Como controlar a gestão de reembolso de despesas corporativas?
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O gerenciamento de reembolso dos colaboradores precisa ser levado a sério. Além do risco de fraude, a empresa pode desperdiçar recursos sem nem perceber, e a culpa sempre cairá no gestor.
Ou seja, controlar o ressarcimento de despesas é um passo importante para uma boa gestão financeira empresarial.
Crie uma política de reembolso sólida e a dissemine efetivamente entre os funcionários que fazem viagens corporativas ou reuniões externas. Neste documento, será definido o que pode e o que não pode ser ressarcido, além do limite de gastos e outros detalhes.
Olá, boa tarde!
Para realizar uma boa gestão de reembolso, você tem que se atentar para as seguintes informações:
Quais os tipos de reembolso?
Existem três tipos de abordagens principais para políticas de reembolso: simples, detalhada e flexível, cada uma com suas características distintas.
Acompanhe nos tópicos abaixo as principais características de cada uma.
1. Política de reembolso simples
Como o próprio nome sugere, neste modelo a política é simples, direta e fácil de entender.
Geralmente a empresa oferece um reembolso fixo ou uma porcentagem fixa do valor original da compra, o que proporciona simplicidade tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Aqui, as despesas são descritas sem a necessidade de um detalhamento profundo.
2. Política de reembolso detalhada
Ao contrário do tópico anterior, a política de reembolso é mais minuciosa e específica.
Neste modelo, a empresa define condições claras para elegibilidade de reembolso, como prazos, motivos aceitáveis e quais produtos ou serviços são cobertos.
Isso pode ser vantajoso para evitar abusos, mas também pode ser demorado para administrar e, consequentemente, criar insatisfação se as regras forem muito restritivas.
3. Política de reembolso flexível
Por fim, o terceiro tipo é a política de reembolso flexível que oferece adaptação às circunstâncias individuais.
Ela permite avaliar cada caso de forma personalizada, levando em consideração fatores como o histórico do colaborador e a situação em específico.
Embora o modelo ofereça uma maior capacidade de satisfação do colaborador, esse tipo de política pode ser bastante desafiadora para gerenciar e requer uma abordagem mais sofisticada.
Quais os tipos de gastos que podem ser reembolsados em uma empresa?
De forma geral, os tipos de gastos que podem ser reembolsados variam de acordo com a política interna da organização.
No entanto, os exemplos a seguir são despesas bastante utilizadas como elegíveis para reembolso. Confira!
Nesse sentido, ressaltamos a importância de sempre conferir a política estabelecida internamente pela empresa.
Como contabilizar o reembolso de despesas?
A dúvida de muitos colaboradores, no entanto, é como contabilizar o reembolso de despesas, mantendo a transparência e a precisão nas finanças da instituição.
Algumas funções podem te ajudar nesse processo, como:
Os relatórios de despesas geralmente precisam ser revisados e aprovados pelo gestor direto ou um departamento específico da empresa responsável por essa tarefa.
Após a aprovação, as despesas reembolsáveis são registradas como passivos a pagar, geralmente depositados na conta bancária do colaborador.
Além disso, é essencial manter uma cópia de todos os documentos relacionados ao reembolso de despesas para fins de auditoria e conformidade fiscal.
Saiba mais: Política de Reembolso de Despesas Corporativas: Como fazer?