Saber quais empresas precisam ter um certificado digital é importante caso você queira empreender e esteja cogitando trabalhar com documentos digitais para poupar tempo e esforço. No entanto, muitos negócios não precisam desse tipo de recurso, enquanto para outros é algo obrigatório. Será que esse é o seu caso ou o da sua empresa?
Hoje em dia, muitos negócios usam elementos digitais em seu dia a dia, mesmo que sejam pequenas empresas. Por exemplo, não é porque se trata de uma agência de marketing de pequeno porte em Belo Horizonte ou um escritório de contabilidade em Volta Redonda, que os negócios não usaram certificados digitais para validar sua documentação.
Isso se tornou especialmente mais comum após a pandemia do novo coronavírus, em que mais e mais empresas passaram a resolver tudo digitalmente e, portanto, a precisar de um certificado. Mas quais empresas precisam ter um certificado digital obrigatoriamente? Veremos a seguir!
O que é um certificado digital?
Um certificado digital é um tipo de software (também pode estar em um hardware específico) que é único para cada pessoa e garante a integridade de uma assinatura digital. Basicamente, é uma espécie de comprovante de identidade em ambientes online e digitais, garantindo a sua identidade e dando integridade e validade jurídica a esses espaços.
O certificado digital tem validade jurídica junto a órgãos públicos, tribunais, fiscalização e outros elementos, sendo muito usado, portanto, para validar documentos digitalizados ou garantir a validade de contratos digitais.
Para empresas, existem dois tipos diferentes de certificados digitais. São eles:
- A1: um tipo de software que é instalado em um ou mais computadores, com validade de 1 ano, e que é usado para validar assinaturas e documentos;
- A3: um dispositivo físico que é usado para assinaturas digitais e tem validade de 3 anos. Normalmente, assume a forma de um smartcard, mas antigamente era mais comum vê-lo como um token.
Quais empresas precisam ter um certificado digital?
Nem toda empresa precisa ter um certificado digital. É verdade que eles facilitam bastante o dia a dia de praticamente qualquer negócio, mas não são obrigatórios para muitas empresas. Na verdade, existem três cenários apenas em que ter um Certificado Digital é obrigatório. Confira quais a seguir:
- empresas do Lucro Presumido (regime tributário para negócios que não se encaixam mais no Simples Nacional);
- empresas do Simples Nacional em cidades que exigem o certificado (como Porto Alegre ou Belo Horizonte);
- empresas com funcionários que precisam usar o eSocial (enquanto o programa não é extinto).
Essas são as empresas cuja obtenção de um certificado digital é algo obrigatório. No entanto, existem outros negócios que, mesmo não tendo a obrigatoriedade do recurso, podem se beneficiar bastante dele.
Por exemplo, toda empresa que trabalha em Home Office com a contratação de talentos que são Pessoas Jurídicas, pode se beneficiar de um certificado digital ao reduzir muitos custos fazendo contratos digitais assinados com esse tipo de recurso.
O mesmo vale para escritórios de advocacia que podem facilitar muito a vida dos seus clientes e profissionais ao usar certificados digitais para lidar com versões digitais de contratos e outros processos.
Como obter um certificado digital?
Agora que você já descobriu se é ou não obrigado a ter um certificado digital em sua empresa, é hora de entender como isso funciona e como obter um no dia a dia. O processo para conseguir um certificado digital inicia no contato com uma instituição certificadora, um órgão que tem a autorização para emitir certificados, mais ou menos como os cartórios fazem com o reconhecimento de firma.
Cada certificadora pede uma documentação diferente para emitir o certificado digital, mas normalmente os documentos pedidos são o ato constitutivo da empresa (estatuto ou contrato social), cartão do CNPJ e um cadastro do Sintegra Estadual (em caso de empresas de comércio).
De posse dos documentos, será necessário ir presencialmente até à autoridade certificadora, fazer uma coleta de biometria e cumprir outros passos. Em seguida, o certificado digital será emitido e a empresa poderá começar a usá-lo tranquilamente.
O processo tem um custo, claro, mas não é algo tão fora da realidade, especialmente quando se considera os benefícios desse tipo de recurso. Portanto, toda empresa que tiver a oportunidade de usar um certificado digital, vale a pena obter um para poder usufruir das vantagens obtidas e modernizar o seu negócio. Isso tudo pode ser a diferença entre processos internos mais facilitados e com melhor custo-benefício.
Pronto! Agora que você já viu quais empresas precisam ter um certificado digital, é hora de obter o seu caso seu negócio esteja na lista. Mesmo que ele não esteja, vale a pena procurar por um certificado digital para a sua empresa poder lidar com documentos digitais e facilitar bastante o seu dia a dia e a execução de certas tarefas burocráticas.
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