Estratégias de guerra para superar a crise (pt. 1) – de olho no caixa

Está faltando dinheiro na sua empresa? Então, saiba o que fazer para resolver o problema, no primeiro post da série.

A partir desta semana, vamos iniciar a série Estratégias de guerra para superar a crise, que trará dicas sobre gestão de empresa em cada post. O objetivo é fazer com que os empresários reflitam sobre questões como caixa, custos, vendas, compras e pessoas; e conheçam algumas soluções que podem tirar o negócio do vermelho.

Todo o conteúdo da série será baseado nas informações da publicação Alavanque sua empresa em tempos de turbulência, produzida pelo Sebrae em SP.

Este é o primeiro post da série, e vai abordar a gestão do caixa. Confira:

Está faltando dinheiro na minha empresa! O que fazer?

A falta de dinheiro na empresa pode ser resultado de decisões equivocadas, como estoque parado por excesso de compras ou venda de produtos a preços que não cobrem os gastos da empresa etc. Para que erros assim não ocorram, é preciso acompanhar a movimentação financeira da empresa, ou seja, conhecer exatamente o que está acontecendo no caixa. Isso significa ter resposta para perguntas, como: as vendas estão satisfatórias? O que vendo mais? Com o que gasto tanto?

Para diagnosticar o motivo da falta de dinheiro, adote uma rotina de controles. Acompanhe as movimentações no caixa e nas contas bancárias; as contas a pagar e a receber; e as entradas e saídas do estoque.

Confira dicas de como fazer estes e outros controles financeiros:

1) Controle de caixa e bancos
No caixa e bancos registram-se todas as entradas e saídas de dinheiro do dia, além de apurar o saldo existente. Recomenda-se conferir diariamente o caixa e o saldo bancário. A principal finalidade desse controle diário é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. Se existir diferenças, apurá-las no mesmo dia.

2) Contas a pagar
Registro mensal de todos os compromissos que a empresa tem e que representam seus gastos, ou seja, é a identificação de todas as obrigações a pagar da empresa dentro do mês. Para fazer este controle, crie uma tabela com os seguintes campos (confira o modelo da tabela na publicação do Sebrae em SP):

• Vencimento;
• Credor;
• Histórico;
• NF;
• Data de pagamento;
• Valor pago;
• Juros;
• Descontos.

Observe que os campos vencimento, credor, histórico, NF e valor são preenchidos no momento em que ocorre a compra do insumo. Já os campos data de pagamento, valor pago, juros e descontos serão registrados apenas no dia em que o pagamento foi realizado pela empresa. Assim, a empresa conseguirá relacionar o quanto de juros paga ou o quanto de descontos recebe por antecipar os pagamentos.

3) Contas a receber
Registro mensal de todos os seus recebimentos. Para fazer este controle, crie uma tabela com os seguintes campos (confira o modelo da tabela na publicação do Sebrae em SP):

• Vencimento;
• Cliente;
• Histórico;
• NF;
• Valor;
• Data de pagamento;
• Valor pago;
• Juros;
• Descontos.

Os campos vencimento, cliente, histórico, NF, e valor são preenchidos no momento em que ocorre a venda. Já os campos, data de pagamento, valor pago, juros e descontos são inseridos apenas no dia em que o cliente realizar o pagamento. Assim, a empresa conseguirá apurar a sua inadimplência, considerando o valor total que deveria ter recebido e o valor total recebido de fato.

4) Diagnósticos
Com base nas informações do controle das contas a pagar e receber, é possível fazer alguns diagnósticos sobre a situação da empresa em um determinado período. Por exemplo, verificar o preço de venda calculado ajuda a responder o porquê falta dinheiro para a empresa, pois às vezes o preço de venda é calculado de maneira equivocada.

Confira alguns diagnósticos que contribuem para a sua empresa encontrar o ponto de equilíbrio:

• Fornecedores: quanto a empresa gasta com matéria-prima? A partir da soma desse gasto, a empresa pode realizar o acompanhamento desse indicador, e com o passar dos meses checar se o volume de compras varia proporcionalmente ao volume de vendas. Caso o volume de compras seja sempre proporcionalmente maior ao de vendas, pode ser sinal de que a empresa compra mais que o necessário. Nas compras de matéria-prima, uma dica é colocar no campo “credor” do controle das contas a pagar a palavra “fornecedor”, e em seguida o nome do fornecedor, assim, a empresa pode classificar esse gasto e fica mais fácil para realizar a soma.

• Pró-labore: o valor do pró-labore deve ser estabelecido levando em consideração a situação financeira da empresa, ou seja, quanto é possível ter de pró-labore para os sócios. Com esse valor o empresário deve adequar seu estilo de vida. O pró-labore tem que ser retirado do caixa apenas uma vez por mês.

• Gastos fixos: são aqueles gastos que a empresa precisa pagar independentemente do volume de suas vendas, como aluguel, água, energia elétrica, salário e encargos de funcionários etc. Uma dica é preencher, no controle Contas a Pagar, o campo “credor” com a palavra “gasto fixo” e, em seguida, especificar este gasto. Exemplo: Gasto Fixo – Aluguel. Dessa maneira, o empresário poderá somar com mais facilidade esses gastos e checar o quanto estes valores representam percentualmente ao faturamento da empresa.

• Despesas variáveis: as despesas variáveis são valores gastos inerentes à obtenção de receitas, como impostos sobre as vendas e valor pago proporcionalmente às vendas recebidas através das operadoras de cartões de crédito e débito. Para este acompanhamento, preencha na tabela Contas a Pagar o campo “credor” com a palavra “despesa variável” e, em seguida, especificar este gasto. Exemplo: Despesa Variável – Imposto. Assim, é possível verificar o montante desse gasto e, inclusive, motivar o empresário a tentar negociar taxas melhores com as operadoras de cartões, por exemplo.

• Faturamento por linha de produto: conhecer o faturamento de seus produtos e serviços por linha de produtos auxilia o empresário a direcionar esforços de marketing, e alavancar ou focar as vendas em determinada linha. Com esta informação, o empresário também pode chegar à conclusão que não vale a pena oferecer determinada linha de produtos ou serviços. Para especificar este item, o empresário pode apontar no campo “histórico” de contas a receber uma palavra/frase relativa a determinada linha de produto.

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Fonte: Alavanque sua empresa em tempos de turbulência, do Sebrae em SP.

Edição: Fernanda Peregrino, da FC Comunicação.

Imagem: Freeimages.com