Atualmente, quanto tempo você leva para encontrar um arquivo relacionado à gestão da sua área? Se você demora pelo menos 2 minutos, sinal de que a gestão de documentos da sua empresa não está sendo feita da melhor forma possível, já que esse tipo de arquivo deve sempre estar acessível.
A gestão de documento ajuda na administração dos projetos e responsabilidades dentro de uma empresa, viabilizando o acompanhamento completo de todas as atividades e processos. Por isso, no momento em que você adota uma estratégia para otimização dos arquivos, é necessário estar atento às possibilidades que o mercado oferece.
De forma que você consiga fazer a gestão com ferramentas modernas, que ofereçam as melhores práticas do mercado, visando sempre a otimização de tempo e facilitação da gestão. Por isso, veja mais sobre esse assunto a seguir!
O que é gestão de documentos?
A gestão de arquivos e documentos é um setor na empresa que realiza a gestão de todos os documentos que fazem parte da rotina da empresa, além de outras responsabilidades, como a manutenção, localização e descrição dos arquivos da companhia.
De uma forma mais generalista, essa área atua em todas as etapas da vida útil de um documento dentro da empresa, o que inclui:
- Aquisição e recebimento de ofícios;
- Organização;
- Descrição;
- Facilitação de acesso;
O final do processo, que é a facilitação do acesso, é para garantir que os arquivos estejam acessíveis para quem necessita manuseá-los. E esse é o principal desafio para as áreas, pois essa é a tarefa mais complexa da gestão de documentos.
Em uma empresa com um grande volume de arquivos, é muito complexo mantê-los devidamente organizados e documentados, e para que isso aconteça, existe um tempo muito grande que é desempenhado em tal função. E isso resulta em uma perda significativa de produtividade para as equipes envolvidas.
Através de um estudo realizado por uma empresa de consultoria americana, foi possível concluir que a cada 12 segundos, uma grande organização perde um documento, e tem um custo agregado para conseguir recuperá-lo. Se colocar esse custo na ponta do lápis, será possível perceber que processos manuais geram muito mais custo para a companhia, e não tem bons resultados à médio e longo prazo.
Como otimizar a gestão de arquivos e documentos na empresa?
Existem algumas medidas que podem auxiliar na otimização da gestão de documentos, criando uma rotina totalmente digital, utilizando a tecnologia ao seu favor. Veja a seguir!
Utilize protocolos para iniciar a gestão de documentos digital
Primeiramente, é importante para que você consiga trazer a eficiência e agilidade para as rotinas de gerenciamento de arquivos e documentos, a criação de um bom protocolo. Já que o papel do protocolo é especificar e nomear todos os documentos, melhorando e otimização o acesso para os colaboradores.
Uma dica interessante para começar, é criar nomes que sejam simples, e autoexplicativos para as suas pastas e arquivos. E por falar em pastas, será necessário otimizar também os arquivos contidos nela, para evitar várias pastas sobre o mesmo assunto. Por isso, uma solução viável é que você baixe WinRar – popular programa de compressão e indexe todas as pastas sobre aquele assunto, utilizando o padrão de nomenclaturas criado.
Explore o armazenamento em nuvem
O arquivamento em nuvem permite que rapidamente o documento desejado seja encontrado e utilizado por qualquer usuário que tenha acesso àquela pasta. Além disso, é uma tecnologia recomendada para as empresas que estão buscando por soluções que agreguem agilidade e flexibilidade no dia-a-dia.
A tecnologia in cloud permite uma gestão muito mais segura, com controle de armazenamento, monitoramento de atualização e das alterações que foram realizadas em um documento. Algo que antes não era possível na gestão física dos documentos.
Já que essa é uma das necessidades latentes na empresa, pois é necessário entender para qual finalidade aquele arquivo está sendo acessado por um determinado usuário. Esse mapeamento permite prevenir vazamentos de informações, por exemplo.
E por fim, as plataformas com tecnologia em nuvem, realizam backups periódicos das informações, permitindo a recuperação das informações sempre que necessário.
Experimente a gestão com softwares personalizados
Os softwares personalizados foram desenvolvidos para atender a uma determinada necessidade da empresa, visando fechar as lacunas causadas pelas deficiências de outros sistemas.
E para gestão de documentos, ele pode ter rotinas exclusivas para protocolar, nomear, armazenar e gerenciar os arquivos, sem a necessidade de interferência dos colaboradores.
Assim, é possível mitigar falhas humanos, como o esquecimento de uma rotina de backup, ou alteração do protocolo de nomeação dos arquivos, por exemplo.
E agregar a experiência com Inteligência Artificial permite que uma análise mais precisa de outras necessidades, como necessidade de avaliação de espaço no servidor, arquivos com nomenclaturas incorretas, acesso indevido reportado em tempo real, entre outros.
A gestão de documentos é um fator essencial para o seu negócio, e um sistema personalizado, com as práticas adequadas, garante uma gestão de qualidade.
