O controle de vendas é uma das práticas mais importantes dentro de um negócio que atue na área do comércio. Isso porque, é o controle das mercadorias que saem do estoque da empresa, que o empresário pode ter a certeza de que produtos têm mais saída, quais estão encalhados nas prateleiras e, também, em que tipo de produtos vale mais a pena investir.
Sempre gostamos de frisar a importância de se manter cada uma das áreas de uma empresa sob o mais completo controle. Isso porque, a desorganização em qualquer que seja o setor da empresa, sempre resulta em prejuízo, dinheiro mal aplicado, perda de cliente e, mesmo, o risco de falência, caso o empresário não perceba a tempo onde está errando.
O controle de de vendas, associado à gestão de controle de estoque, controle de fluxo de caixa, gestão financeira e as outras tantas formas de gerir eficientemente áreas determinadas de uma empresa, são a garantia que o empresário tem de saber de que maneira estão sendo investidos os recursos da empresa e de que maneira eles estão retornando para os cofres do negócio.
No caso do controle de vendas, especificamente, o empreendedor vai ter em mãos, sempre, os produtos que estão saindo da empresa e o quanto de lucro estas mercadorias trouxerem em retorno. Como todas as empresas dependem de lucro para manterem suas portas abertas, fica clara a importância de se fazer esta gestão de maneira correta.
Recomendamos sempre procurar um sistema de gestão especifico para sua empresa, como por exempo : Se você é dono de um restaurante, bar ou pizzaria, o sistema GrandChef, que é um sistema dedicado com funções como controle de mesas, comandas e Delivery, também com aplicativo android para lançamento de pedidos pelo garçom, confira o vídeo abaixo.
O que é controle de vendas?
O controle de vendas é o processo que gerencia e fiscaliza todas as vendas feitas por uma empresa. Por meio desta prática o empresário saberá analisar o desempenho do seu negócio na área de vendas e poderá fazer suas projeções para o futuro, ou mesmo, descobrir se precisa investir em melhorias para este setor.
Este controle pode ser feito de diversas maneiras, sejam elas manuais ou automáticas. As formas manuais demandam um pouco mais de tempo e costumam ser pouco seguras, uma vez que dependem de caneta e papel e muita atenção. Planilhas do Excel costumam ser uma forma intermediária, que permite que o empresário insira manualmente as informações sobre as vendas efetuadas e mantenha por ali, a gestão desta área. A forma mais segura é fazer o controle de vendas por meio de um sistema de gestão, que além de oferecer rapidez, ainda integra todas as informações das vendas com a gestão de estoque da empresa.
Falaremos sobre isso mais adiante. Vamos agora entender os benefícios que o controle de vendas pode trazer para um negócio.
Qual a importância do controle de vendas?
Se você chegou até este ponto do nosso artigo, por certo já entende que gerir as vendas da sua empresa é de grande importância. Isso porque, como citamos há pouco, a saúde financeira de qualquer negócio depende dos recursos que entram na empresa e, geralmente, estes recursos entram no caixa através da venda de produtos.
Ou seja, fazer um bom controle de vendas é cuidar e fiscalizar com eficiência a porta de entrada dos seus lucros e de seus sócios. É claro que os benefícios não se resumem só a isso. O controle de vendas ainda traz uma série de vantagens, como:
1- Planejamento a longo prazo
Associado ao controle de estoque o controle de vendas permite que o empresário saiba exatamente os produtos que têm mais apelo junto ao consumidor, analisando aquelas mercadorias com o maior número de vendas. Isso permite que o gestor da área saiba quando comprar mais destes produtos e em que períodos do ano eles vendem mais. O planejamento de compras futuras fica facilitado assim, quando a empresa sabe em que época deverá investir em mercadorias de determinado tipo e o quanto terá de investir nelas.
Este planejamento ainda se estende por todas as áreas da empresa. Um exemplo disso é a área de atendimento, que através do sistema de controle de vendas saberá os períodos em que há alta de venda de produtos e já se planeja com antecedência, colocando a postos a quantidade de funcionários necessária para atender esta demanda.
2- Previsibilidade
Com o controle de vendas o empresário pode, ainda, prever a média de lucros que terá em cada época do ano, já que ele saberá em que períodos cada mercadoria vende mais. Isso facilita a implementação do plano de negócios da empresa e possibilita prever a longo prazo a movimentação do caixa da empresa.
3- Controle financeiro
Como dissemos, é através das vendas que o lucro da empresa se faz e com o controle de vendas o empresário terá muito mais entendimento do funcionamento do fluxo de caixa durante cada época do ano. Isso permite que a área financeira da empresa esteja sempre em dia e constantemente atualizada. Além disso, controlando as vendas o gestor já está fazendo uma parte do controle do caixa da empresa, facilitando o gerenciamento da parte fiscal do negócio.
4- Fornecedores
Controlando as vendas e o seu volume o gestor facilita também as suas negociações com os fornecedores de mercadorias da empresa. Como a técnica permite que o empresário saiba as épocas de alta de vendas e de que tipos de produtos, ele pode anteceder seus pedidos aos fornecedores ou pode mantê-los de sobreaviso a respeito dos momentos em que serão necessárias novas transações de produtos. Com isso, até mesmo a negociação de descontos junto a estes fornecedores fica facilitada, uma vez que os pedidos serão feitos com antecedência e em quantidades específicas.
Como fazer o controle de vendas?
As técnicas para se fazer um bom controle de vendas não são complicadas e vão depender do que o empresário necessita para o seu negócio. Assim como muitas práticas, é necessário analisar o que se encaixa melhor para cada tipo de empresa.
Como citamos acima, as três formas mais conhecidas de fazer o controle de vendas são:
1- Manualmente
A velha prática do caderninho e da caneta. Embora esta seja a forma mais insegura de se fazer este controle, muitos donos de pequenos negócios começam assim a controlar suas vendas. É claro que com o crescimento do número de vendas e, consequentemente da empresa, outras formas mais seguras e práticas vão se tornando necessárias.
2- Por planilhas
Fazer o controle de vendas por planilhas do Excel é bastante comum e pode ser considerada uma forma semiautomática de se fazer esta gestão. Isso porque, apesar de a planilha estar salva em um computador, os dados precisam ser inseridos manualmente pelo empresário. Isso pode demandar certo tempo e há sempre o risco de erro humano, ou seja, o gestor pode inserir, sem querer, dados errados na planilha, ou mesmo, apagar o documento inteiro. Este método exige bastante atenção.
3- Por sistema de gestão
O empresário pode, ainda, optar pela contratação de um sistema ERP, que faça todo o controle de vendas de maneira automática. A vantagem deste método é que programas deste tipo integram as informações das vendas ao sistema de gestão de estoque, dando altas e baixas nos produtos automaticamente no momento em que as transações são feitas.
É claro que o empresário deve estar atento às necessidades da sua empresa, e fazer testes com os métodos que preferir. Vale lembrar que o controle de vendas é um processo permanente, assim como os seus benefícios, que começam a ser vistos já no início da prática.
