A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados e já faz parte da realidade na legislação nacional desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
A NFE foi instituída pelo governo federal para substituir o formato de papel que era preenchido de forma manual, algo que dava uma maior margem para erros.
Continue a leitura e entenda melhor para que serve a NFe!
O que é NFe?
A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado de forma eletrônica, que tem o objetivo de documentar para fins fiscais todas as operações de compra de mercadorias ou prestações de serviços.
É na NFe que podemos encontrar todas as características de uma negociação. Por exemplo, o documento contém informações, como quantidade do produto, natureza da operação, tipo de negociação e impostos que devem ser recolhidos.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
São vários tipos de nota fiscal eletrônica no Brasil. Entre as mais conhecidas e utilizadas, podemos citar:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): é o documento utilizado quando se compra um produto físico em lojas físicas ou online;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): sua emissão deve ser feita quando ocorre a prestação de serviços de qualquer natureza, como escolas, academias ou consultorias em geral;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): este documento surgiu para substituir os cupons fiscais, que são comuns no varejo.
No caso específico de produtos, para que serve a NFe?
Para que serve NFe?
A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) serve para registrar qualquer transação comercial que envolve a venda de mercadorias. O documento tem validade jurídica que serve para formalizar a comercialização de produtos.
Além disso, também serve como garantia em casos em que produto não esteja de acordo com o contrato, podendo o comprador recorrer aos meios legais para desfazer a negociação.
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) foi implementada a partir do ano de 2005. Antes, para que uma empresa conseguisse emitir notas fiscais, era preciso ter um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado em questão e uma autorização para emitir talões de notas.
Ou seja, era feito de forma manual e a empresa precisava prestar contas ao Fisco sobre os tributos recolhidos periodicamente.
Uma vez que esse formato facilitava para que muitas fraudes acontecessem, além de não ser nada prático para uma gestão fiscal e tributária eficiente (com os constantes riscos de informações perdidas), era necessária uma mudança.
Por isso, a NFe surgiu como solução para otimizar o controle fiscal de forma automática. Assim, a Secretaria da Fazenda é capaz de verificar cada nota emitida das transações comerciais e, também, o recolhimento dos tributos.
O controle contábil como um todo também ocorre de forma automática, pois o recolhimento de impostos é automático no momento da emissão. Logo, a NFe trouxe diversas vantagens para as empresas, oferecendo mais segurança e praticidade.
A nota fiscal eletrônica substitui somente o modelo 1 e 1-A da nota fiscal em papel e pode ser usada nas mesmas circunstâncias previstas na legislação.
Quais as vantagens da NFe?
A nota fiscal eletrônica traz inúmeros benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para as empresas que devem emitir a NFe, as principais vantagens são:
Redução de custos
Uma das principais vantagens que as notas fiscais eletrônicas trouxeram foi a redução de custos no que se diz respeito à aquisição e impressão de papel, além de gastos com envio do documento fiscal.
Além disso, por ser digital, também não há mais gastos com espaço físico para armazenar as notas fiscais, o que diminui os investimentos em estrutura.
Redução de erros humanos
Ainda em relação à redução, temos menos riscos com a emissão da NFe.
O preenchimento manual de uma Nota Fiscal é um processo repetitivo e trabalhoso que pode aumentar a ocorrência de erros, gerando uma série de problemas fiscais e prejuízos para a empresa.
Com a nota fiscal eletrônica, esse risco é muito menor, ainda mais se utilizar um sistema de gestão fiscal.
Maior produtividade
Com menos erros, também há menos retrabalho. Isso significa que sua equipe responsável pelas notas fiscais conseguem ser mais produtivas e eficientes em suas rotinas.
Quando há um acúmulo de erros, os funcionários responsáveis podem se sentir sobrecarregados e improdutivos. Porém, com a emissão das notas fiscais de forma eletrônica, é possível ganhar tempo devido a rapidez com que o sistema preenche e envia os dados para o setor fiscal.
Facilidade e agilidade na gestão
Por ser eletrônica e digital, a gestão fiscal fica muito mais fácil graças às notas fiscais eletrônicas. Ainda mais junto de um gerenciador de notas fiscais, é possível gerar os documentos em poucos minutos e bem mais rápido do que o sistema da Sefaz.
Se levar em conta a necessidade de grandes empresas, com alto número de emissões no dia a dia, fica claro o aumento na facilidade e agilidade da gestão de notas fiscais eletrônicas, especialmente com a adoção de um bom software.
O procedimento para emissão da nota fiscal eletrônica é feito online. Antes, é necessário que sua organização obtenha o credenciamento pela Secretaria de Fazendo do Estado em que está sediada.
Após se credenciar, a empresa passa a ter acesso ao sistema emissor da SEFAZ, no qual se dará sequência às etapas de emissão da NF-e.
Ficou claro o que é e para que serve a NFe (Nota Fiscal Eletrônica)? Não se esqueça de que é preciso armazenar esses documentos e mantê-los organizados por pelo menos 5 anos após sua emissão!
Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece um sistema para emitir notas fiscais automaticamente e consultar CNPJ de uma empresa, a fim de garantir mais agilidade ao processo e na organização dos documentos fiscais.
A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.
