Boa tarde Paulo.

1. Estude o seu nicho de atuação

Antes de abrir a produtora de eventos, faça uma pesquisa de mercado. A sua cidade ou região está carente de bons eventos? Existe demanda para quais tipos de eventos? O que pode ser melhorado na produção dos eventos locais? Você tem uma ideia inovadora? Como poderá lucrar?

Todas essas perguntas têm respostas bastante relevantes para você definir como você irá atuar. Além disso, lembre-se de que eventos não são apenas festas, incluem também congressos, shows, seminários, eventos esportivos e vários outros. Uma ótima dica é procurar saber qual tipo de evento precisa ser melhor explorado em sua região e se especializar nisso.

Outro ponto crucial é não ignorar os seus concorrentes. Da mesma forma que você possui pontos fracos e pontos fortes, as empresas concorrentes também os têm. A dica aqui é se espelhar no que elas têm de melhor e estudar as falhas para não repeti-las em seu negócio.

2. Seja especialista em eventos

Para ser um produtor e até para abrir a própria produtora de eventos, é preciso conhecer (pelo menos) um pouco de tudo: administração, comunicação, marketing, gestão de pessoas e muito mais.

Procure ler sobre o tema, fazer cursos, buscar informações inerentes à produção de eventos. Conhecimento e criatividade são mais importantes do que experiência e, para se dar bem na área de produção, o importante é inovar!

3. Utilize uma plataforma para gestão de eventos

Parte importante do que determina o sucesso da sua produtora é a maneira a qual você irá gerenciar cada etapa do planejamento e execução dos seus eventos – desde a criação de um site até a divulgação em redes sociais, venda de ingressos online, credenciamento etc., já que erros nessas etapas podem trazer consequências negativas para os participantes.

4. Faça um planejamento financeiro

Coloque as contas na ponta do lápis e faça uma reserva, pois começar um negócio sem ter algum dinheiro guardado é um risco alto. Faça um orçamento criterioso, que inclua gastos como luz, água, telefone, internet, aluguel de equipamentos e as demais despesas que possam surgir durante os primeiros meses.

Você deve estar preparado para imprevistos e também saber que o início é a estruturação do processo: destaque e lucros virão com o tempo. Economistas recomendam que você tenha uma reserva que consiga cobrir seus gastos caso a empresa fique até três meses sem lucro.

Além da reserva, é importante fazer um controle rígido de todo o dinheiro que entra e sai do caixa para manter o ROI – retorno sobre o investimento – da sua empresa sempre positivo. Isso significa também ter controle de cada evento produzido, com dados consolidados em um relatório detalhado.

5. Encontre bons consultores

Se você não entende nada sobre documentação necessária, nem contrato social, a melhor coisa a se fazer é contratar um advogado. É ele quem vai te auxiliar na hora de preparar a papelada, além de te instruir nas questões de direitos e deveres que a sua empresa terá que cumprir. Um contador também será útil quando o assunto for parte financeira.

6. Use a internet a seu favor

Faça com que as pessoas conheçam a sua marca. Crie um site e divulgue o seu trabalho para o público. O importante é expor as informações sobre seu trabalho, contatos e portfólio (a medida em que for fazendo eventos). Também é importante saber divulgar suas produções. Para tal, utilize as redes sociais e a venda antecipada de ingressos online.

7. Determine a sua meta e seus objetivos

Antes de qualquer coisa, você precisa saber onde pretende chegar com sua produtora. Uma empresa não consegue progredir quando não tem metas e objetivos bem definidos.

8. Conheça os valores

Depois, é hora de pesquisar os valores. Isso inclui desde seus gastos com a empresa, as produções e lucros estimados. Quanto você poderá cobrar pela organização da produção? O que seus serviços incluirão?

É importante entender sobre finanças neste momento, desde precificação de ingressos, custos de produção até captação de patrocínio. Não se esqueça que o lucro por evento deverá ser dividido entre seus funcionários. Portanto, defina quanto você obterá a cada evento e como pagará seu time interno.

9. Invista na equipe

Antes de pensar em oferecer os seus serviços é preciso investir na sua equipe, do momento de contratação até a rotina de trabalho. Ofereça treinamento de qualidade aos seus funcionários (tanto internos quanto terceirizados, se julgar necessário) para que realizem um bom trabalho e demonstrem a identidade da empresa em cada ação.

Se nem os seus funcionários souberem direito o que a sua empresa oferece e como agir, será mais difícil fechar um negócio ou trabalhar mais de uma vez com um mesmo cliente.

10. Tenha bons fornecedores 

Ao ingressar na área, é importante ter contato com uma lista de fornecedores. Faça um check-list com o telefone de iluminadores, arquitetos, marceneiros, montadores de palcos, buffets, fornecedores de bebida, cinegrafistas, fotógrafos, assessores, equipes de limpeza e de segurança. Enfim, todo e qualquer tipo de serviço ou equipamento que você precisará para montar o seu evento.

11. Faça networking

Começar a produzir eventos está diretamente relacionado a conhecer demais produtores, patrocinadores, assessorias de artistas, fornecedores, boas equipes de trabalho, dentre outros contatos.

Portanto, estar à frente de uma produtora de eventos demanda que você seja um bom comunicador, saiba trocar ideias com gente do mesmo ramo, seja simpático, saiba realmente vender o peixe. Ir a workshops e fazer parcerias ajuda bastante a aumentar sua rede de contatos.

Fonte: https://blog.sympla.com.br/dicas-para-voce-abrir-sua-propria-produtora-de-eventos/