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Como montar um escritório de contabilidade

Como montar um escritório de contabilidade

Confira uma ideia de negócio completa sobre Como montar um escritório de contabilidade. Abaixo dividimos o conteúdo em tópicos como mercado, custos, pessoas, investimentos, divulgação, exigências legais e mais dicas.

Abrir um escritório de contabilidade é um projeto de muitos profissionais, e até mesmo de estudantes que nem terminaram o curso ainda.

Para alguns é um sonho ser dono do próprio escritório de contabilidade, já para outros é a possibilidade de deixar de ser empregado para dedicar-se ao seu próprio negócio.

Seja qual for a situação, a verdade é que assim como em qualquer outro negócio, empreender no segmento de contabilidade requer características de verdadeiros empreendedores.

Abrir um escritório de contabilidade não é sinônimo de sucesso, mas ter atitudes diferenciadas, comprometimento, determinação e muito profissionalismo pode ser o caminho para o reconhecimento e grandes oportunidades de negócio.

Para quem deseja atuar neste segmento é fundamental pensar sobre algumas questões:

·        Quais serão os serviços oferecidos ao mercado?

·        Seu escritório será segmentado ou generalista?

·        Qual será o público alvo?

·        Seu negócio será totalmente presencial ou com apoio virtual?

·        Qual será seu diferencial com relação aos concorrentes?

Ao pensar sobre estas questões seu escritório de contabilidade começara a tomar forma e os pontos fortes e a melhorar serão evidenciados.

O trabalho diário de um contador, permite ao escritório gerar um banco de informações que são utilizadas pelos governos municipal, estadual, federal, fornecedores e o próprio empresário.

Um escritório contábil, concentra suas atividades em quatro departamentos:

1 – Departamento Contábil

Mensura as informações patrimoniais e os resultados da empresa. As informações sobre o lucro ou prejuízo serão fundamentais para que o empreendedor tome decisões estratégicas sobre o direcionamento dos negócios.

2 – Departamento Pessoal

Esta responsabilidade inclui todas as ações referentes a gestão contábil dos profissionais da empresa, tais como: documentação de admissão, demissão, direitos e obrigações, transmissão de declarações sociais etc.

3 – Departamento Fiscal

Calcula impostos e contribuições sociais devidos através do faturamento, e transmite as diversas declarações fiscais exigidas pelos diversos órgãos

4 – Departamento Societário

Alterações de contrato social, Emissão de Alvarás, Abertura de filial, Emissão de Licenças, Desembaraços burocráticos, Aumento de capital, etc.

Empreender neste segmento, exige habilitação com exame de suficiência e registro no Conselho Regional de Contabilidade do seu estado.

Na última década, com o desenvolvimento da computação em nuvem, da mobilidade e das tecnologias preditivas, o contador deixou, definitivamente, de ser um mero escriturador para se tornar parte integrante das decisões do negócio. Por isso, se você deseja ingressar na área, será preciso desenvolver competências inéditas, mas cruciais para seu sucesso no escritório de contabilidade e no setor de um modo geral.

Conhecer os detalhes do mercado é muito importante para o empreendedor que deseja alcançar o sucesso em seus negócios. Isso não é diferente para quem irá atuar com um escritório contábil.

Todas as decisões, estratégias, gerenciamento de vendas e até mesmo ações de marketing estão diretamente ligas ao conhecimento do mercado de atuação. Portanto, quanto mais conhecer o mercado, a perspectiva do consumidor, a qualidade dos serviços e produtos, melhor será o desempenho do negócio.

As chances de sucesso aumentam quando sabemos onde estamos inseridos e quais tendências e fatores de mercado impulsionam ou impem mudanças no segmento:

·        Cenário

Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade de 2019,  https://cfc.org.br/registro/quantos-somos-2/ o Brasil possui 519.729 profissionais da contabilidade ativos. São Paulo é o estado com o maior número de profissionais registrados: 150.692, número que corresponde a 29% do total. A maioria das organizações contábeis do país também se concentra no Estado de São Paulo. São 21.279, ou 30%, de um total de 69.778 empresas em todo o Brasil, que atendem a mais de 5 milhões de empresas.

·        Tendências

A tendência é que se torne comum na área contábil o uso de sistemas online de entrada e processamento rápido de informações. O objetivo será projetar aumento/redução de receitas, elevação da margem de endividamento (de acordo com flutuações de câmbio e juros), além de dados em tempo real de queda no volume de pedidos, aumento ou queda dos indicadores regionais de consumo etc. As tecnologias como Big Data também podem ser usadas no setor de compliance e auditoria, pois é importante para detectar fraudes em escriturações.

·        Evolução do setor

Atualmente os setores financeiro e contábil cada vez mais são colocados à prova (principalmente após a edição da Lei Anticorrupção), as atividades de adequação ao cumprimento de normas, prevenção de fraudes e exigência de padrões éticos nas ações internas/externas das corporações criaram novas demandas empresariais, exigindo dos profissionais do mercado contábil novas competências, uma delas é ser mais consultivo para tomada de decisão e ajudar o cliente a conhecer o lucro real da sua empresa com dados analíticos.

A internacionalização das empresas, bem como a necessidade de atrair investimentos estrangeiros, fez com que inúmeras organizações nacionais buscassem essa uniformização. Tornou-se inevitável, ao longo dos anos, promover mudanças legais na direção de uma maior harmonização com o que é praticado no exterior.

·        Perfil do profissional contábil

Neste novo cenário a pós-graduação ou cursos específicos em controladoria, auditoria, compliance e gestão de perícia contábil, é um caminho natural para muitos recém-formados em Ciências Contábeis e até mesmo para os profissionais que pararam no tempo. O novo profissional é aquele que possui expertise e, ao mesmo tempo, amplitude de visão. Perceba que o antigo profissional de visão estrábica, que só conhecia o suficiente para escriturar livros contábeis, ficou para trás. As organizações precisam de especialistas com olhar global, o que impõe multidisciplinaridade e contribuem com o planejamento estratégico. Perceba que o antigo profissional de visão estrábica, que só conhecia o suficiente para escriturar livros contábeis, ficou para trás. As organizações precisam de especialistas com olhar global, o que impõe multidisciplinaridade e contribuem com o planejamento estratégico.

·        Nicho de mercado

O contador moderno pode atuar em vários nichos de mercado, sendo que alguns oferecem melhores oportunidades de negócios e função do crescimento do setor no mercado atual, veja algumas opções:

– Contabilidade Financeira

Contadores também podem trabalhar com investimentos, tanto na venda ou compra de valores mobiliários quanto em outras opções de aplicações financeiras.

