negócio.
Essa variável pode ser dividida em fixas (que não dependem da quantidade de trabalho, como manutenção do mobiliário, equipamentos, espaço físico e internet) ou variáveis (alteram-se de acordo com a demanda de trabalho, como por exemplo, horas extras, comissão, água, luz e telefone).
>> Entenda o que é a declaração de faturamento MEI
Faturamento
Esse é um valor muito importante para o empreendedor: a soma de todas as vendas (sejam de produtos ou serviços) que foram realizadas em determinado período, seja por mês ou ano. É desse número que o governo calcula os impostos; além de também ser um dos quesitos para o enquadramento como MEI (no caso, não se pode ultrapassar o faturamento de R$ 60 mil anuais, ou R$ 5 mil por mês). Por isso, é fundamental acompanhar esse número de perto, para não arriscar ter que optar por uma outra categoria empresarial ou não ganhar o suficiente para manter seu negócio.
É preciso lembrar que faturamento não é o mesmo que lucro. Tudo o que a empresa ganha com suas vendas é utilizado para pagar os custos e despesas, sendo o valor do lucro o que sobrar.
Contas a Pagar e Receber
Uma das atividades que o MEI deve fazer constantemente é acompanhar as contas a pagar e receber do seu negócio. No primeiro caso, deve-se relatar todas as compras feitas pela empresa e todo compromisso que implique em gastos, pois isso irá ajudar a identificar quais contas são prioritárias e avaliar o quanto esse valor impacta o financeiro da empresa.
Como o próprio nome sugere, o contas a receber é todo o dinheiro que será recebido, permitindo observar quais são os melhores pagadores, ver os pagamentos que estão em atraso e considerar o quanto será creditado, os descontos que foram concedidos e os juros que serão recebidos.
Fluxo de Caixa
Esse é um dos instrumentos mais básicos de controle financeiro, sendo essencial para acompanhar o desempenho da área em um determinado período de tempo, seja com um relatório diário, semanal, mensal ou anual.
Geralmente o fluxo de caixa é feito em uma planilha ou em um sistema de gestão, para registrar todas as entradas e saídas de capital da empresa, ou seja, todos os recebimentos de vendas e prestação de serviço e todos os pagamentos de despesas. Assim, é possível ter uma visão melhor de como está a saúde financeira do negócio, se naquele momento analisado a empresa está com lucro ou em déficit. Esse controle também ajuda na projeção dos resultados da empresa.
Ordem de Serviço
A ordem de serviço é um instrumento muito utilizado no dia a dia de uma empresa, que serve tanto como controle financeiro, como de produtividade e estoque. Este documento costuma servir para orientar o funcionário que irá atender uma demanda do cliente, trazendo informações que variam de acordo com o produto ou serviço ofertado pelo MEI: o que será realizado, a data do pedido, os dados do cliente, os materiais necessários para atender a solicitação, o valor do pedido e a forma de pagamento etc.
Ao definir como será produzida a mercadoria ou realizado o serviço, é possível antever e gerir os recursos que serão empregados, o custo de operação e a data prevista para sua finalização. Para ter uma gestão eficiente, cada atendimento deve gerar sua própria ordem de serviço, que deve ser numerada, e esses documentos deverão estar bem organizados para evitar confusões ou trocas de pedidos.
>> Saiba como emitir DAS
Balanço Patrimonial
É um demonstrativo que serve para avaliar a situação contábil e financeira de um negócio, considerando um determinado período de tempo. Nele descreve-se todos os ativos — bens, direitos, investimentos e aplicações da empresa — e os passivos — dívidas e deveres com o Estado, pessoas jurídicas e até com seus próprios funcionários —, ajudando na visualização de como está seu patrimônio: se está em crescimento ou então em declínio.
Também existe o termo Patrimônio Líquido, que é a diferença entre os ativos e passivos, ou seja, o dinheiro disponível no caixa que pode ser investido no empreendimento ou então se tornar uma reserva financeira.
Apesar de não ser obrigatório ao MEI possuir contador e, consequentemente, fazer o balanço patrimonial — mesmo em caso de licitações —, esse instrumento ajuda a analisar a saúde financeira da empresa. Portanto, realizar esse controle auxilia o empreendedor a verificar o desempenho do seu negócio.
Conciliação Bancária
Essa tarefa é bastante importante e benéfica à saúde do negócio. Basicamente, é uma comparação das entradas, saídas e saldo da conta no banco da empresa com a expectativa de receita e despesa. Isso ajuda a verificar se o controle interno está de acordo com o extrato bancário, sabendo de antemão se há algum erro e evitando problemas futuramente. Esse conferimento pode ser feito por semana, mês, semestre ou ano, dependendo do fluxo financeiro do seu empreendimento.
