Independentemente do segmento, equipes de diferentes áreas buscam se organizar de melhor forma para trabalhar nos diferentes formatos disponíveis hoje, seja presencial, híbrido ou home office.
Isso fez com que a otimização de recursos se tornasse uma etapa fundamental para utilizar o tempo de trabalho de cada colaborador da melhor forma possível. No entanto, para conseguir isso na prática, precisamos contar com ajuda da tecnologia e é aqui que entra a importância das já conhecidas ferramentas para gestão de projetos.
Como você deve saber, gerenciar projetos é uma função cada vez mais dinâmica, que exige muito planejamento e previsibilidade, ao mesmo tempo que demanda flexibilidade e rapidez em ajustes de curso. E é exatamente por isso que as ferramentas de gerenciamento de projeto estão se tornando tão populares. Mas você saberia dizer quais são os principais critérios na escolha de uma ferramenta para gestão de projetos?
- Afinal, o que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos nada mais são do que soluções de software projetadas para organizar e rastrear as tarefas de um projeto. Hoje em dia elas são usadas em muitos ambientes de trabalho e assumem uma importância ainda maior para equipes que realizam parte do trabalho de forma remota.
Isso porque essas ferramentas são empregadas para tornar mais claro quais são as etapas que precisamos cumprir desde o início até a conclusão do projeto e são essenciais para que possamos aplicar os nossos esforços de maneiras mais produtivas.
Além disso, seu papel também é permitir que você se comunique e colabore com outros profissionais, organize a agenda de trabalho e mantenha um cronograma claro para todos. E claro, se está no papel de liderança, a solução também apoia no momento que precisa delegar tarefas às pessoas certas.
Todas essas opções proporcionam melhorias no planejamento como um todo. Isso passa tanto pela gestão de tempo como pela alocação de recursos e é por isso que podemos dizer que o software de gerenciamento de projetos está entre as ferramentas mais úteis no dia a dia. Mas tenha em mente que não adianta ter uma equipe preparada, se a ferramenta escolhida não for capaz de atendê-la.
Além disso, não adianta também ter uma grande ferramenta se você e sua equipe não sabem como aproveitar o seu potencial da forma correta. Pensando nisso, no próximo tópico te ajudaremos a escolher a ferramenta certa e também entender como usar ferramentas para te ajudar no gerenciamento de projetos de uma forma prática e eficiente.
- Como escolher a ferramenta certa para te ajudar no gerenciamento de projetos de uma forma prática e eficiente
Para conseguir aproveitar todos os benefícios que falamos anteriormente, é importante que as ferramentas tenham as funcionalidades certas. Com funções complementares, é possível estruturar qualquer projeto, dos mais simples aos mais complexos. Além disso, a interface dos usuários precisa ser clara e os recursos intuitivos, caso contrário pode atrapalhar mais do que ajudar no projeto.
Lembre-se que o objetivo dessas ferramentas de gestão de projetos é facilitar a vida da sua equipe, e não atrapalhar. Portanto, sempre solicite um teste e verifique se o software tem uma boa navegabilidade e um bom tempo de carregamento, facilitando o acesso e a comunicação de todos os membros da equipe.
Além disso, outro aspecto para prestar atenção é se o software tem um aplicativo para fazer essa gestão na palma da mão, em qualquer hora ou lugar.
A grande verdade é que, em geral, as ferramentas de gestão de projetos que encontramos no mercado, possuem funções diferentes e cabe à empresa ver aquela que mais se encaixa com as suas necessidades.
Algumas ferramentas de gestão de projetos, por exemplo, são para empresas que possuem um grande volume de projetos, e todos de complexidade muito alta. Nesse caso, se sua empresa não tem esse perfil, recomendamos que opte por softwares mais fáceis de manusear. Isso porque contratar uma ferramenta muito complexa quando não há necessidade para isso pode, ao invés de ajudar, atrapalhar a gestão de projetos da sua empresa, além do dinheiro que acaba sendo desperdiçado.
A área de atuação da sua empresa também faz total diferença. Isso porque há muitas ferramentas de gestão de projetos especializadas em atender projetos de uma determinada área como marketing, criação de conteúdo ou desenvolvimento de software.
Nesse caso, contratar uma ferramenta desse tipo é muito vantajoso, pois elas possuem funções específicas que podem atender melhor a sua equipe. A quantidade de pessoas envolvidas possui também um forte impacto na utilização da ferramenta de gestão de projetos. No mercado, é comum encontrarmos ferramentas de gestão de projetos com pacotes que limitam a quantidade de participantes.
Pensando nisso, recomendamos que fique atento a essas informações, consulte os pacotes e escolha a opção correta de acordo com a sua realidade. Então, se a sua empresa conta com uma grande quantidade de pessoas envolvidas nos projetos, considere contratar pacotes personalizados.
Agora, se o uso for pessoal, considere utilizar a versão gratuita, mesmo com os limites de funcionalidade. Dessa forma, você poderá testar a ferramenta sem risco algum e, caso ache benéfico expandir o uso para toda a empresa, busque um upgrade de conta.
Por último, mas não menos importante, analise também o suporte disponível pela ferramenta. Podemos dizer, inclusive, que esse é um fator que independe do tamanho da empresa, afinal, com a adoção de um novo software chegam muitos desafios e, toda uma equipe precisa aprender a manusear a nova ferramenta.
Tal processo pode ser facilitado se o software contratado tiver uma equipe de suporte disponível todos os dias da semana para tirar dúvidas quanto à usabilidade da ferramenta e, também, para auxiliar caso algum problema apareça. Ao pensar nesses fatores antes de escolher a sua ferramenta de gestão de projetos saiba que a probabilidade de você fazer a melhor escolha é quase certa.
Além disso, lembre-se que a maioria dos sistemas de gestão de projetos têm evoluído bastante e oferecem muitos recursos e funcionalidades capazes de ajudar sua empresa a organizar melhor toda divisão de tarefas da sua equipe.
Atualmente, dentro do mercado de trabalho, temos diversas soluções de sistemas de gestão online, softwares de gestão de projetos e diversas ferramentas.
Coloque em prática as dicas que passamos nesse artigo e faça a melhor escolha.
