4 erros no fluxo de caixa do seu negócio

Fonte:
SEBRAE/PR

Organizar
as finanças de uma pequena empresa é o passo inicial para que o projeto cresça.
O caminho é já começar a se acostumar com a planilha do fluxo de caixa. Pensado
para servir como um planejamento, ele ajuda a acompanhar todas as receitas e os
gastos da empresa e a tomar decisões.

O
problema é que muitos empreendedores só usam os dados para saber se vai faltar
dinheiro no final do mês. O ideal é acompanhar os meses futuros para programar
ações. “O fluxo de caixa me diz futuro. Já começa a ver quanto mal ou bom vai
ser daqui seis meses. Ele diz quanto precisa de capital de giro, se pode fazer
distribuição de lucros, se está na hora de assumir uma dívida ou fazer um
investimento”, diz Maurício Galhardo, consultor especializado em finanças, da
Praxis Business.

Para
que a ferramenta funcione bem como um indicador, é preciso que o empresário
fique responsável por fazer ou acompanhar de perto os dados e se certifique de
que todas as informação são reais. “O fluxo de caixa deve traduzir a realidade
financeira da empresa. É uma previsão do que vai receber e pagar”, explica
Nelson de Sousa, professor de finanças do IBMEC/RJ. Veja quais são os
principais erros que você precisa evitar para usar bem o fluxo de caixa.

1.
Não ter categorias

Apesar
de existirem softwares e programas que auxiliam empresários no fluxo de caixa,
a maneira mais simples é montar uma planilha. “Precisa separar os gastos em
grupos, o que alguns chamam de planos de contas”, alerta Galhardo. Apenas
registrar todos os gastos e despesas não é o suficiente para tomar decisões com
a planilha. O ideal é separar todos os valores em categorias. “Se você separa
em caixinhas, no plano de contas, consegue entender quanto se gasta em cada
categoria”, indica o consultor.

Assim,
faça colunas para custos com ocupação, como aluguel, IPTU e até água e luz,
para custos com pessoal, incluindo salários e benefícios, e também para custos
administrativos e relacionados a vendas. Desta forma, fica mais fácil
identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível
reduzir custos. “É importante acompanhar o saldo bancário, que deve bater com o
fluxo de caixa”, explica Galhardo.

2.
Lançar vendas e não recebimentos

Uma
nova venda sempre é recebida pela empresa como dinheiro no bolso e muitos
empresários se precipitam e lançam os valores na planilha. “No fluxo de caixa,
o que deve ser lançado são as receitas e não as vendas. A receita é aquilo que
entrou de dinheiro. Se fizer uma venda em três vezes, vai ter que lançar o
pagamento em três vezes também”, esclarece Galhardo.

O
mesmo vale para pagamentos. “Se ia pagar uma conta e o fornecedor deu um prazo
maior, muda a conta para ser paga em outra data”, diz o consultor. Para Sousa,
este é o ponto de partida para um fluxo de caixa bem feito. “Projeta o que vai
vender e o que vai receber, considerando que algumas vendas são à vista, outras
a prazo”, diz.

3.
Não ter um acompanhamento diário

O
padrão mais comum de fluxo de caixa é mensal, ajudando o empresário a avaliar o
desempenho do negócio naquele mês. Na prática, é melhor acompanhar diariamente.
“Ele tem que ser feito diário. O fluxo de caixa não serve para ver quanto está
gastando, para falar de passado, o fluxo de caixa me diz futuro”, afirma
Galhardo.

4.
Não ser realista

É
com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se
comporta mês a mês e pode se preparar para períodos de baixa. Isso só acontece
se os dados usados estiverem de acordo com a realidade. “Empresas projetam
fluxo de caixa de até 2 anos, com o que imaginam que vai ser a atividade. Cada
vez que aumentam as expectativas de venda, aumentam os gastos também”, diz
Sousa.