Boa tarde Herbert.

1- Defina o objetivo do evento

Organizar bem seu evento é o segredo para alcançar bons resultados. Por isso, a primeira providência é colocar no papel os seus objetivos. Isto é, defina com clareza o que e por qual motivo você o realizará. É importante deixar claro que a realização de qualquer evento não envolve apenas a contratação de fornecedores e a divulgação. Pelo contrário, a fase de planejamento é vital e garante que tudo saia conforme o planejado.

É preciso mostrar o seu diferencial e potencial. O conhecimento e as habilidades que você possui são suficientes para traçar uma estratégia eficiente tendo como base seus objetivos. Daí a importância de iniciar a organização por essa etapa. Alguns objetivos comuns são:

– Apresentar um produto ao mercado;

– Promover as vendas em uma data comemorativa;

– Melhorar o relacionamento com os clientes.

2- Escolha o formato ideal

Conforme mencionado, a premissa básica para organizar um evento é o planejamento. Pensar em todos os detalhes com antecedência reduz as chances de erros e traz mais segurança ao seu projeto. Assim sendo, comece definindo o formato de seu evento. Atualmente, há várias maneiras para executá-lo e você precisa conhecer bem as suas opções.

3- Escolha o seu público alvo

Seguindo com a organização do evento, chega o momento de definir o seu público alvo. Definir para quem se destina a sua palestra ou webinar, por exemplo, é essencial para traçar estratégias mais focadas e, portanto, eficientes. Lembre-se de que o sucesso dessa ação depende de produzir algo que esteja alinhado ao interlocutor. Isso significa que a linguagem, imagem, tempo e até mesmo a forma de exposição pode ser alterada a depender das pessoas que participarão.

Por isso, é fundamental ter esse dado bem claro. De preferência, que isso seja analisado logo de início. Fazendo isso, você perceberá como o desenvolvimento e execução da estratégia serão muito mais simples e eficazes.

4- Monte a equipe responsável pela organização

Há dois erros básicos durante a realização de um evento: fazer tudo sozinho e deixar que todos façam tudo. Em outras palavras, para que tudo saia da melhor maneira possível é necessário montar uma equipe responsável pela organização. Nesse caso, é preciso analisar o perfil de cada um de seus colaboradores e procurar repartir tarefas de acordo com as habilidades que possuem.

Existem pessoas que possuem facilidade para negociar com fornecedores, produzir apresentações que engajam, desenvoltura no manuseio de equipamentos e tranquilidade e organização para lidar com as finanças. Assim sendo, conheça bem o seu grupo e aprenda a partilhar com eles as responsabilidades e ideias que farão do seu evento um sucesso.

5- Pense na infraestrutura necessária

Nessa etapa, é preciso definir, por exemplo, o local, o número de cadeiras, os recursos tecnológicos necessários, a necessidade de mesas e a existência de uma infraestrutura básica que suporte a quantidade de pessoas esperada (banheiros e bebedouros). Você deverá listar tudo o que é necessário para que o evento aconteça e entrar em contato com os fornecedores. Lembre-se de fazer orçamentos e procurar parceiros responsáveis.

6- Estabeleça o cronograma do evento

Para que tudo saia conforme o esperado é interessante que você tenha um cronograma para o evento. Estabeleça, por exemplo, a data, o horário de início, as pessoas que falarão e o tempo disponível para cada uma delas. Tendo em mãos esse cronograma bem definido você consegue se programar melhor e evitar que alguns erros de execução aconteçam. A ideia dessa etapa é permitir que os resultados positivos sejam alcançados de maneira mais natural e longe de riscos desnecessários.

7- Delimite o orçamento da ação

Toda estratégia empresarial precisa justificar seus investimentos. Por isso, qualquer que seja o evento a ser realizado, é preciso definir um orçamento equilibrado e suficiente. Trata-se de uma fase complexa e que merece atenção. Muitas vezes, os gestores possuem pretensões altas e acabam gastando muitos recursos com a sua execução, o que nem sempre traz um bom retorno.

O ideal é buscar economizar de maneira inteligente, sem afetar os resultados do evento. Para isso, pense em formatos mais econômicos, em ideias sustentáveis, locais mais baratos e palestrantes da sua própria equipe. Obviamente, lembre-se de que a limitação no orçamento precisa ser coerente. Se você não tem condições de elaborar um grande evento com qualidade, pense em algo menor, mas com chances reais de ser bem executado.

8- Elabore a estratégia de divulgação

A depender de seu objetivo e de seu público alvo, é possível explorar diversos canais de comunicação. Elabore cartazes e campanhas específicas para as redes sociais, que sejam capazes de gerar expectativa e apresentar os benefícios de se participar do evento.

É preciso ser claro e certeiro durante a divulgação de sua ação, pois é isso que atrairá pessoas e recompensará todo o seu esforço.  Perca um tempo nessa etapa e certifique-se de que a forma e as estratégias de divulgação são eficientes e condizentes com suas metas.

9- Avalie os resultados

Por último, é hora é avaliar os resultados alcançados. Salienta-se que isso faz parte do aperfeiçoamento profissional e garante que os próximos eventos sejam ainda mais produtivos. Conhecer e entender as falhas é uma forma de evoluir e não as cometer novamente. Portanto, jamais encerre qualquer estratégia empresarial sem analisar com atenção tudo aquilo de positivo e negativo que aconteceu. Procure listar os erros, os responsáveis e, claro, as razões para que aquilo acontecesse. Na próxima ação, comece analisando esse relatório e estudando maneiras de evitar que eles se repitam.

Fonte: https://saiadolugar.com.br/organizacao-de-eventos/