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Os controles financeiros são ferramentas úteis para a tomada de decisões empresariais. Fazer esse acompanhamento é fundamental para o dia a dia da empresa. Pode-se dizer que as informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro e para avaliar a expansão do negócio.

Nas empresas de pequeno porte, quando se consegue administrar o capital de giro de maneira eficiente resolve-se basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

Saiba mais sobre os controles financeiros básicos:

Controle diário de caixa

Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.

A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente e as diferenças porventura existentes têm de ser apuradas no mesmo dia.

Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios. Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

• Controlar os valores depositados em bancos;
• Controlar e analisar as despesas pagas;
• Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Controle bancário

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre as principais).

O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

Controle diário de vendas

Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas sejam alcançadas. Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

• Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos: à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias etc.;
• Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
• Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
• Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
• Dar informações para compras e fluxo de caixa.

Controle de contas a receber

Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:

• Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
• Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
• Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
• Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
• Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.

Controle de contas a pagar

Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros. Organize os totais a pagar, obedecendo a seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:

• Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
• Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em situações de dificuldade;
• Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

Controle mensal de despesas

Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso ou até de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.

Controle de estoques

Controlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos e ainda facilita as providências para redução dos produtos parados no estoque. O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:

• O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
• As quantidades em cada item de estoque;
• A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
• Os estoques sem movimentação;
• A necessidade de compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.

Fonte: Portal Sebrae

Vídeo sobre Gestão Financeira MEI

Espero tê-lo ajudado!