Basicamente os tipos de certificado digital para empresas são de dois modelos: o A1 e o A3. Enquanto o primeiro oferece facilidade de acesso sem instalação, o segundo tem validade por maior tempo – então é preciso verificar qual será o uso para identificar o melhor modelo para o seu caso.

Quando você opta pelo certificado A1, trata-se de um programa de computador que poderá ser utilizado em um ou mais computadores – podendo ser copiado de uma máquina para outra. Quando está instalado, é diretamente acionado pelos outros sistemas que precisam dessa verificação – se você estiver tentando realizar um tipo de atividade que precisa de certificação mas não estiver com nenhuma instalada no seu computador, o sistema onde você está trabalhando irá emitir o aviso de que é necessária a certificação digital. Tem validade de 1 ano.

Já o modelo de certificado A3 é entregue fisicamente, em um cartão ou token. Para utilizá-lo, é preciso configurar o computador para ler esse instrumento, realizando a instalação de software específico. Funciona mais ou menos como eram os sistemas de banco mais antigos, onde eram necessários leitor de cartão ou token para acessar sua movimentação bancária online.  A instalação do software é feita na primeira vez em que se fará o acesso, depois tudo já estará funcionando. Esse tipo de certificado poderá valer até 3 anos.

A organização do certificado digital funciona conforme descrito na Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de  2001. Para realizar procedimentos referentes a seus funcionários, as empresas precisam do certificado digital – uma vez que as atividades junto ao eSocial são confirmadas com a utilização deste documento digital.

Além disso, hoje empresas do regime Lucro Presumido precisam do certificado digital em todo o país, e há locais onde as empresas do Simples Nacional também estão obrigadas a apresentar a certificação para realizar seus procedimentos.

O certificado digital é como se fosse o documento de identificação, só que nesse formato funciona no espaço digital – não sendo necessário validar em formato físico a documentação onde o mesmo foi aplicado.

Um bom exemplo, para pessoa física, seria nos casos onde o usuário precisa assinar um documento que será enviado pela internet. Poderia ser um contrato, poderia ser um projeto, ou mesmo uma receita médica. Todos os documentos onde é importante que a ciência da pessoa que o emitiu esteja clara – especialmente para questões que podem parar na Justiça – podem ser verificados pelo certificado digital.

É quase como o reconhecimento de firma, uma vez que quando você providencia o certificado digital apresenta os documentos reais para emiti-lo – e  a partir daí é este componente que faz a confirmação da identidade do emissor, pelo tempo em que estiver válido.

Por outro lado, no caso das empresas, a partir de determinado porte já é obrigatório ter certificado digital – e é com ele que serão feitas as comunicações com o Governo, por exemplo.