Cumprir prazos é um problema que toda empresa enfrenta no dia a dia de produção, seja de serviço ou produto. Inquestionavelmente, o atraso em um projeto acontece quando há uma quebra de comprometimento durante o planejamento de maneira que os envolvidos não conseguem efetivar determinada atividade na data que foi planejada, seja por culpa da equipe ou de fatores externos.
Mas o questionamento é: qual o motivo desses atrasos? Por que eles são constantes? Como evitá-los?
Para responder tais questões, é necessário entender as principais razões pelas quais há atrasos em projetos.
Há fatores externos, é claro, mas os principais motivos geralmente ocorrem por conta da forma em que o projeto é conduzido. Vamos então descobrir.
Quais os fatores determinantes para atrasos em projetos?
Atribuições incorretas no planejamento
Uma das razões pelas quais atividades atrasam é pela falta ou erro de atribuições em tarefas. É possível elencar alguns dos erros comuns: atribuir poucas tarefas para quem pode fazer mais e atribuir muitas atividades para quem já está cheio; má previsão do tempo de execução e disponibilidade dos envolvidos e a falta de comunicação entre membros da equipe. Esses são os erros principais do gestor de projeto.
Quando se fala em atribuições, a comunicação é o ponto-chave para saber e entender quem realmente pode cumprir com o que, qual o real tempo disponível que cada pessoa possui e, mais importante, quanto tempo aquela atividade deve demorar para ser cumprida.
Condições e exigências não definidas
Outro fator que consome muito tempo de um projeto e, também, é um dos grandes causadores de atrasos são a falta de informações necessárias para o cumprimento, seja qual for.
A falta de informação, as condições, exigências ou requisitos devem ser claramente definidas no planejamento. Se há a necessidade de consultar o cliente ou outro fator externo, isto deve ser feito antes das atribuições de tarefas. A falta de informação gera atrasos porque cria um efeito dominó. Quem não sabe vai perguntar para o superior, que vai ter que procurar informações e por aí vai.
Falta de gerenciamento dos riscos
Os riscos são os perigos que um projeto possui. Naturalmente, todo projeto possui um risco, no entanto, eles podem ser gerenciados para amenizar a possibilidade de uma ameaça.
Mais um dos fatores de atraso são os mal gerenciamentos desses perigos do projeto. E o que isso significa na prática? Significa que o gestor precisa saber lidar com os problemas que vão surgindo conforme o projeto vai sendo executado.
É claro que nem sempre os riscos são previsíveis, mas é preciso agir de maneira eficiente, ágil e proativa.
Agora que você já sabe quais são os principais fatores que geram atrasos em projetos na sua empresa, vamos às 3 dicas importantes para colocar em prática!
1 – Identifique todos os envolvidos no projeto, suas disponibilidades e possíveis atribuições
Como você viu anteriormente, sabe quem pode fazer o que, no tempo hábil e em um prazo real e razoável é fundamental para evitar atrasos.
Se está com tempo, pode até dar um prazo a mais para que todos possam fazer sem tanta pressão. Caso não tenha tanto tempo assim, use mais do que nunca a otimização de atribuições de tarefas.
É muito importante identificar quem pode ser melhor para cada atividade. Outro ponto a se considerar são os fatores externos, sejam pessoas ou situações.
2 – Use ferramentas de gestão e produtividade online
Usar ferramenta de gestão e produtividade é essencial. Atualmente, existem diversas formas de gerenciar a sua equipe de forma otimizada, seja por meio de técnicas ou ferramentas. Uma ideia é usar um sistema Kanban online, identificando todas as etapas de execução do projeto, sem precisar gastar papel.
Com esse método você pode definir o que deve ser feito, o que está em execução e o que já foi concluído de forma simples.
Outra técnica que pode ser usada é SWOT, definindo as forças e fraquezas do projeto ou mesmo da equipe para uma questão de autoconhecimento.
3 – Levante todas as informações necessárias, os riscos e valide o cronograma
Outra dica mais do que essencial é ter todas as informações, condições ou requisitos do projeto.
O que será necessário para executá-lo? Há algo que pode surgir no meio do caminho?
Se você é o gestor, deve buscar prever as situações e levantar todos os requisitos para evitar falha de comunicação e atrasos porque alguém não sabe o que fazer, por exemplo.
Seguindo essas dicas é possível evitar atrasos de projeto na sua empresa e melhorar o desempenho de toda a sua equipe.
