Aprenda a organizar a sua viagem de negócios facilmente
Algumas vezes no trabalho é necessário se deslocar para outra região fazendo uma viagem de negócios. Elas podem se tornar muito estressantes quando não são devidamente organizadas. Mas, por outro lado, podem ser recompensadoras tanto no âmbito profissional quanto no âmbito pessoal quando bem executadas.
Hoje trouxemos um passo a passo essencial de como organizar facilmente uma viagem de negócios para quem se encontra nessa situação. Então, se esse é o seu caso, não deixe de ler todo esse conteúdo até o final.
Tenha em mente que viagens de turismo e viagens a negócio são diferentes
Quando descobrimos que precisamos viajar para um lugar que sempre quisemos conhecer é difícil não pensar em todas as atrações turísticas disponíveis. Porém, devemos ter em mente que viagens a negócios e turística são coisas diferentes.
É claro que isso não significa que você não possa conhecer a cidade, mas tome cuidado para não deixar os seus compromissos em segundo plano. Por isso, a organização e um cronograma de viagem é essencial.
Divida bem os seus horários
Chegar ao trabalho atrasado seria visto como um péssimo hábito, não é mesmo? E com as viagens a negócios não é diferente. Estabeleça um cronograma bem definido com os seus horários para que nada saia do planejado.
Para isso, descubra os horários de check-in e check-ut do hotel em que você irá ficar hospedado, horários das refeições e horários dos seus compromissos. Se sobrar uma folga, quem sabe você não conhece alguns pontos turísticos?
Se preocupe com a prestação de contas
Na hora de enviar um colaborador para uma viagem a negócios algumas empresas são exigentes com a prestação de contas. Mas, ainda que não seja o caso da sua prevenir nunca é demais, não é mesmo? Então lembre-se de ficar no orçamento estabelecido e guarde todas as notas fiscais e comprovantes de pagamentos.
Uma boa ideia é adquirir uma pequena pasta sanfonada e reservar um espaço para a prestação de contas. Assim você consegue guardar todos os documento referentes. Outra boa ideia é utilizar clipes de papel para separar cada nota por categoria, como: refeições, deslocamento, hospedagem, imprevistos, entre outros.
Se informe sobre a política de viagem da sua empresa
Algumas empresas possuem uma política de viagem rigorosa, se não for o caso da sua procure se informar com o seu superior sobre todos os detalhes. A política de viagem serve para a empresa deixar claro para os funcionários como ocorre as viagens. Isto é, a prestação de contas, a forma de hospedagem, a forma de deslocamento, entre outros.
Além disso, essa política te explica como proceder em casos de imprevistos ou se for necessário algum tipo de reembolso. O principal objetivo é deixar claro todos os aspectos da viagem de negócios.
Fique atento a previsão do tempo
A melhor forma de evitar imprevistos em uma viagem é ficar de olho na previsão do tempo. Se você vai para uma grande metrópole, por exemplo, você sabe que com as chuvas pode ficar difícil chegar no horário e deve se antecipar. Ou se é uma cidade muito quente não pega bem ir a pé e chegar completamente suado.
Você pode instalar aplicativos com alerta de previsão do tempo no seu celular ou notebook se for preciso.
Dica extra: leve sempre um lanche para as viagens longas de carro e para imprevistos também Ah, e se for uma viagem longa de carro
Utilize os meio tecnológicos
A tecnologia tem facilitado muito as viagens, sobretudo de negócios. Você pode comprar passagens, reservar hotéis, chamar um carro particular, tudo pela tela do seu smartphone.
Entretanto, para poder utilizar esses meios é necessário que você tenha sempre com você o seu smartphone e notebook. Além disso, mantenha-os carregados antes e durante a viagem. Outra dica é ter sempre com você um carregador portátil.
Vale dizer que estar com o smartphone não significa checar ele a cada 2 minutos em reuniões, e sim, utiliza-lo com sabedoria quando necessário.
E uma última dica: Tenha um passa tempo em seu celular como o jogo casual A Cor Mudou, que funciona sem Internet. Vai ser útil em casos de imprevistos