– E-commerce

Lojas virtuais são bastante promissoras: por consistirem em um ramo novo que está em constante expansão, os empresários ainda têm dúvidas sobre as licenças e documentos necessários para iniciar o negócio.

– Agropecuária

A agropecuária consiste em um conjunto de atividades rurais relacionadas à produção vegetal (agrícola) e à criação de animais (pecuária). Esse nicho envolve o controle eficiente e o bom gerenciamento do agronegócio.

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Toda empresa precisa em determinado momento de um contador, mas só alcançam relevância nos negócios os escritórios de contabilidade que apresentam serviços diferenciados, conhecem as tendências de mercado, escolhem nichos específicos e entendem o perfil do novo consumidor.

A localização é um fator importante para qualquer empresa, por este motivo merece um bom planejamento.

O empreendedor que planeja todos os aspectos relacionados a localização de seu escritório de contabilidade, terá maior chance de sucesso e com certeza reduzirá os riscos de uma escolha errada que poderá comprometer seu negócio no futuro.

Hoje os escritórios de contábeis contam com a conveniência dos meios de comunicação para atender seus clientes, sendo que alguns atendem in-company e outros totalmente de forma virtual.

Seja qual for o formato escolhido para seu negócio é fundamental pensar a longo prazo sobre as vantagens e desvantagens relacionadas a localização.

Confira algumas dicas para fazer a escolha correta. 

1 – Home Office – Escritório na própria residência.

A opção mais barata de todas é montar um escritório na própria residência. Essa alternativa é viável enquanto trabalhar sozinho, mas se você deseja crescer, é bem provável que tenha que encarar outra opção mais cedo ou mais tarde. Mesmo sendo na própria residência, deverá ser tratado com uma empresa, e precisa atender as normas legais de abertura, veja mais detalhes no capitulo- Exigências Legais e Específicas 

2 – Atendimento Virtual

Atualmente os modelos de comunicação, permitem que muitas empresas de contabilidade, atendam no formato virtual, sem a necessidade do escritório físico. 

3 – Coworking

Uma alternativa de baixo custo é montar um escritório em um ambiente compartilhado em um coworking, onde você dividirá mesa com outras empresas e terá uma sala de reunião disponível quando precisar. Alguns coworkings oferecem salas privativas, que são úteis ao decorrer da evolução e crescimento do escritório contábil.

4 – Espaço comercial físico

A alternativa de maior custo, é também a mais profissional. É inevitável considerar que, para quem quer crescer, ter uma sala comercial inteira à disposição do escritório de contabilidade é muito melhor. Para aqueles que desejam ter uma estrutura física, é importante que o empreendedor esteja atento a questões como acessibilidade, número de concorrentes nas proximidades e condições de estacionamento.

Algumas perguntas são norteadoras na hora de escolher o ponto comercial:

·        Facilidade de acesso para clientes e funcionários

·        Facilidade de estacionamento (local ou próximo)

·        O local favorece a venda por impulso

·        Proximidade de estações e pontos de transporte coletivo

·        Infraestrutura de serviços (restaurantes, farmácias, bancos)

·        Segurança da região

·        Infraestrutura de serviços públicos (Bombeiros, Polícia, Correio etc.)

·        Verificar se o local não está sujeito a inundações ou áreas de risco

·        Disponibilidade dos serviços de água, luz, telefone e internet

·        Serviços de recolhimento de lixo

·        Preço de aluguel

·        Qualidade dos imóveis disponíveis

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Cuidados! 

Confira orientações para você não se arrepender da escolha do ponto comercial:

·        Evite locais em frente a ponto de ônibus

·        Fique longe de locais que causem sensação de insegurança

·        Tente evitar últimos andares ou locais de pouca mobilidade

·        Analise a legislação do município antes de qualquer decisão.

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Analisar todos os aspectos da localização é fundamental para evitar erros ou gastos desnecessários, principalmente para quem esta começando neste segmento. Para conhecer mais detalhes sobre a localização, acesse o artigo do SEBRAE – Como escolher a melhor localização para o seu negócio

Para abrir um Escritório de Contabilidade, o empreendedor poderá ter seu registro de forma individual ou em um dos enquadramentos jurídicos de sociedade. Ele deverá avaliar as opções que melhor atendem suas expectativas e o perfil do negócio pretendido.

Leia mais sobre este assunto no capítulo – Informações Fiscais e Tributárias.

Para abertura e registro de um Escritório de Contabilidade é necessário realizar os seguintes procedimentos:

·        – Registro Empresarial na Junta Comercial;

·        – Obtenção do CNPJ na Secretaria da Receita Federal;

·        – Secretaria Estadual de Fazenda;

·        – Registro na prefeitura municipal, para obter o alvará de funcionamento;

·        – Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal);

·        – Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;

·        – Registro no Corpo de Bombeiros Militar: órgão que verifica se a empresa atende as exigências mínimas de segurança e de proteção contra incêndio, para que seja concedido o “Habite-se” pela prefeitura.

·        – Alvará de licença da Vigilância Sanitária;

·        – Registro no Conselho Regional de Contabilidade.

Informações Gerais:

Para a instalação do negócio é necessário realizar consulta prévia de endereço na Prefeitura Municipal/Administração Regional, sobre a Lei de Zoneamento.

É necessário observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC)

A Lei 123/2006 (Estatuto da Micro e Pequena Empresa) e suas alterações estabelecem o tratamento diferenciado e simplificado para micro e pequenas empresas. Isso confere vantagens aos empreendedores, inclusive quanto à redução ou isenção das taxas de registros, licenças etc.

Nota!

Antes de iniciar suas atividades comerciais o empreendedor deverá verificar a necessidade obtenção do alvará de funcionamento, de licença sanitária e registro de responsabilidade técnica no Conselho Regional de Contabilidade

A estrutura organizacional de um escritório requer muita atenção por parte do empreendedor. Afinal, é a estrutura organizacional que impacta no desenvolvimento dos serviços e, como consequência, na qualidade dos resultados.

Hoje vivemos na era da informação, e os modelos convencionais de escritórios, podem não ser a melhor opção.

Para início de atividade é importante entender que existem 2 estruturas básicas para o modelo organizacional, sendo:

1 – Estrutura por cliente

2 – Estrutura por especialidade

Entender os modelos estruturais permitirá ao empreendedor optar pela melhor opção de negócio.

1 – Estrutura por cliente

Utilizada, geralmente, em pequenos e médios escritórios, a estrutura por cliente é aquela na qual o contador fica responsável por realizar todos os serviços demandados pelo cliente. Um único profissional é responsável por realizar todas as tarefas, como abertura de empresa, folha de pagamento, pagamento de tributos etc. Além disso, o contador também é encarregado por realizar o atendimento ao cliente e manter um bom relacionamento com o mesmo.

