A folha de pagamento é uma parte essencial do seu negócio, assim como as vendas ou o atendimento ao cliente. Não é apenas um incômodo duas vezes por mês ou uma tarefa contábil. A folha de pagamento é a maneira de recompensar e reter funcionários, compensando-os pelo trabalho que realizaram.
No entanto, existem centenas de códigos de imposto e regulamentos de folha de pagamento que você deve entender. Um erro na folha de pagamento pode ser caro.
Embora algumas pequenas empresas possam optar por lidar com a folha de pagamento internamente, há uma série de benefícios para você e sua empresa se você decidir terceirizar sua folha de pagamento para uma empresa de terceirização de folha de pagamento.
A folha de pagamento terceirizada economiza tempo
Se você gerenciar sua folha de pagamento internamente, saberá que precisa de muito tempo e atenção aos detalhes. Essa demanda no seu tempo aumenta à medida que sua equipe cresce. Cada período de pagamento se torna uma série de verificações e saldos para garantir que nenhum erro seja cometido ao lidar com uma quantidade considerável de dados que varia de um funcionário para outro. Quando você terceiriza sua folha de pagamento, libera imediatamente todo esse tempo.
Os custos gerais são reduzidos
Como proprietário de uma empresa, seu tempo tem um valor em pesos vinculado à receita gerada pelas tarefas que você lida a qualquer momento. O tempo que você pode economizar a cada dia é dinheiro ganho. Com isso em mente, pense em todo o tempo gasto e continue gastando nessas tarefas da folha de pagamento a cada período de pagamento.
Se você observar o tempo total gasto na folha de pagamento a cada período de pagamento em comparação com os custos da terceirização, verá uma grande economia ao remover essas tarefas do seu prato.
Melhore a segurança dos dados
Existe uma boa quantidade de risco que vem com a folha de pagamento interna. A porta está aberta para roubo de identidade. Os registros dos funcionários podem ser visualizados por quem lida com a folha de pagamento. Os funcionários podem alterar registros para benefícios pessoais, e também existe o risco de peculato.
Além desses riscos para os funcionários, você deve considerar a segurança do seu software de folha de pagamento. Embora o software em si possa ser relativamente seguro, você pode hospedar seus dados em um servidor ou rede com falhas de segurança que podem deixá-lo exposto ao roubo de dados.
Comparativamente, terceirizar sua folha de pagamento geralmente significa que seus dados são armazenados em servidores altamente seguros que usam tecnologia de criptografia de ponta, juntamente com backups de dados redundantes.
Conformidade garantida pelo governo
Mencionei os custos potenciais de erros na folha de pagamento, que são uma possibilidade muito real. O fato de você não ser especialista no complexo campo das regulamentações tributárias do governo não significa que você não é responsável por erros. Você permanece legalmente responsável por qualquer declaração falsa ou por não apresentá-la corretamente às agências federais e estaduais.
