Fazer o gerenciamento de gastos de uma empresa é uma tarefa muito importante para qualquer negócio, afinal, um erro ou decisão precipitada pode prejudicar o seu crescimento e muitas vezes levá-la à falência.
Segundo os dados de um relatório feito pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) em 2016, a cada quatro empresas que abrem suas portas, uma delas encerra as suas atividades antes de completar dois anos de funcionamento. Há uma série de fatores envolvidos nesse cenário, sendo que o principal deles está ligado a uma administração inadequada do negócio, o que envolve desde o despreparo até a dificuldade em gerenciar o caixa. Portanto, o gerenciamento dos gastos se torna essencial para obter resultados positivos.
Quanto custa abrir uma empresa?
O valor médio para abrir uma empresa no Brasil é de R$ 1.518,16, segundo informações do relatório global Doing Business de 2017.
Esse processo envolve os custos fiscais, que podem variar de estado para estado e conforme a política de incentivo. Além disso, tem o valor do Capital Social, que é o dinheiro para iniciar as atividades. Veja mais informações e dicas de como abrir uma empresa no Brasil.
Controle de gastos empresariais
Para entender o gerenciamento de gastos de uma empresa, é muito importante mapear todos os custos envolvidos na fabricação do seu produto ou serviço. Ao fazer isso, você terá material suficiente para avaliar a eficiência de seus negócios e tomar melhores decisões sobre estratégias de curto, médio e longo prazo.
Esse mapeamento tem a função básica de equilibrar os gastos fixos (como os salários) com os gastos variáveis (como as comissões de vendas). É por meio desse equilíbrio que a organização conquistará uma série de benefícios.
Podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações no gerenciamento de gastos de uma empresa que precisam ser observados continuamente com relação ao controle de gastos:
1- Controlar as movimentações e identificar os gastos
Todo tipo de movimentação financeira da empresa deve ser controlada e, dentre elas, os gastos devem ser identificados;
2- Registrar todos os gastos
Tudo o que for identificado como um gasto deve ser devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data, classificação, origem, entre outras;
3- Analisar os gastos da empresa
Não basta identificar e registrar os gastos para realizar um controle efetivo; é preciso periodicamente analisar os dados e números e identificar oportunidades de melhorias.
A partir disso, é possível realizar uma análise e identificar onde está o ponto falho do controle de gastos.
Dicas para gerenciar as suas receitas e despesas
Saber que é preciso administrar a área financeira do seu negócio é o primeiro passo para controlar a situação e fazer o gerenciamento de gastos de forma adequada.
Mas, para ter maior efetividade nessa tarefa, algumas dicas podem ser essenciais. São elas:
- Periodicidade e organização das finanças;
- Registro das entradas e saídas;
- Utilização de ferramentas de gerenciamento;
- Negociação de preços com fornecedores;
- Controle dos recebimentos pendentes;
- Planejamento e contenção de gastos extras.
Como fazer o controle de custos em gestão de pessoas?
O controle de custos em gestão de pessoas é tão fundamental quanto o acompanhamento de despesas nas compras e a margem de lucro nas vendas.
Em uma empresa de prestação de serviços, de acordo com especialistas, a porcentagem de comprometimento das receitas não deve ultrapassar os 20% – 25% do total faturado.
Já quem atua no segmento de comércio deve ficar atento quando o custo da folha de pagamento ultrapassar os 15% do total de receitas. E quem é do segmento industrial precisa redobrar a atenção quando esse custo for maior do que 10% das vendas.
Custos de recrutamento e seleção
O tempo despendido no anúncio de vagas, na seleção de currículos, nas entrevistas presenciais e online representa um custo de produtividade que muitas vezes passa despercebido pelos setores de gestão de pessoas.
Uma forma de reduzir custos de contratação é tornar o processo mais assertivo, com a identificação do perfil profissional ideal para cada vaga e a aplicação de testes online que facilitam a seleção dos candidatos.
Custos de pessoal
Estudando melhor o cálculo de folha de pagamento, sabemos que o pagamento de horas extras é um dos maiores problemas das empresas que têm um alto custo de gestão de pessoas.
Um sistema de gestão de pessoas é o primeiro passo para tornar o RH mais estratégico, desde que este esteja integrado com outras soluções usadas pela empresa, como o ERP – Enterprise Resource Planning.
Gestão de compras: como realizar a aquisição de materiais
O processo de compras de uma empresa impacta diretamente em sua saúde econômico-financeira, uma vez que envolve a movimentação de recursos no gerenciamento de gastos de uma empresa.
Segundo pesquisas, 58% dos executivos acreditam que o processo de compras é estratégico para uma organização, pois cria novas oportunidades de negócios, melhora a qualidade dos fornecedores e insumos, além de ainda conferir agilidade aos processos ligados ao setor de compras.
Para estruturar o processo de compras:
- Registre corretamente as entradas e saídas;
- Padronize os produtos e as categorias de cada item;
- Programe as compras;
- Conheça os fornecedores;
- Defina a periodicidade das compras;
- Determine um orçamento (por menor que ele seja);
- Confira o recebimento de cada pedido;
- Tenha um sistema de gestão de estoque.
Faça a sua empresa um sucesso a partir da gestão de despesas
Os benefícios colhidos com uma administração mais regrada e completa vão desde a economia de recursos até o aumento dos lucros, influenciando diretamente nos resultados da empresa.
Uma maneira de manter seu negócio operando no azul é ter soluções tecnológicas que facilitem o dia a dia de trabalho. Por isso, crie a rotina de um controle rígido para o gerenciamento de gastos da empresa, para garantir um fluxo de caixa adequado para o seu negócio.
Agora que você já sabe como realizar o gerenciamento de gastos de uma empresa, conte com a Contabilizei para ter uma contabilidade de forma prática e que cabe no bolso, exatamente como a sua empresa precisa.