Nota:

Esta estrutura é somente para escritórios pequenos e com poucos clientes. Com a expansão dos serviços o modelo deverá ser revisto para evitar perder clientes ou comprometer a qualidade dos serviços.

2 – Estrutura por especialidade

Neste modelo, há departamentos específicos para cada serviço e os profissionais que trabalham neles são especializados no que fazem. Eles não têm acesso ao cliente e ficam responsáveis somente por realizar os serviços.

Estes são os dois modelos para um escritório de contabilidade, independentemente de qual for escolhido é importante conhecer quais são os departamentos:

·        Departamento de legalização

Responsável por realizar a abertura de uma empresa.

·        Departamento fiscal

Responsável por receber todas as notas fiscais, realizar a escrituração das notas e apuração dos impostos mensais e anuais.

·        Departamento contábil

Realizará toda a verificação e análise das movimentações financeiras de um negócio.

·        Departamento pessoal

Realizará todas as ações obrigatórios para manutenção dos funcionários das empresas.

A estrutura escolhida pelo empreendedor precisa ser agradável, confortável e com muita praticidade para receber os clientes e ampliar as oportunidades de negócios.

Preparamos algumas dicas para ajudar na estrutura de um local apropriado para seu escritório de contabilidade:

·        Recepção

Espaço destinado à instalação de todo o aparato de recepção, tanto em termos de atendimento, quanto de espera, devendo ser um espaço muito bem decorado, com sofás e cadeiras especiais, tudo em prol da satisfação do cliente.

·        Sala de trabalho

Área em que serão dispostos os computadores e mesas para o desenvolvimento dos serviços relacionados à contabilidade, propriamente dita, devendo ser montado ilhas de trabalho, facilitando assim o desenvolvimento da atividade principal da empresa.

·        Sala de reunião

Espaço destinado à realização de reunião com os clientes, visando direcionar os trabalhos de contabilidade a ser proposta junto ao cliente. Esse mesmo espaço deverá ser utilizado para as reuniões de alinhamento dos trabalhos com a equipe interna.

·        Sala de arquivo

A contabilidade é um atividade complexa e exige a manipulação e arquivo de muitos documentos. Este espaço deverá ser cuidadosamente escolhido para evitar deterioração dos documentos.

Para a estrutura acima, estimamos uma área de 30 a 50m², mas é importante lembrar que a estrutura pode mudar radicalmente se a opção do empreendedor seguir para o modelo virtual e/ou estruturas de coworking.

A quantidade de pessoas para um escritório de contabilidade dependerá do modelo de negócio que o empreendedor deseja para sua estrutura funcional.

No início de atividade uma opção é a estrutura por cliente, onde os serviços podem ser executados somente pelo contador, com aporte de um bom notebook, smartphone e internet.

Como o desejo de todo contador é crescer e montar um escritório por especialidade, apresentamos algumas das principais funções e suas características:

·        Contador

O contador será o profissional responsável por toda gestão contábil de uma empresa. O contador precisa de habilidade e características especificas:

·        Formação especifica e credenciamento nos conselhos de classe

·        Conhecimento técnico especifico de cada especialidade

·        Reconhecer, definir e ter senso de prioridade diante de problemas

·        Ter raciocínio lógico, crítico e analítico

·        Habilidade de relacionamentos com clientes e funcionários

·        Habilidade para negociar

·        Inteligência emocional para lidar com possíveis conflitos;

·        Disciplina e autocontrole;

Para aqueles que desejam contratar um assistente ou atendente, é importante observar algumas características.

·        Atendente/assistente

Este cuidará do atendimento ao cliente, agenda de trabalho e lançamentos diversos. Algumas características e habilidades são fundamentais:

·        Cortesia e educação para com os clientes e colegas

·        Disciplina e organização

·        Conhecimento dos serviços da contabilidade

·        Idoneidade, ética e valores morais e pessoais

·        Boa apresentação pessoal

·        Domínio de técnicas de vendas e atendimento ao público

·        Preferencialmente que estejam cursando contabilidade

Os empreendedores que optarem pelo modelo de negócio por especialidade, deverão contratar profissionais habilitados para cada setor.

·        Especialistas

Estes profissionais serão especialistas e responsáveis pelos departamentos de legalização, fiscal, contábil e departamento pessoal. Dentre suas habilidades e características estão:

·        Preferencialmente formação especifica na área

·        Conhecimento técnico especifico de sua especialidade

·        Reconhecer, definir e ter senso de prioridade diante de problemas

·        Ter raciocínio lógico, crítico e analítico

·        Inteligência emocional para lidar com possíveis conflitos

·        Disciplina e autocontrole

·        Senso de prioridade

Um escritório de contabilidade exige profissionais altamente qualificados e com conhecimento técnico especifico. Atuar neste segmento requer investir em educação continuada para todos os integrantes da equipe do escritório de contabilidade.

Recomenda-se a adoção de uma técnica de retenção de pessoal, desta forma a empresa diminuirá os níveis de rotatividade e obterá vantagens como a criação de vínculo entre a profissionais, contador e clientes.

Outra dica importante para formação de uma equipe é a contratação de estagiários de cursos específicos. Consulte uma empresa de integração como ciee , smartestagio superestagio  e outras.

A relação de equipamentos para um Escritório de contabilidade irá depender do tamanho e área de atuação. No geral a estrutura pode ser composta pelos grupos:

Equipamentos de informática e telecomunicação
Computador
Impressora
Softwares
Equipamento telefônico
Mobiliários e outros equipamentos / utensílios
Mesas / Cadeiras
Armários
Purificador de água
Mesas para refeitório e cozinha
Cafeteira, micro-ondas, geladeira
Utensílios de cozinha 

Isso poderá ser o passo inicial para o negócio, a medida em que o empreendimento tomar novas proporções com aumento das vendas, iniciará uma nova fase, com acréscimo de sua estrutura.

A principal matéria prima dos escritórios de contabilidade é o capital intelectual de seus profissionais. Mas não podemos esquecer dos insumos que são utilizados diariamente para prestação de serviços de consultoria (folhas, canetas, água, café etc.)

escritório de contabilidade, que deseja oferecer serviços diferenciados, precisa entender a realidade das empresas que atende, e nada mais justo que conhecer as técnicas de gestão de estoque, isso pode ser um grande diferencial uma demonstração de profissionalismo para seu cliente.

