O timesheet é uma ferramenta que contribui com uma boa organização em relação a jornada de trabalho dos colaboradores, é fundamental para conseguir avaliar a capacidade do time e qualidade das entregas, de acordo com as horas.
Ter um quadro de horários que determina quanto tempo será gasto em cada projeto, e principalmente, o tempo gasto individualmente por cada colaborador, auxilia na observação da produtividade individual e não só da equipe.
Assim o gestor consegue direcionar melhor as tarefas e organizar os prazos de entregas, de acordo com as capacidades de entrega e qualidade também.
O que é Timesheet?
Na tradução do inglês time significa tempo e sheet planilha, ou seja podemos considerar que é uma planilha de tempo mas também é chamado de um quadro de tempo.
Ele mostra toda a jornada de trabalho dos colaboradores, para facilitar os registros da quantidade de tempo gasto em cada projeto, foca totalmente nas horas consumidas pela equipe.
Nele irá constar:
- Data inicial e final;
- Responsável por cada projeto ou tarefa;
- Horário inicial e final da das ações;
- Nome do Projeto;
- Lista de tarefas;
- Nome do cliente;
- Quantidade de Horas trabalhadas;
- Valor da hora;
- Custo final;
Contribui na facilitação de contagem das horas extras, se não cumpriu todas as horas estipuladas ou se o tempo planejado estava totalmente adequado com a capacidade do time.
Capacidade do time
A capacidade do time de projetos, envolve diretamente a quantidade de horas que serão gastas e os prazos de entrega, assim cada colaborador checa quanto tempo demora para realizar uma ação X e se bate com a quantidade de tarefas que precisa entregar.
Assim é identificada pelo gestor qual é a capacidade do seu time e dos colaboradores no individual, já que o timesheet mostra o tempo gasto em cada um dos trabalhos.
E a partir disso saberá o quanto poderá exigir da sua equipe, distribuir melhor as tarefas e projetos, negociar prazos melhores com os clientes e claro manter uma ordem de prioridades de entregas, para não sobrecarregar o time.
Como aplicar um timesheet na empresa?
É preciso seguir um passo a passo para manter o quadro organizado, e não se perder na hora de fazer as análises, afinal o timesheet também funciona como uma ferramenta para calcular horas consumidas, e para o resultado ser correto é preciso colocar os dados certos.
Confira algumas dicas que separamos para você:
- Faça um planejamento, sobre quais são as datas que terão fechamento e alinhamento com os clientes, quando passará a visão do projeto aos colaboradores e fala um esquema de tudo.
- Faça o cronograma com as tarefas por ordem de prioridade, as tarefas mais complicadas podem ser direcionadas aos colaboradores que tem especialidade no tema, já as com prazos mais curto aos colaboradores com agilidade maior.
- Após a organização, é preciso fazer reuniões de alinhamentos com as equipes, para verificar se o prazo estipulado atende a capacidade de entrega do tipo, discutir se a precificação está correta e dar sequência a execução dos projetos.
- Faça checagens periódicas para manter a gestão dos projetos, dentro do padrão de qualidade e das datas combinadas.
- Mantenha as informações, dados e horas sempre atualizados, caso precisem reduzir as horas ou aumentar, isso deve estar bem destacado no timesheet, para facilitar ações futuras.
- O timesheet é a ferramenta que indicará o total de horas trabalhadas por projeto, ou seja, mostrará todo o tempo que foi gasto e isso poderá ser comparado com o tempo estipulado, pois será um dado mais concreto e real.
- O resultado servirá como métrica para averiguar a escalabilidade do projeto, precificação, produtividade da equipe e principalmente satisfação dos clientes.
Toda a aplicação das horas de cronograma, andamento e finalização das entregas, devem constar no timesheet, seja através de uma simples planilha ou da automatização online.
Que é encontrada em diversos softwares que comportam o timesheet e facilitam o acompanhamento do gestor, que terá apenas que alimentar o quadro e não criá-lo e atualizá-lo do zero.
Vantagens de aplicar o timesheet
É possível saber qual equipe pode ter ficado sobrecarregada ou teve mais exigência de tempo dedicado que outras, assim como quais colaboradores conseguiriam ser mais produtivos nas entregas mantendo a linha de produção e qualificação da empresa.
O timesheet se torna um braço direito da gestão de projetos, pois mostra toda a jornada de trabalho, os riscos, falhas e acertos apenas através dessas horas. Afinal se demoraram mais que o proposto, é porque pode ter excesso ou desvio de tarefas ou o cálculo está incorreto.
Por isso o timesheet é tão importante para as empresas, e para ajudar a identificar quais seriam os benefícios ao aplicar, separamos as principais vantagens do porquê começar a utilizar a ferramenta hoje mesmo com a sua equipe.
- Contribui no tempo curto e de qualidade de reuniões, com mais detalhamentos ao início e ao final do planejamento, e encontros mais sucintos no decorrer das ações e estratégias aplicadas, além da análise constante das horas;
- Quanto mais horas gastas, mas deverá custar aquele projeto, pois ele exigirá mais da empresa e do time para ser finalizado;
- Podem surgir urgências do meio do caminho, por isso é bom estar preparado para imprevistos e garantir isso no orçamento, pois precisarão ter prioridade nas tarefas e os colaboradores podem precisar fazer hora extra, que gera outro custo a empresa;
- Fica nítido nas métricas e horas trabalhadas, o quão produtivo a equipe foi e quais colaboradores se destacam mais nesse quesito;
- Incluir a tecnologia no processo, para otimizar o tempo gasto nos cálculos, reduzir o risco de falha humana e ter a possibilidade de automatizar as ações, isso fará o time render muito mais;
A produtividade está totalmente relacionada a gestão do tempo, se as horas não forem bem calculadas, unificadas com os prazos e a capacidade do time, junto a outros métodos se torna a força motriz para a empresa conseguir atender mais clientes e gerar mais desafios para a equipe, que não estará sobrecarregada e se sentirá mais motivada nas entregas.
