Uma gestão financeira eficiente e estratégica é um fator determinante para o sucesso de qualquer empresa. Dentre as diversas ações que contribuem para essa gestão, a conciliação de meios de pagamento é uma das mais importantes. Essa rotina contábil auxilia gestores e líderes a identificarem divergências entre os registros internos e externos de pagamentos, garantindo maior controle financeiro.
O que é a conciliação de meios de pagamento?
Imagine que você fez diversas vendas durante o dia com colaboradores diferentes operando em maquininhas de cartão diferentes. No final do dia, será necessário realizar a conferência desses dados, para identificar se todas as transações foram cobradas corretamente e quais foram as taxas de cada transação e o lucro do dia. Esse processo de conferência é a conciliação.
Em outras palavras, a conciliação de meios de pagamento é um procedimento que verifica e valida as informações relacionadas às vendas efetuadas por meio de cartões de crédito e débito. Essa prática consiste em comparar minuciosamente as transações registradas no controle de vendas da empresa com os dados fornecidos pela adquirente, como a maquininha de cartão utilizada.
Essa conciliação busca conferir se os registros internos estão em conformidade com os dados externos, presentes nos extratos fornecidos pelo banco e pela operadora de cartão. É uma forma de garantir que todas as vendas foram devidamente contabilizadas e que as taxas cobradas pelas adquirentes estão corretas.
Por que a conciliação de meios de pagamento é importante?
Realizar a conciliação de meios de pagamento é fundamental para a saúde financeira do negócio. Essa rotina proporciona transparência nas receitas, permitindo que a empresa tenha clareza sobre os valores recebidos após a dedução das taxas aplicadas pelas adquirentes. Dessa forma, é possível ter uma visão precisa e confiável dos valores que entraram no caixa.
Além disso, a conciliação de meios de pagamento contribui para um planejamento financeiro mais eficiente. Ao conhecer antecipadamente os valores que serão repassados e os prazos para cada transação, os gestores podem tomar decisões estratégicas com base em informações concretas. Isso facilita a gestão de gastos, investimentos e outras atividades financeira, evitando, inclusive, possíveis prejuízos financeiros.
Como funciona a conciliação de meios de pagamento?
O processo de conciliação de meios de pagamento pode ser dividido em duas etapas: conciliação interna e conciliação externa. No entanto, já há opções automáticas, que facilitam o dia a dia das empresas:
Conciliação interna
Na conciliação interna, a empresa realiza o registro das movimentações financeiras, como pagamentos e cobranças, de diferentes formas. Isso pode ser feito por meio de um software específico, recibos ou planilhas. É importante garantir que nenhum dado seja ignorado nesse processo.
Conciliação externa
Na conciliação externa, a empresa verifica se os registros fornecidos pelos bancos e operadoras de cartão estão corretos. Essa etapa consiste em cruzar os dados internos com os dados externos, identificando possíveis diferenças nos lançamentos. Essa análise minuciosa é essencial para garantir a integridade das informações financeiras.
Conciliação automática
Atualmente, a conciliação automática é a forma mais eficiente e recomendada de realizar esse processo. Essa modalidade utiliza recursos tecnológicos e automação para tornar a tarefa mais ágil e precisa. Ao eliminar a necessidade de conferências manuais e o uso de papel, a conciliação automática reduz erros e retrabalhos.
Sem dúvida, para gerenciar o negócio de forma muito mais efetiva, é fundamental contar com a conciliação de pagamentos realizados em maquininhas de cartão.