Toda e qualquer empresa, precisa de uma gestão de estoque eficiente, para a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e também ajudará na formação do capital de giro. O equilíbrio entre compra, armazenamento e consumo é medido com três importantes indicadores:

·        Giro dos estoques: é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado por meio das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Nota:

Quanto maior for a frequência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques.

·        Cobertura dos estoques: é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento.

·        Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão

Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e de entrega dos produtos na sede da empresa.

Agora que você conhece sobre gestão de estoque, use estas informações a seu favor no momento de oferecer diferenciais aos seus clientes e demonstrar a qualidade de seus serviços de contabilidade.

A organização do processo produtivo deve ser adotada em todo escritório de contabilidade, independentemente do tamanho e das especialidades. A organização e padronização dos processos é um fator definidor de sucesso ou fracasso de empresas.

A organização de processos no ramo contábil, precisa de atenção redobrada, pelo fato das atividades exercidas serem excepcionalmente complexas e exigirem o cumprimento de normas técnicas, vencimentos específicos etc.

Antes de qualquer organização, é fundamental mapear os processos por grau de importância. Essa é uma técnica onde o fluxo de atividades internas da empresa são desenhadas com o objetivo de identificar todas suas entradas, saídas e ações, permitindo visualizar as atividades essenciais, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos nos produtos e atrasos.

Uma das técnicas para esta organização é a separação dos processos por cores, veja:

·        Azul:  Serviços simples, os processos decorrem sem complicações

·        Verde: Serviços de média complexidade, os processos estão mais suscetíveis a erros e demandam mais tempo

·        Vermelhos: Processos complicados e complexos, morosos e que exigem muita atenção

·        Amarelo: Caminhos alternativos que chegam ao mesmo resultado de forma mais simples e inteligente.

Após esta classificação de complexidade dos processo é possível estabelecer a padronização de processos. Preparamos algumas dicas:

Processo 1  PlanejamentoFazer a coisa certa no momento certo do jeito certo!

É a etapa mais importante, o momento de pensar e preparar toda estratégia para as demais etapas. O ideal é usar a matriz de Covey , para priorizar as atividades e adiar aquilo que não exige tanta urgência para ser feito. Estabeleça um limite de horas para cada atividade, e priorizar as atividades mais urgentes.

Processo 2  ProtocoloEsta esta consiste no registro de entrada, circulação e saída de todos os documentos que circulam dentro do escritório. Esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório, inclusive mantendo controle de prazos e outros.
Processo 3  Escrita FiscalÉ o processo inicial das operações contábeis. Neste processo ocorre o registro de todas as Notas Fiscais de entrada e de saída, e suas obrigatoriedades.
Processo 4  ContabilidadeNeste processo ocorre a consolidação de todas as informações geradas pelos departamentos. Neste processo será informado a empresa quais as melhores condições para atuação, pagamentos etc.
Processo 5  Departamento PessoalEste processo é responsável por cuidar de todos os direitos, deveres e obrigações relacionados a contratação, manutenção e demissão de funcionários.
Processo 6  ArquivoEste processo é importante para manutenção de forma organizadas de todos os documentos que ficarão sob os cuidados do escritório.

Nota:

Devido a complexidade dos processos em um escritório contábil, é quase impossível não ocorrer imprevistos. Na hora de organizar a rotina contábil, é importante conseguir prever alguns desafios que estarão por vir. Dessa forma, fica mais fácil enfrentá-los de maneira tranquila, sem alterar demais o que já havia sido planejado.

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Além dos processos organizacionais da prestação de serviços para as empresas, o escritório contábil deverá estabelecer processos para gestão interna do escritório, tais como: administração, finanças, recursos humanos etc. De nada adianta prestar um excelente serviço ao cliente e não cuidar do próprio escritório.

Seguindo estas etapas, buscando sempre novas informações, colocando a satisfação do cliente como foco, as oportunidades de negócios serão exitosas e conseguira ótimas experiências em seu escritório de contabilidade

A tecnologia está cada vez mais presente nos negócios e as empresas que desejam manter-se competitivas precisam entender a importância de acompanhar essa evolução.

O crescimento de um escritório de contabilidade esta diretamente associado ao uso inteligente da automação e seus benefícios.

A prática de automação consiste em substituir processos manuais por sistemas automáticos, que proporcionam a integração de tarefas e informações, maximizando a produtividade de toda a equipe de contabilidade, oferecendo automatizações na conciliação bancária, facilitação na montagem do plano de contas, importação automática de arquivos, cálculo de tributos, notas fiscais, escrituração contábil entre outras facilidades

Existem vários softwares no mercado, o mais indicado é que o empreendedor invista em softwares específicos para escritórios de contabilidade. Atuando de forma personalizada, ele oferece benefícios práticos para o dia a dia de trabalho, como:

·        Centralizar e sincronizar informações

·        Otimizar processos, reduzindo o tempo despendido em tarefas burocráticas e manuais

·        Manter as informações atualizadas

·        Facilitar o lançamento de dados

·        Proporcionar maior controle financeiro

·        Otimizar o fluxo de trabalho

·        Reduzir o trânsito de documentos físicos na empresa

·        Aumentar a confiabilidade dos dados

Além destes benefícios, a automação também garante algumas vantagens para a gestão do escritório de contabilidade:

·        Crescimento financeiro

O fluxo de caixa fornecerá dados em tempo real, sobre saúde financeira do escritório. Com estas informações o gestor pode tomar decisões com mais assertividade.

·        Redução de custos

Automatizar processos reduz custos com mão de obra, infraestrutura, material de consumo e servidores físicos.

·        Arquivo e organização de documentos

A automatização dos processos, todos os documentos do escritório ficam armazenados em um só lugar, na nuvem, e só podem ser acessados por pessoal autorizado, além de terem sua segurança contra perdas assegurada por meio de backups periódicos.

·        Planejamento estratégico

O sistema melhora a comunicação entre os dados e facilita o acesso às informações por parte dos funcionários, proporcionando tomadas de decisão mais ágeis e assertivas.

·        Diminuição do índice de retrabalho

Os processos automatizados, eliminam as ocorrências de retrabalho, reduzindo os prejuízos causados por falha humana.

·        Cumprimento de prazos

O sistema reduz os riscos relacionados a perdas dos prazos de entregas de documentos, atualização de informações, geração de impostos etc.

·        Quanto à segurança dos dados

Os processos de um escritório contábil geram uma grande quantidade de dados. Não obstante a maior ou menor relevância das informações, essas devem ser muito bem guardadas e por diversas razões, desde a adequada execução das atividades mais simples às mais complexas

O empreendedor que usar a tecnologia a seu favor, conseguira aprimorar e acelerar todo o processo produtivo, trazendo benefícios ao cliente e ao seu escritório de contabilidade.

