O uso de sistema de informação em redes e centrais de negócios vem mudando a maneira de ampliar a comunicação interna e externa e a organizar o fluxo de tarefas. Os investimentos nessa ferramenta são vantajosos para solucionar problemas de gestão e auxiliar na tomada de decisões.
A Rede Seridó Supermercados, que atua no Rio Grande do Norte, enfrentava diversos problemas que são comuns em outras redes e centrais de negócios. Entre eles destacavam-se:
– canais de comunicação limitados: a rede contava apenas com telefone e e-mail para contato entre os associados;
– falta de segurança dos dados: as planilhas da contabilidade ficavam em um computador e não havia backup;
– compras descentralizadas: inexistia uma política para que as lojas fizessem compras em conjunto;
– falta de cadastro dos produtos;
– atrasos no tempo de resposta para fechamento de compras.
Diante dessas dificuldades, os empresários decidiram desenvolver um aplicativo web chamado Programa Área Central, com o auxílio de uma empresa de tecnologia da informação. Antes de aplicá-lo na rede, definiram ações para garantir o bom desempenho da ferramenta, tais como a capacitação da equipe e o registro das propostas dos fornecedores.
Mudanças
Com a utilização do programa, a comunicação tornou-se eficiente. Além do telefone e do e-mail, foi criado um sistema de mensagens que permite a troca de informações entre as empresas, indicando se as mensagens enviadas foram lidas ou não. O tempo de resposta para o fechamento de compras tornou-se menor e houve aumento da segurança de dados.
Destaca-se ainda que a rede passou a realizar reuniões online, promovendo agilidade na tomada de decisões e economia de recursos no deslocamento dos associados para os encontros.
Outra mudança importante foi a organização de um banco de dados, onde arquivos de atas de reuniões, por exemplo, ficaram disponíveis para consulta. O levantamento de informações estratégicas a partir desse sistema permitiu a análise de processos como:
– histórico de compras;
– indicação dos principais fornecedores;
– metas de compras e de arrecadação;
– dados contábeis;
– alinhamento de campanhas;
– envolvimento dos associados.
A experiência da Rede Seridó Supermercados mostra que o planejamento de um sistema é uma importante ferramenta de gestão. É importante destacar que o mesmo deve ser desenvolvido de modo específico para cada caso, auxiliando a administração dessas entidades.
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