Boa tarde Marta. Com as medidas de isolamento recomendadas para evitar o avanço do Covid-19, a solução encontrada por muitas empresas para não interromper sua operação é o home office, ou seja, o trabalho de casa. A solução parece simples, mas é preciso organização e estratégia para que manter a normalidade dos processos e não prejudicar o produto ou serviço final.

1- Crie um ambiente virtual

Nem sempre o WhatsApp é o melhor espaço para discutir projetos ou trocar informações. Escolha uma ferramenta que permita as equipes se encontrarem na nuvem e que funcione como um escritório, em que as pessoas conversam e definem as tarefas do dia. Cada funcionário deverá saber claramente onde discutir cada assunto.

2- Dê visibilidade ao trabalho

A ferramenta adotada para o escritório virtual deve garantir a visibilidade do progresso do trabalho. Lembre-se de que é necessário um período de adaptação para a equipe

3- Faça reuniões por videoconferência

As videoconferências são mais eficientes do que trocas de mensagens, pois garantem uma comunicação em tempo real, sem possíveis longos intervalos de tempo entre respostas. Escolha uma ferramenta que permita que toda a equipe seja integrada nas reuniões.

4- Use ferramenta para gerir as tarefas

Durante o período de home office, todos os documentos, conteúdos e outros materiais trabalhados estejam disponíveis na nuvem de maneira organizada. Para organizar esses arquivos e gerenciar outras tarefas com fácil visualização dos responsáveis e do andamento do trabalho, utilize ferramentas online de gestão de projetos. Há opções gratuitas como o Trello, Teamwork e Bitrix24.

5- Lembre-se dos materiais físicos

Outra dica que parece óbvia, mas que é muito importante é certificar-se de que todos os funcionários tenham condições físicas de trabalho em casa e contam com itens básicos como computador, internet e outros materiais de escritórios indispensáveis para a realização das tarefas diárias.

Home office: veja como criar um escritório virtual para sua empresa.