 

Podemos entender que os canais de distribuição têm como principal objetivo garantir a distribuição dos seus serviços de contabilidade para os seus clientes.

Geralmente os canais de distribuição são divididos em três grupos, sendo:

1Canal DiretoNeste canal de distribuição, a empresa é a única responsável pela entrega dos serviços para o cliente. Não existe qualquer intermediário.
2Canal IndiretoNeste canal, os intermediários (terceiros) se encarregam desta entrega. No caso de um escritório contábil, alguns serviços como retirada ou entrega de documentos pode ser feito por empresas especializadas em distribuição.
3Canal HíbridoEste modelo de distribuição a empresa faz parte do processo, mas também utilizada intermediários para realização de alguns serviços.

Um escritório de contabilidade, pode optar por mais de um canal de distribuição para agilizar seus processos. Juntamente com os canais de distribuição pode utilizar os multicanais de comunicação (WhatsApp, facebook, etc) para potencializar, agilizar a distribuição de seus serviços.

Nota:

Com a expansão dos negócios é possível que o escritório, terceirize as entregas e coletas de documentos, quando isso acontecer é fundamental que o empreendedor tenha o total controle da qualidade dos serviços que estão sendo entregues aos clientes. Afinal, é o nome de sua empresa que esta sendo representada por terceiros.

Antes de qualquer decisão sobre os canais de distribuição, sugerimos ler o artigo do SEBRAE – Canais de Distribuição.

É importante que o empresário acompanhe todos os processos. Pois entende-se que este processo seja importante para dar agilidade, segurança e credibilidade nas entregas ao cliente.

 

Escritório de contabilidade é um negócio promissor e pode gerar bons resultados ao empreendedor, já que todo negócio formal precisa de um mínimo de escrituração e registro de suas movimentações contábeis registradas em balancetes, balanços e demonstrações contábeis, tanto para manter sua regularidade fiscal junto às autoridades tributárias, quanto para obtenção de crédito, financiamento e também para a participação em licitações e compras públicas, institucionais e governamentais. 

O início de tudo é elaborar um Plano de negócios, uma ferramenta que mostrará com detalhes uma visão ampla sobre a empresa e o mercado onde irá atuar, procure uma unidade mais próxima do SEBRAE e confira como elaborar o seu projeto.

O investimento para este negócio pode ser muito variado, dependendo do tamanho, região montada dentre outros fatores, no entanto a estrutura de investimentos pode ser dividida em dois grupos:

·        Equipamentos de informática e telecomunicação

·        Mobiliários e outros equipamentos / utensílios

A título de exemplo, apresentados a seguir, uma previsão de investimentos para um Escritório de contabilidade com uma estrutura modesta em fase inicial de atividade.

Alertamos que os itens e valores unitários e totais apresentados a seguir são meramente referenciais, para fins de estimativa do investimento necessário, podendo variar de acordo com a quantidade, estilo, local de aquisição, dentre outras variáveis. A cotação foi feita em consulta a internet tendo como referência o mês de novembro/2019.

Equipamentos de informática e telecomunicação
05Desktop ou NotebookR$ 1.200,00R$     6.000,00
02Impressora MultifuncionalR$ 1.100,00R$     2.200,00
Softwares R$     1.500,00
01Kit PABX completoR$ 3.600,00R$     3.600,00
02SmartphoneR$    700,00R$     1.400,00
Mobiliário e outros Equipamentos / utensílios
06Mesa ou unidade de trabalhoR$    300,00R$      1.800,00
12Cadeiras para escritórioR$    200,00R$      2.400,00
01Mesa de reuniãoR$     600,00R$         600,00
08CadeirasR$    200,00R$      1.600,00
02Estante / arquivoR$     500,00R$      1.000,00
01Purificador de águaR$     360,00R$         360,00
01Mesa refeitório 6 lugares com banquetasR$     800,00R$        800,00
01Cafeteira expressoR$     500,00R$        500,00
01RefrigeradorR$   1.300,00R$     1.300,00
01Micro-ondasR$     230,00R$        230,00
01Aparelho de Ar condicionadoR$   1.500,00R$     1.500,00
01Cozinha completa 4 peças – 7 portasR$      750,00R$        750,00
Utensílios de copa e cozinha——-R$     2.000,00
TOTAL DE INVESTIMENTOR$    29.540,00

Nota:

* Não estão considerados os gastos relativos à aquisição ou reforma do imóvel escolhido para a instalação da empresa, pois ele poderá ser alugado;

** Também é importante projetar o investimento de estoque inicial para aquisição de materiais de escritório e copa/cozinha.

Finalizando, o fundamental é que o empreendedor planeje seus gastos, utilize na prática todas as etapas do Plano de Negócios, pois assim sua visão na gestão e controle do empreendimento será completa, permitindo identificar e corrigir possíveis falhas e gargalos no projeto, que possam futuramente impactar de forma drástica no desenvolvimento do negócio.

 

Os trabalhos executados por um Escritório de contabilidade são minuciosos de análises das áreas fiscal, tributária e trabalhista de uma empresa, ou instituição, portanto, é uma atividade que exige tempo para análise. Um mercado bastante concorrido, por isso, é importante manter a qualidade no atendimento e serviços.

Tem igualmente como qualquer outra atividade ou empresa a necessidade de saber administrar e controlar seu Capital de Giro.

O capital de giro é o valor que o Escritório de contabilidade tem para custear e manter as despesas operacionais rotineiras. Esse valor é resultado da diferença entre o dinheiro que a empresa tem disponível para pagamento de seus compromissos.

É o capital de giro que assegura que haja condições de comprar insumos para a execução de serviços, além do pagamento de impostos, salários e outras despesas operacionais.

Ele é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles:

– Prazos médios recebidos para pagamento de fornecedores (PMF);

– Prazos médios de estocagem (PME) – no caso desta atividade o estoque se resume tão somente a pequenas quantidades de itens de insumos utilizados no dia a dia, portanto não sofrem tanto impacto nos cálculos do capital de giro, no entanto alertamos para tomar cuidado com compras em excesso ou desnecessárias;

– Prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Sendo assim, quanto maior o prazo concedido aos clientes, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto é necessário saber o limite de prazo a ser concedido e praticado ao cliente, melhorando desta maneira a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Se o prazo médio a ser praticado com os fornecedores, mão-de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios concedidos ao cliente para pagamento dos serviços de contabilidade, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa.

