A implementação da emissão de Nota Fiscal Eletrônica NFe foi um dos maiores avanços tecnológicos nas atividades empresariais. Além de tornar todo o processo contábil mais ágil, eficaz e seguro.
Mesmo sendo um processo bastante vantajoso para as empresas, muitos ainda possuem dúvidas sobre como preencher a nota fiscal eletrônica corretamente.
Passo a Passo para Preencher Nota Fiscal Eletrônica NFe
A seguir, veja o passo a passo para preencher a nota fiscal eletrônica NFe corretamente.
Para não ter erro na emissão, que pode causar problemas futuros, faça testes!
No sistema da Sefaz é possível fazer testes sem valor jurídico e pode ser feito quantas vezes quiser, até você pegar a prática e ter certeza que está fazendo da forma certa.
1. Credencie sua empresa junto à Sefaz
Para conseguir emitir a Nota Fiscal Eletrônica NFe é muita importante credenciar a empresa junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado) onde a empresa está instalada.
O cadastro de credenciamento costuma ser simples e pode ser feito online.
2. Compre um certificado digital
Certificado digital é uma assinatura eletrônica. Um documento que pode ser armazenado em um token, em um cartão magnético ou até na nuvem, e serve para garantir a autenticidade das transações realizadas no ambiente digital para que sejam feitas com máxima segurança.
Compre um Certificado Digital com Autoridades Certificadoras vinculadas ao ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), como o Serasa ou Safeweb, por exemplo, para garantir a segurança da emissão da sua nota fiscal eletrônica NFe.
3. Saiba o tipo de empresa e o tipo de nota
Saiba o tipo de empresa que está registrado e a atividade cadastrada para ter certeza do tipo e como preencher a nota que deve enviar.
É importante ter essas informações na ponta da língua, já que qualquer informação errada pode influenciar nos tributos e nas alíquotas do tipo da nota a ser enviada.
4. Escolha um software emissor adequado
Existem alguns softwares gratuitos que facilitam a de emissão de nota fiscal eletrônica NFe.
O ideal é ter um sistema de gestão financeira que já ofereça o recurso, pois costumam ser mais completos e oferecem suporte quando necessário.
O Sebrae fornece gratuitamente os emissores CT-e e NF-e!
5. Informar dados do emitente, do destinatário e do produto vendido
Sempre que preencher uma nota fiscal eletrônica NFe é preciso informar dados do emitente, dados do destinatário e dados da venda do produto ou serviço vendido.
No caso do emitente, são os dados da sua própria empresa. Informe:
º Razão Social;
º Nome Fantasia;
º CNPJ;
º Inscrição Municipal;
º Inscrição Estadual;
º Endereço;
º Dados de Contato;
º Tributos
O mesmo acontece ao preencher nota fiscal eletrônica com os dados do destinatário a qual a NFe será endereçada.
No caso de ser uma pessoa física, informe nome completo, CPF e endereço. Se o cliente for jurídico, acrescente informações como razão social, CNPJ, inscrição municipal e endereço da empresa.
Os dados do produto ou serviço também devem constar na nota. Mas, fique atento, pois é uma parte que exige mais atenção, já que o produto ou serviço deve ser descrito de forma detalhada.
Ao preencher nota fiscal eletrônica, informe todas as características do produto ou serviço prestado. No caso de produto, preencha também a quantidade, valor unitário e parcial das peças.
6. Revise o cálculo dos tributos, as informações do emitente, do destinatário e do produto
Verifique se você preencheu os informações do emitente, destinatário e do produto corretamente, além de revisar o cálculo dos tributos. Muitas vezes, o sistema dá informações automatizadas, vale checar se as informações foram preenchidas de forma correta na nota fiscal eletrônica.
7. Emita a NF-e, exporte o XML e acompanhe a aprovação da sua nota
Depois de emitir a NF-e, exporte o XML e acompanhe a aprovação da sua nota que será transmitida aos órgãos fiscais.
A exportação do arquivo XML é importante para acompanhar a aprovação no SEFAZ. Caso tenha algum erro na emissão da nota, o arquivo será importante para futuras correções.
Lembre-se, é sempre importante contar com um apoio de um profissional especializado em contabilidade para garantir que não tenha erros nem problemas futuros.
Esperamos ter ajudado com essas dicas. Para saber mais, no portal do Sebrae há um curso online gratuito que ensina a preencher nota fiscal eletrônica.
