Para algumas empresas, a extensão do horário de trabalho é vista como um comprometimento excessivo dos funcionários. Para outros, isso se reflete na falta de capacidade desses funcionários de administrar seu trabalho dentro de um prazo pré-definido.
Na realidade, horas extras não são sinônimo de produtividade ou incompetência. É um problema sério para as finanças das empresas e um sinal de que algo está errado, especialmente no setor de gestão.
Processos internos ineficientes, falta de treinamento, demandas excessivas? Há uma série de fatores que podem dificultar a administração das horas extras, e cabe ao líder identificar quais deles estão afetando seus negócios e se alguma mudança precisa ser feita.
Neste artigo vamos falar sobre as principais dicas para gerenciar as horas extras na sua empresa.
Leia e saiba mais.
Conduzir uma auditoria para avaliar o problema
Os funcionários que excedem seu horário de trabalho são motivados por um problema de gerenciamento de tempo, pela crença de que as horas extras estão “vestindo a camisa da organização” ou por um fracasso da própria empresa.
A primeira estratégia do líder ao lidar com a gestão de horas extras é identificar, através de uma auditoria, qual desses fatores está na raiz do problema e só então definir um curso de ação.
No primeiro caso, por exemplo, o gerente deve avaliar como está indo o controle das tarefas, se elas são muito complexas, se uma pessoa está assumindo a carga de trabalho mais pesada da equipe, se há falta de treinamento ou se há desorganização na execução.
Também é necessário prestar atenção para que este funcionário não seja motivado por questões pessoais, tais como uma forma de obter renda adicional. Se a situação for recorrente, juntamente com o funcionário e os outros responsáveis, procure formas de otimizar este trabalho e evitar o problema.
Meça sua própria gestão
Em muitos casos, as horas extras são devidas a um fracasso da própria empresa. Para ter certeza de que este é o caso, responda a algumas perguntas, tais como
Será que este prolongamento é uma despesa prejudicial para a empresa?
É algo que acontece com um ou dois funcionários ou é uma tendência entre a maioria? É um problema recorrente ou sazonal? Se as horas extras se tornaram um problema recorrente entre a maioria dos funcionários e estão causando despesas substanciais para a empresa, é hora de mudar a maneira como você administra as horas extras.
Para resolver este problema, examinar a carga de trabalho e as tarefas diárias de cada funcionário. Se a maioria falhar, você pode estar pedindo demais no nível de produção e precisa encontrar uma maneira de escalonar as responsabilidades para que elas completem seu trabalho sem sacrificar a qualidade.
Se necessário, contratar novos funcionários. Mas se a ideia está fora de questão no momento, a alternativa é investir em treinamento de gerenciamento de tempo ou alavancar seus talentos para cobrir múltiplas funções. Isto proporciona flexibilidade para deslocar o pessoal para áreas com maior demanda e otimizar o trabalho em equipe.
Não deixe de cumprir a legislação
Irregularidades no pagamento e gestão de horas extras podem causar sérios problemas legais para as empresas. Portanto, é necessário respeitar a legislação em vigor e os sindicatos que representam a empresa.
Sempre que um empregado, contratado sob o regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), trabalha além do horário de trabalho pré-estabelecido, em horários destinados a pausas ou quando não recebe períodos de descanso durante a jornada de trabalho, ele tem direito ao pagamento de horas extras com uma sobretaxa de 50% durante a semana e 100% nos fins de semana e feriados.
Além disso, o limite máximo para horas extras é de duas horas por dia e somente por motivos de força maior. Em outras palavras: eventos imprevistos que não dependem da ação ou da vontade da empresa.
Imposição de regras internas
Além de respeitar a legislação em vigor, o gerente deve impor algumas regras internas à equipe, como ser o único responsável por autorizar ou não um aumento do horário de trabalho de um funcionário.
Essas ordens são importantes para evitar o abuso de horas extras e, sobretudo, casos em que os funcionários aproveitam a situação para aumentar sua renda mensal.
Uma boa alternativa é o banco de horas, um recurso legal no qual a empresa pode substituir o pagamento do tempo livre. Esta estratégia é vantajosa para os funcionários que precisam planejar folgas, aumentar o tempo de férias ou resolver um problema pessoal sem ter que deduzi-lo de seus cheques de pagamento.
Também é viável para empresas, especialmente as menores com um orçamento mais limitado ou produção sazonal, pois lhes permite utilizar sua capacidade de mão-de-obra durante períodos de produção limitada.
Incluir o pessoal na gestão das horas extras.
Para alguns gerentes, o cumprimento dos prazos é a única coisa que importa no processo de gestão de pessoal. Esta preocupação pode levar a uma série de tarefas descuidadas, funcionários e clientes insatisfeitos e ao aumento do horário de trabalho.
Se um gerente não consegue ver quando o trabalho é excessivo ou as demandas diárias são mais do que podem ser tratadas, a equipe é essencial para fornecer essa visão. Portanto, cada funcionário deve contribuir, apontar problemas e propor soluções em colaboração com a gerência.
O trabalho em conjunto aumenta a produtividade e traz mudanças igualitárias, que são boas para todos e não apenas para os responsáveis.
Investir em software de controle de processos
Cada gerente deve estar equipado com as ferramentas certas para monitorar o horário de trabalho de cada funcionário, identificar problemas e otimizar a gestão das horas extras.
Existem hoje no mercado diversas ferramentas que facilitam e otimizam o processo do RH, assim como sua gestão de horas extras.
Entretanto, estas ferramentas por si só não são suficientes para aqueles que querem fazer uma gestão eficiente do tempo, porque dizem pouco sobre a produtividade real dos funcionários. Não é raro ver as pessoas se esquecendo de fazer filas longas e compromissos faltantes, etc.
A solução mais viável para as empresas é investir em programas que avaliem e monitorem o desempenho individual e em grupo dos funcionários.
Estas ferramentas são essenciais para que tenham mais controle sobre seus projetos, cronogramas e prioridades, para compartilhar demandas com o resto da equipe e para gerar relatórios de desempenho diretamente para os gerentes.
Espero ter ajudado de alguma forma e até a próxima.
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