Daí a necessidade de documentar os processos financeiros, renegociar dívidas, casos as tenham, ter controle do fluxo de caixa e prezar sempre pela redução de custos.

Nesse tipo de negócio, a necessidade de capital de giro pode representar cerca de 25% a 35% do investimento inicial. Este valor é só uma estimativa e poderá variar significativamente dependendo das particularidades do empreendimento definidos no Plano de Negócios.

Planeje de forma equilibrada o Capital de Giro atentando-se a alguns pontos básicos:

1 – Passe um verdadeiro pente fino nas finanças e descubra quais gastos podem ser diminuídos

Negocie com fornecedores o melhor prazo sob o seu ponto de vista, ou seja, melhor para o seu caixa. Crie políticas de incentivo à redução de custo com seus colaboradores e parceiros, minimize desperdícios;

2 – Tenha disciplina na gestão financeira do negócio

Sabemos que gerir a parte financeira da empresa é um trabalho um tanto quanto burocrático e maçante. Mas não tem jeito, é importante manter a disciplina no negócio, daí a necessidade de anotar e controlar cada centavo que entra e sai da empresa;

3 – Negocie os prazos de pagamento com seus fornecedores

É sempre bom lembrar que o prazo de pagamento a fornecedores está diretamente associado à necessidade de capital de giro, pois quanto antes se paga, mais rapidamente o dinheiro sai do caixa. Assim, conseguir maior folga com os fornecedores sempre é vantagem. Pagar rápido só é vantagem quando se tem um bom desconto;

4 – Reveja as formas de recebimento

Em contrapartida, negociar com os seus clientes também é boa forma de melhorar o caixa, pois possibilita à empresa receber com maior agilidade. Isso implica às vezes em melhorar os processos da área de faturamento, com a adoção de tecnologias. Pode dar trabalho, mas compensará no longo prazo pois facilitará a entrada do dinheiro.

Uma das causas mais comuns da falta de capital de giro é um grande descasamento entre a hora de receber e o momento de pagar. Por isso, essa é uma das formas de amenizar o problema. Sabemos que seus concorrentes talvez tenham condições de pagamento facilitadas. Para compensar, uma das saídas possa ser apostar nos diferenciais.

Tão importante quanto saber como abrir um Escritório de contabilidade, é mantê-lo ativo e estável no mercado. A gestão do capital de giro é um dos processos financeiros mais importantes da empresa, e precisa ser feita com responsabilidade e principalmente com planejamento, controle e conhecimento.

 

A redução de custos consiste na busca constante de métodos e estratégias que controlem rigorosamente as contas a pagar e receber. São várias as razões que levam os empreendedores a tratar custos como uma das prioridades mais importantes de seus negócios. A qualidade da informação é essencial para que o controle seja justo e eficaz, não há espaço para se fazer suposições.

Em um Escritório de contabilidade você tem 3 grupos de famílias de custos, são eles, os custos variáveis, custos fixos e despesas comerciais.

Explorando cada um deles, de uma forma mais simples, podemos dizer que:

1 – Custos variáveis

São gastos que ocorrerão em função da prestação dos serviços aos clientes, tais como:

·        Deslocamentos;

·        Insumos nas prestações destes serviços;

·        Materiais aplicados nos serviços.

2 – Custos Fixos

Já os “Custos Fixos” são todos os gastos que a empresa terá em sua operação, não relacionados diretamente a nenhum serviço.

Alertamos que a medida que os negócios cresçam um novo planejamento se faz necessário e em consequência a estrutura e os custos aqui apresentados, devem ser repensados e estruturados conforme o seu Plano de Negócios.

Veja alguns exemplos de custos fixos mensais de um Escritório de contabilidade que esteja em suas atividades iniciais.

Alertamos que os valores apresentados a seguir são meramente referenciais, para fins de estimativa dos custos fixos, variando de empresa para empresa, localização regional e outras variáveis.

Custos Fixos
Salários *R$ 8.200,00
Aluguel, taxa de condomínio, segurança, IPTUR$    800,00
Luz, telefone e acesso à internetR$    400,00
SoftwaresR$    200,00
Propaganda e publicidade da empresaR$    200,00
TotalR$ 9.800,00

* Para este exemplo consideramos uma equipe formada por 01 recepcionista, 01 encarregado de escrita fiscal, 01 encarregado de departamento pessoal e 01 auxiliar de serviços gerais. Atenção em incluir todos os encargos sobre os salários nessas projeções.

3 – Despesas Comerciais

As “Despesas Comerciais” são os gastos que variam conforme o volume de vendas e o volume de clientes.

Como exemplos destacamos:

·        Impostos diretos sobre as vendas (dependerá diretamente do regime tributário escolhido);

·        Comissões de vendas (caso a empresa adote esta política, definir seu percentual);

·        Taxas cobradas pelos meios de pagamento (cartões crédito/débito, boleto bancário) caso sejam estas a forma de recebimentos.

Finalizando, o mercado vem buscando profissionais na área de contabilidade que gerem resultados e que façam com que os serviços oferecidos sejam colocados em prática com sucesso. Quanto mais o profissional ou o Escritório de contabilidade obtiver resultados com clientes, melhor será para o andamento e resultados do negócio.

 

O setor de contabilidade passa por uma grande transformação. O empreendedor precisa estar atento as tendências, mercado, comportamento do consumidor e principalmente conhecer soluções inovadoras que diversifiquem e agreguem valor ao seu negócio.

Ao agregar valor que por definição é incluir inovações e diferenciais, seu escritório contábil, aumentará as chances do cliente escolher seus serviços em relação a outros concorrentes.

Pequenas coisas podem fazer a diferença para que seu escritório, possa crescer, sem altos custos. Vamos conhecer algumas delas e, se você, como empresário, souber utilizá-las, certamente verá sua clientela crescer e se fidelizar:

·        Mudar o nicho de mercado

Atualmente a maior receita dos escritórios vem do serviços de compliance tributário, que nada mais é que entrega para seus clientes do cálculo de impostos e cumprimento de obrigações. Isso todo escritório faz, a concorrência é enorme.

·        De contador para consultor

O contador assume o papel de consultor, orientando sobre os melhores impostos, regimes tributários e ações para o crescimento da empresa.

·        Utilizar tecnologias como Big Data

O novo profissional da área contábil precisa ir além de olhar para o dinheiro que saiu; precisa ser capaz de projetar o futuro. Com as automatizações, a atividade burocrática se torna analítica.

·        Especializar-se em compliance, auditoria e controladoria

As atividades de adequação ao cumprimento de normas, prevenção de fraudes e exigência de padrões éticos nas ações internas/externas das corporações criaram novas demandas empresariais, exigindo dos profissionais do mercado contábil novas competências.

