Saiba como lidar com os prazos de pagamentos

Muitas vezes, o prazo dado ao empresário pelo fornecedor implica o pagamento de juros, que representa o preço pago para financiar a compra. Por isso, é importante conhecer as taxas de juros do mercado em que atua antes de negociar prazos e juros.

Organize-se para pagar em dia, depois de negociados os prazos e cumpridos os compromissos por parte do fornecedor. É muito importante honrar os compromissos com os fornecedores, pois eles são os parceiros do seu negócio. Pagar em dia aumenta sua credibilidade.

O controle de fluxo de caixa

Além de oferecer a informação das disponibilidades da empresa, o controle do fluxo de caixa permite fazer um acompanhamento dos pagamentos aos fornecedores, conforme os prazos negociados, fechando o ciclo de administração dos pagamentos.

Não se preocupe em preencher sua planilha de fluxo de caixa com informações do passado. Comece a preenchê-la a partir de hoje, com o saldo de hoje e as informações sobre os pagamentos e recebimentos que ainda irão ocorrer. Você já sabe os valores e as datas de algumas destas entradas e saídas futuras; mas de outras, não.

Quanto mais entradas e saídas você puder prever, além das que você já sabe, melhor vai ser sua previsão do saldo do seu caixa no futuro.

Use uma planilha para registros diários. O modelo pode ter sete dias em cada formulário, mas você pode fazer formulários mensais, se preferir.

Registros diários

O que se deve preencher nos campos do modelo padrão de planilha para registros diários de fluxo de caixa:

·         Datas: identificar o período ao qual a planilha se refere. Cada planilha “cobre” uma semana, da segunda-feira de uma semana qualquer à segunda-feira da semana seguinte, e o período não está preso aos dias do mês. Portanto, você deverá indicar as datas (dia, mês e ano) de todos os dias de semana dos seus formulários. Também poderá indicar um número para cada formulário, para não perder a sequência.

·         Saldo do caixa: é quanto você tem no caixa no início do dia. Esse valor é o que você tinha no início do dia de ontem, somado ao que recebeu ontem mesmo e subtraído do que foi pago ontem. Esta linha indica o dinheiro disponível.

·         Recebimentos: é a soma de todo o dinheiro que entrou no dia. Nesta linha você poderá lançar os recebimentos futuros. Pode entrar dinheiro no seu caixa porque você recebeu o pagamento de um cliente (o que é mais comum) ou por algum outro motivo, como um empréstimo (o que é mais raro). Por isso, existem duas linhas para você anotar os recebimentos do dia. A linha para anotar os recebimento dos clientes e a linha para anotar os outros tipos de recebimentos. Ocorrendo diversos recebimentos no mesmo dia, some tudo e coloque o valor total na linha recebimentos. Se houver somente um recebimento no dia repita o valor dele também na linha recebimentos.

·         Pagamentos: é a soma de todo dinheiro que saiu no dia. Nesta linha você poderá lançar os pagamentos futuros. Normalmente, sai dinheiro no seu caixa porque você pagou alguém. Pode ser o seu fornecedor ou o transporte que você usou para atender um cliente, por exemplo. Pode ser também uma retirada (pró-labore). Por isso, existem várias linhas para você anotar os pagamentos. Se ocorrerem diversos pagamentos no mesmo dia, some tudo e coloque o valor total na linha pagamentos;

·         Saldo do dia: é a diferença entre tudo que você recebeu e tudo que você pagou neste dia. Este valor deverá ser somado (se ele for positivo) ou subtraído (se ele for negativo), do valor que você tinha no início deste mesmo dia, para você saber com quanto dinheiro você iniciará o dia seguinte;

·         Segunda-feira: o valor do saldo na última segunda-feira do formulário será transferido para a primeira segunda-feira do formulário da próxima semana. Ou seja, o último saldo de cada formulário será igual ao primeiro saldo do formulário seguinte.

É importante ressaltar que, se o controle com esta planilha for feito sempre com antecedência, isso diminuirá, em muito, o risco de atraso nos pagamentos aos fornecedores. Assim, a credibilidade da empresa não corre risco no mercado.

Para ter mais informações sobre finanças, acesse: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/tipoconteudo/financas?codTema=3