O que é conciliação bancária?
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Trata-se de um processo de gestão financeira no qual é feita a comparação entre os valores apontados no extrato bancário da empresa com o seu controle interno.
A ideia é garantir que os valores anotados internamente, referentes a entradas e saídas financeiras, estejam compatíveis com os valores movimentados na conta bancária do negócio.
Mas por que você deve saber o que é conciliação bancária? Entre os motivos estão o fato que essa tarefa faz parte de uma gestão financeira bem executada, ajuda a evitar fraudes e a garantir um saldo bancário confiável. Ou seja, deve compor o planejamento estratégico de um negócio.
Vale lembrar que, de acordo com o Sebrae, é justamente a falta de planejamento uma das principais razões que levam as empresas a fecharem.
Segundo a instituição, 19% fecharam devido à falta de capital/lucro, sendo que 14% apresentaram esse problema logo no primeiro ano de atividade.
Uma das maneiras de evitar problemas como esse é fazendo um bom controle dos valores transacionados na empresa. E é nesse ponto que a conciliação bancária entra.
Na prática, como esse processo deve ser feito? Existem ferramentas que colaboram para a realização dessa tarefa? Confira essas respostas, agora, neste artigo!
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é o ato de conferir as movimentações das contas bancárias da sua empresa e compará-las com o controle financeiro interno do seu negócio.
Um dos principais objetivos de saber o que é conciliação bancária é garantir um bom controle interno da parte financeira da sua empresa, verificando se há erros de registro, reporte de valores, avaliação de dados, entre outras informações e movimentações relacionadas.
Em outras palavras, a conciliação bancária é realizada para verificar o saldo bancário, os lançamentos (entradas e saídas) e as datas que aconteceram, e fazer uma comparação com as informações registradas internamente pela empresa, a fim de saber se esses registros estão idênticos aos extratos do banco.
Por que fazer a conciliação bancária?
Colocar a conciliação bancária como medida de controle financeiro da sua empresa é fundamental para evitar furos no caixa.
E isso é especialmente importante porque esses erros podem levar à necessidade de retrabalhos, ou até mesmo, como já falamos, à instabilidade financeira do seu negócio.
Se a sua empresa adotar esse processo regularmente, o fluxo financeiro se tornará transparente, ajudando a estabelecer estratégias com mais segurança e a tomar decisões com base em dados consistentes.
Outro ponto importante de saber o que é conciliação bancária e como fazer, é que o gestor poderá realizar uma projeção mais realista do fluxo de caixa do negócio, conseguindo ter acesso a um saldo financeiro realmente atualizado.
Esse processo é essencial para um planejamento orçamentário que busca atender às necessidades do negócio, bem como para ter uma empresa competitiva no mercado.
Sem isso, há grandes chances de ocorrer algum erro nas tabelas que formam a sua base de dados para fins de cálculo que, se não detectado, pode causar grandes perdas para o seu negócio.
E como você pôde ver anteriormente, nos casos mais graves, uma falha como essa pode até mesmo custar a sobrevivência da sua empresa.
Sendo assim, uma das questões que deve ser seguida à risca é a execução de encontro de contas, controle de despesas, fluxo de caixa, DRE (Demonstração de Resultados no Exercício) e o controle das operações financeiras através da conciliação bancária.
Dica de leitura: “Fluxo de pagamentos online: o que acontece do fechamento da compra ao recebimento do valor pelo vendedor”
Como fazer conciliação bancária?
Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e por que fazê-la, vamos ver como esse processo pode ser realizado.
Há, basicamente, duas formas de fazer a conciliação bancária: uma manual, com a ajuda de soluções como o Excel; a outra de maneira automatizada, utilizando softwares específicos para isso.
Na hora de escolher qual das duas opções é melhor para a rotina da sua empresa, é importante considerar que a periodicidade da conciliação bancária precisa estar alinhada ao perfil do seu negócio, além de considerar o número de transações financeiras.
Por exemplo, quanto mais frequentes forem as movimentações da sua empresa, mais vezes a conciliação bancária deve ser realizada.
Considerando parâmetros como esse, você define se a sua análise será diária, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou até mesmo anual.
Conciliação bancária manual
A conciliação bancária manual é composta basicamente por 3 etapas, que podem ser resumidas da seguinte forma para criar um processo interno claro:
Para monitorar os fluxos de caixa, é necessário criar uma rotina. É importante que isso seja feito de forma frequente, pois a demora pode implicar na perda de informações e do histórico das transações.
Classificar as contas das transações bancárias deve ser algo muito organizado. Aqui estão alguns dos dados que devem ser monitorados:
Após avaliar todos esses dados, compare com as informações que sua empresa registrou internamente por meio do controle de caixa.
Esse, por sua vez, deve ser realizado com os documentos obtidos pela empresa, a exemplo das contas a pagar e das contas a receber. Isso inclui recebimentos por todos os meios de pagamentos, desde boleto bancário, maquininhas de cartão até QR Code.
Em seguida, confira se os detalhes do lançamento estão compatíveis e analise as datas e os valores de todos os registros.
Por fim, se identificar erros, faça uma correção imediata. Caso identifique que o problema é do seu banco, faça a solicitação da compensação dos valores indevidos. Assim, você garantirá um controle organizado e sem pendências.
É importante utilizar programas de planilhas, como o Excel, para evitar erros de cálculos e também para conseguir fazê-los mais rapidamente.
No entanto, a grande desvantagem da conciliação bancária manual com planilha é que nada é feito de forma automática. Por isso, você ainda está sujeito a erros, e a exportação de extratos também pode ser um tanto complicada.
Além disso, a análise de dados fica completamente a cargo de quem opera a planilha, não contando com uma “avaliação” prévia da ferramenta.
Conciliação bancária automática
Utilizar planilhas do Excel para fazer a conciliação bancária é uma das formas mais tradicionais de fazer a comparação entre o controle interno e o extrato bancário.
E, embora seja possível fazer isso de forma organizada a razoavelmente rápida, há outros mecanismos mais precisos e ágeis, que ajudam você e a sua equipe a poupar mais tempo e se concentrar em outras questões do seu negócio.
Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa de forma automatizada se integrando com uma solução de pagamentos, como a plataforma White Label de serviços financeiros da Zoop.
O sistema de pagamentos da Zoop disponibiliza de maneira simples as transações, sem a necessidade de esforço manual com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos.
Alguns exemplos de empresas que implementam esse tipo de integração são a Avec, ERP do ramo de beleza, e a Sami Sistemas, ERP do setor imobiliário.
Não deixe de ler: “Como escolher a melhor solução de conciliação bancária? 5 quesitos que não podem faltar!”
Alguns dos benefícios de realizar a conciliação bancária com uma plataforma, como a oferecida pela Zoop, são:
Por ser um serviço automatizado, ele acaba se tornando mais simples e menos custoso do que realizar a tarefa manualmente, já que a possibilidade de erros é consideravelmente menor, incorrendo também em menos retrabalho.
Como trazer a conciliação bancária automática para o seu negócio?
Como você pôde perceber, entender o que é conciliação bancária e saber como fazê-la é vital para a gestão financeira do seu negócio.
Contar com uma ferramenta que ajude a realizar essa atividade com rapidez e precisão pode ser uma forma de tornar sua empresa ainda mais competitiva.
Se você precisa de uma plataforma que ajude o seu negócio a realizar a conciliação bancária e outros processos da cadeia de pagamentos, conte com um de nossos parceiros.