·        Desenvolver uma visão sistêmica da empresa

As organizações precisam de especialistas com olhar global, o que impõe multidisciplinaridade e contribuem com o planejamento estratégico.

·        Tornar-se um especialista em relações interpessoais

O fato de a profissão deslocar-se para um âmbito mais gerencial aumenta também essa exigência, inclusive no que diz respeito à capacidade de persuasão.

·        Preparar-se para a internacionalização da contabilidade

Atualmente é comum empresas atuarem com importação, exportação e ações financeiras no exterior. Os profissionais do setor contábil devem estar cientes da necessidade de capacitação e atualização rumo aos padrões internacionais da área.

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Estas são algumas ações, mas é importante ressaltar que assim como qualquer negócio os empreendedores do setor de contabilidade, precisam estar atentos as novidades do mercado, ouvir seus clientes e sempre oferecer o que há de melhor no segmento.

Os meios para divulgação de um escritório de contabilidade, variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Negócios dessa natureza requerem contato pessoal, onde a credibilidade e confiabilidade dos serviços fazem a diferença no momento da contratação. Nos primeiros meses de existência da empresa é fundamental o contato pessoal. Com o crescimento da confiança por parte dos clientes o atendimento podem ser realizados por multicanais de comunicação.

Algumas dicas importantes maximizar as ações de divulgação:

·        Apresentação profissional

Desenvolva um conteúdo explicativo sobre o que você tem a oferecer e quem é você. Defina os principais serviços que oferta de forma clara, aponte clientes atendidos e exponha seus valores e objetivos e principalmente tenha referencias positivas de seus serviços. Não esqueça de folders, cartões de vista etc.

·        Redes sociais

Os perfis sociais, atualmente são os melhores meios de divulgação de produtos e profissionais. Explore ao máximo todos os canais de distribuição nas redes sociais – Facebook, Instagram e outros que promovem a visibilidade profissional e dos serviços de contabilidade de seu escritório

·        Network

A melhor forma de aumentar sua rede é participar de eventos empresariais, palestras e encontros profissionais, mas lembre-se, o foco aqui é criar um vínculo profissional e nunca esqueça do seu cartão de visita.

·        Site Empresarial

O site é seu espaço individual para mostrar quem é você e seus produtos. Um site bem montado, com aspectos profissionais, pode engajar melhor seus potenciais clientes e passar confiabilidade. Use seu site de forma criativa para expor seus principais serviços e diferenciais se comparado aos concorrentes.

·        Participar e/ou patrocinar eventos para comunidade

Participar de eventos da comunidade é uma maneira inteligente de estar próximo a potenciais cliente. Procure posições de destaque nos eventos e sempre esteja com seus folders a disposição dos interessados.

Nota:

O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempre atento às formas de divulgação, pois o Código de Ética do Contabilista é extremamente rígido no que tange a propaganda agressiva e que venha a ser entendida como “desleal” com seus concorrentes. Tal fato, poderá ser denunciado ao CRC de sua jurisdição e o escritório de contabilidade, juntamente com o Contabilista, podem ser julgados e, em sendo condenado, perder o registro junto a esse órgão, fato que inviabilizará a continuidade da prestação de serviços contábeis.

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Invista tempo para conhecer todas as alternativas de divulgação. Os clientes, não irão conhecer seu escritório de contabilidade sem um esforço de divulgação. Atualmente existem inúmeras estratégias de divulgação gratuitas outras que podem ser feitas com baixo investimento. E lembre-se que não existe uma regra: o que funciona para um nicho de negócio, pode não funcionar para outro. Por isso, é importante planejar as ações e conhecer cada vez mais o público que se deseja atingir.

As informações fiscais e tributárias serão diferenciadas em decorrência da opção do regime tributário escolhido pelo empreendedor.

Exemplo 1: Escritório de Contabilidade optante do SIMPLES Nacional

O segmento de Escritório de Contabilidade, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 6920-6/01

como a atividade de serviços de registro contábil das transações comerciais, a elaboração de balanço anual, a preparação de declarações de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas e as atividades de assessoria e representação (não-jurídicas) exercidas ante a administração tributária em nome de seus clientes, poderá optar pelo SIMPLES Nacional – Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006,  desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa e R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei.

Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no  Portal do SIMPLES Nacional:

·        IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);

·        CSLL (contribuição social sobre o lucro);

·        PIS (programa de integração social);

·        COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);

·        ISS (imposto sobre serviço)

·        INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa à parte patronal).

Conforme a Lei Complementar nº 123/2006 e alterações, este ramo de atividade é tributado pelo anexo III do SIMPLES Nacional e as alíquotas variam de 6% a 33%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período.

Exemplo 2 –  Escritório de Contabilidade NÃO optante do SIMPLES Nacional

Alguns empreenderes podem não optar pelo Simples Nacional, ou o tipo de atividade não é permitido, veja o anexo do Comitê Gestor do Simples Nacional – Resolução CGSN nº 119, de 19 de dezembro de 2014

Para estes casos há os regimes de tributação abaixo:

1 – Lucro Presumido: É a apuração do tributo sobre o lucro que se presume através da receita bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação de serviços. Trata-se de uma forma de tributação simplificada utilizada para determinar a base de cálculo dos tributos sobre o lucro das pessoas jurídicas que não estiverem obrigadas à apuração pelo Lucro Real. Nesse regime, a apuração dos tributos é feita trimestralmente.

A base de cálculo para determinação do valor presumido varia de acordo com a atividade da empresa. Sobre o resultado da equação: Receita Bruta x 32%, aplica-se as alíquotas de:

IRPJ – 15%.Poderá haver um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20 mil, no mês, ou R$ 60 mil, no trimestre, uma vez que o imposto é apurado trimestralmente;
CSLL – 9%.Não há adicional de imposto.

Ainda incidem sobre a receita bruta os seguintes tributos, que são apurados mensalmente:

PIS – 0,65%sobre a receita bruta total;
COFINS – 3%sobre a receita bruta total.

2 – Lucro Real: É o cálculo do tributo sobre o lucro líquido e a empresa realmente obteve no período de apuração, ajustado pelas adições, exclusões ou compensações estabelecidas em nossa legislação tributária. Este sistema é o mais complexo, mas poderá ser mais vantajoso em comparação com lucro presumido e por isso, deverá ser bem avaliado por um contador. As alíquotas para este tipo de tributação são:

IRPJ – 15%.Sobre a base de cálculo (lucro líquido). Haverá um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20 mil, multiplicado pelo número de meses do período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente ou anualmente;
CSLL – 9%.determinada nas mesmas condições do IRPJ;

Ainda incidem sobre a receita bruta os seguintes tributos, que são apurados mensalmente:

PIS – 1,65%sobre a receita bruta total, compensável;
COFINS – 7,65%sobre a receita bruta total, compensável.

