A gestão eficiente de um consultório odontológico é um dos principais fatores para promover seu crescimento e garantir que todos os objetivos sejam alcançados.
Aderir uma boa gestão é muito importante para qualquer negócio e é o termômetro que define o seu sucesso ou fracasso.
Toda empresa de sucesso no mundo tem algo em comum: o gerenciamento, sendo feito de forma adequada, ou não. Afinal, é por ele que se define as metas e se alcança objetivos de curto, médio e longo prazo.
Basicamente, a gestão é o conjunto de atividades que visam administrar os recursos de uma empresa e utilizá-los de forma efetiva para atingir objetivos, o que envolve pessoas, tecnologias, processos, dentre outros fatores.
Mas e quando o foco é o consultório odontológico, será que a lógica é mesma? Quais são as especificidades? Continue a leitura e confira 6 dicas para a otimização de gestão.
1 – Controle o fluxo de caixa
Para qualquer empresa as finanças têm um papel muito importante, até porque sem dinheiro não há a possibilidade de manter as portas abertas normalmente, não é mesmo?!.
Dentro do consultório a lógica é a mesma!
Por isso, é importante fazer o controle de todas as entradas e saídas financeiras, para isso você precisa seguir os recursos financeiros de maneira assertiva, com base em informações concretas.
Por exemplo, imagine que sua especialidade são procedimentos de aparelho ortodôntico, para isso você precisa ter os equipamentos e materiais para necessários em estoque, e quando realizar a compra, precisa registrar no fluxo de caixa.
Além disso, o registro também precisa ser feito após cada recebimento do procedimento realizado, assim, é possível analisar qual o seu lucro real, se o valor que está cobrando compensa o serviço e até mesmo o que vale mais a pena.
Ou seja, liste todos os gastos fixos e variáveis e calcule quantos atendimentos o consultório faz mensalmente. Assim as chances de equívocos envolvendo assuntos financeiros são menores.
2 – Priorize a qualidade do seu serviço
Isso significa duas coisas: a primeira, conte sempre com os melhores equipamentos e EPIs e segundo, ofereça uma experiência única e agradável ao paciente.
Contar com produtos de qualidade é fundamental para que o bom trabalho seja feito e como eles costumam ser mais caros que os demais, faça compras pontuais de abastecimento do estoque a fim de evitar desperdícios.
Quando um paciente realiza um procedimento com clareamento dental ou implante dentário, por exemplo, ele está ali realizando um sonho, pensando em melhorar sua autoestima, confiança e por isso o bom trabalho deve ser entregue.
3 – Treine sua equipe
Uma equipe qualificada está apta a fazer com que a experiência do paciente seja positiva e sabe lidar com situações de crise.
Dentro do consultório as secretarias exercem um papel muito importante: iniciar e finalizar o contato com os pacientes. Então, elas precisam estar preparadas para fornecer informações e prestar apoio.
O paciente pode demonstrar dúvidas sobre procedimentos como lente de contato, por exemplo, e uma equipe qualificada pode auxiliá-lo e fazê-lo chegar ao dentista apenas para tirar dúvidas pontuais.
Além disso, pessoas preparadas erram menos e evitam situações que podem prejudicar a saúde financeira do consultório.
4 – Use tecnologia
Ela está aí e deve ser usada!
Plataformas de gestão, por exemplo, unificam todas as informações pertinentes ao consultório e facilitam o trabalho da equipe de atendimento e até do dentista.
A tecnologia é uma ótima aliada para padronizar e otimizar processos e também reduzir erros de rotina, fazendo com que o gestor do consultório tenha menos preocupações e apenas tome decisões assertivas com base em dados.
Agenda, informações do paciente, finanças, contato de fornecedores, rendimentos e estoque são algumas das informações que softwares de gestão incluem. Seus principais benefícios são:
- Redução de erros;
- Ganho de tempo;
- Economia;
- Praticidade;
- Dentre outros.
5 – Invista em Marketing
Marketing também faz parte de uma gestão eficiente, afinal é por meio dele que novos pacientes chegam até o consultório.
Um planejamento consistente de Marketing deve focar em urgências, com objetivos de curto prazo como captação de pacientes, e também nos de médio e longo, como investimentos, lucros, branding e por aí vai.
Inicialmente o Marketing deve ser visto como investimento, pois ele é o grande responsável por trazer novos clientes e criar e fortalecer a imagem da marca perante o mercado.
6 – Faça pesquisas de satisfação
As pesquisas de satisfação são muito importantes para um consultório odontológico, pois entregam visões e opiniões externas.
Basicamente, estar aberto aos feedbacks, críticas e elogios dos pacientes é um caminho para melhorar o serviço, corrigir o que não está de acordo e manter ou mesmo otimizar o que já vem dando certo.
Por fim, o capital é o que faz um negócio funcionar e ter vida útil, porém a gestão existe para que esses recursos sejam investidos e usados de forma que tragam retornos a ele.
Gerir e administrar um consultório com eficiência é o primeiro passo para que ele tenha sucesso no mercado.
Este conteúdo foi produzido por Clínica Ideal