Exigências legais do MEI
Como dito anteriormente, o MEI não é obrigado a ter um contador. No entanto, isso não significa que ele está dispensado de algumas exigências legais relacionadas à área financeira do seu negócio.
Algumas tarefas recorrentes devem ser cumpridas pelo empreendedor para que sua empresa se mantenha na legalidade:
A cada mês:
1) O MEI deve preencher o Relatório de Receitas Brutas Mensais, disponível no Portal do Empreendedor. Este documento deverá conter o total dos valores que a empresa faturou no mês anterior, trazendo em anexo as notas fiscais de compra e prestação de serviços que recebeu, além das que emitiu. No caso de pagamentos a prazo, o registro é feito no mês em que foi efetivada a venda.
O relatório precisa ser elaborado até o dia 20 de cada mês, mas só é necessário entregá-lo quando for solicitado pela Receita Federal ou pela Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal. Este documento ajudará no preenchimento de outra obrigação do MEI, como por exemplo, o DASN (que será abordado mais abaixo).
2) Também deve ser feito o pagamento dos tributos, unidos na cobrança do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DASN). Ele engloba os impostos da categoria, mas não se aplica às obrigações trabalhistas, no caso do profissional ter um empregado.
Até o dia 20 de cada mês, o MEI precisa acessar o Portal do Empreendedor, que irá encaminhá-lo à plataforma que fará a geração dos boletos das taxas. Esse pagamento será efetivado nos bancos conveniados, casas lotéricas ou agências dos correios. No caso de atrasos, deve-se gerar uma nova guia no sistema, cujo débito será acrescido de multas e juros.
O valor da cobrança varia conforme o ramo do negócio. A contribuição, considerando o ano 2017, é de:
- Comércio e Indústria: R$ 47,85 (INSS: R$ 46,85 e ICMS: R$ 1)
- Serviços: R$ 51,85 (INSS: R$ 46,85 e ISS: R$ 5)
- Comércio e Serviços: R$ 52,85 (INSS: R$ 46,85 e ICMS + ISS: R$ 6)
A cada ano:
O MEI deve preencher a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), entre 1º de janeiro e 31 de maio. Esse documento traz o faturamento anual da empresa, com o objetivo de informar à Receita Federal sobre sua movimentação financeira. O atraso na entrega desse relatório acarreta em multa.
Dica de ouro para um melhor controle financeiro
Um dos maiores erros dos empreendedores brasileiros — independentemente do porte de seu negócio — é misturar o financeiro particular com o da empresa. Este pequeno equívoco causa o fechamento de inúmeros empreendimentos no país, pois dificulta o controle dessa área para os dois lados.
Uma dica é criar uma conta jurídica somente para lidar com as finanças do seu MEI: além de ajudar nessa separação, esse tipo de conta corrente possibilita várias vantagens específicas para os empresários.
O dinheiro que entra na empresa pertence somente a ela; o MEI deve estipular o valor do seu pró-labore (remuneração do proprietário) e seguir à risca esse número para não prejudicar o crescimento do seu negócio.
Outra dica importante é que o empreendedor se mantenha em constante aprendizado em relação à educação financeira: procure ler com frequência livros, artigos e textos de blog sobre o tema, assistir palestras e webinars e até fazer cursos nessa área para se aprofundar no assunto e lidar cada vez melhor com as finanças do seu negócio.
Como otimizar a gestão financeira do meu MEI?
Além de se manter bem informado e ter as contas particulares e empresariais separadas, uma dica valiosa para melhorar a gestão financeira do seu MEI é investir em um sistema de gestão online.
Esse tipo de software permite que você faça as tarefas referentes a essa área em uma mesma plataforma, realizando o cadastro dos dados e visualização das informações com apenas alguns cliques, tornando assim, as operações mais ágeis e fáceis.
Automatizar esse setor com a utilização de um sistema online evita o uso de planilhas, livros, cadernos e outras formas manuais de registro, que não são práticos de serem manuseados, dificultam o acesso e controle das informações, ocasionando assim, uma eventual perda de dados, além de ocuparem espaço físico. No software, os arquivos ficam disponíveis na nuvem, e podem ser acessados em qualquer lugar e a qualquer momento, precisando apenas ter acesso à internet.
O VHSYS é um sistema de gestão empresarial voltado aos negócios de micro e pequeno porte, incluindo as ferramentas necessárias para uma melhor administração do seu MEI. O software tem um módulo específico para a área financeira e, com ele, você pode realizar o fluxo de caixa, as contas a pagar e receber, a conciliação bancária e gerenciar os custos da sua empresa. Além disso, também é possível fazer o controle das vendas e faturamento, compras, estoque e serviços, e concretizar tarefas recorrentes como a ordem de serviço e emissão de notas fiscais.
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