Incidem também sobre a receita bruta o imposto municipal:

– ISS – Calculado sobre a receita de prestação de serviços, varia conforme o município onda a empresa estiver sediada, entre 2 e 5%.

Além dos impostos citados acima, sobre a folha de pagamento incidem as contribuições previdenciárias e encargos sociais (tanto para o lucro real quanto para o lucro presumido):

·        

INSS – Valor devido pela Empresa – 20% sobre a folha de pagamento de salários, pró-labore e autônomos;

·        

INSS – Autônomos – A empresa deverá descontar na fonte e recolher entre 11% da remuneração paga ou creditada a qualquer título no decorrer do mês a autônomos, observado o limite máximo do salário de contribuição (o recolhimento do INSS será feito através da Guia de Previdência Social – GPS).

·        RAT – Risco de Ambiente do Trabalho – de 1% a 3% sobre a folha de pagamento de salários dependendo do grau de risco da atividade econômica, recolhida junto com a guia de INSS.

·        INSS Terceiros – Contribuições Sociais recolhidas junto com a guia de INSS, calculada sobre a folha de pagamento com alíquota entre 0,8% a 7,7% dependendo da atividade econômica, destinadas aos serviços sociais e de formação profissional tais como: SESI, SESC, SENAI, SEBRAE, Incra, dentre outros.

·    FGTS – Fundo de Garantia por tempo de serviço, incide sobre o valor da folha de salários a alíquota de 8%.

Antes de tudo, feiras e eventos são momentos dedicados ao encontro. Nesses locais, você tem a oportunidade de conhecer novos clientes, e tem a oportunidade de ter acesso direto a fornecedores e possíveis parceiros em negócios e em investimentos. Por isso, é importante para o empreendedor de um Escritório de Contabilidade participar dos eventos de seu setor.

Anualmente, diversos eventos de contabilidade são realizados. Eles reúnem profissionais altamente qualificados que participam compartilhando seus conhecimentos. Além disso, os eventos permitem que os participantes possam se conectar e promover networking.

Confira abaixo os alguns eventos do setor que acontecem anualmente em diversas cidades do Brasil.

·        We Are Omie – Anualmente, o evento reúne mais de 2.800 empreendedores e contadores

https://weare.omie.com.br/

·        SESCON – Sindicato das empresas de serviços contábeis e das empresas de assessoramento, perícias, informações e pesquisas do estado de são paulo

http://eventos.sescon.org.br/

·        CONVECON – Convenção dos profissionais da contabilidade do estado de são paulo

https://convecon.com.br/feira-de-negocios/

·        Encontro nacional da mulher contabilista

http://www.contabilidadenatv.com.br/categoria/agenda-eventos-contabeis-2/

·        ANEFAC – Associação nacional dos executivos de finanças, administração e contabilidade

http://img.anefac.com.br/Congresso_internas.aspx?ID=1

Pertencer à entidade de seu setor também garante ao empresário de um Escritório de contabilidade em especial sua legitimidade e representatividade além de estar sempre a par das novidades, nos workshops, palestras e demais eventos que ela promove.

Diante disso, conhecer as principais entidades do setor é de fundamental importância, conheça algumas delas a seguir:

·        CFC – Conselho federal de contabilidade

https://cfc.org.br/

·        CRC – Conselho regional de contabilidade

https://online.crcsp.org.br/portal/index.asp (são sites regional, é necessário escolher o estado da Federação)

·        FENACON – Federação nacional das empresas de serviços contábeis e das empresas de assessoramento, perícias, informações e pesquisa. 

http://www.fenacon.org.br/

·        IBRACON – Instituto dos auditores independentes do brasil

http://www.ibracon.com.br/ibracon/Portugues/

·        SESCON – Sindicato das empresas de serviços contábeis e das empresas de assessoramento, perícias, informações e pesquisas.

http://institucional.sescon.org.br/index.php

O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempre atento às diversas NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE, que são as normas que orientam e disciplinam todos os procedimentos contábeis a serem aplicados no cotidiano dos contabilistas.

Como existe uma grande quantidade de NBC, não é possível transcrever todas nesse material, por isso é importante que o contabilista pesquise no site do CFC buscando pelos mais diversos assuntos contábeis.

Ressalta-se que todas as NBC são instituídas via Resolução emanada pelo CFC – Conselho Federal de Contabilidade e são disponibilizadas no site do CFC e também publicadas no Diário Oficial da União.

Os serviços de um Escritório contábil são fundamentais para a manutenção de qualquer empresa, que precisa cumprir obrigações e aperfeiçoar a gestão continuamente.

São tantos termos, conceitos e definições que é importante conhecer as minucias de cada um, diante disso acessar um glossário é o ponto inicial.

·        GLOSSÁRIO DE TERMOS CONTÁBEIS

http://www.portaldecontabilidade.com.br/glossario.htm

Estamos em um mundo que não para de evoluir, e os profissionais de contabilidade precisam se reinventar para acompanhar os novos conceitos utilizados. Os contabilistas não podem, em momento algum, deixar de se atualizar e estudar assuntos correlatos à contabilidade, ao mercado financeiro, ao sistema de tributação e à tecnologia que cerca todos estes conceitos.

Faça um planejamento para a seu escritório de contabilidade, visando o desenvolvimento e crescimento, para isso destacamos os seguintes pontos a serem observados:

·        Invista em um site e marketing de conteúdo

Diariamente milhares de pessoas consomem conteúdo na internet. Quando seu escritório está presente nas redes sociais, como o Facebook ou o Linkedin, demonstra que está acompanhando a transformação digital, que você é um contador do futuro e que quer estar próximo do seu cliente.

·        Aposte nos multicanais de atendimento ao cliente

Com a evolução tecnológica dos dias atuais, seu escritório contábil não pode mais deixar os clientes apenas à mercê de retornos de e-mail ou ligações telefônicas. Explore as redes sociais, WhatsApp, chats on-line e outros.

·        Conheça seu perfil de cliente

Todas os clientes são diferentes e o escritório de contabilidade que perceber isso terá um grande diferencial em relação aos seus concorrentes. Conheça e entenda o perfil de cada cliente, os desejos e expectativas são diferentes. Para isso três dicas são fundamentais:

1 – Seu serviço ou produto tem que surpreender, ser o melhor possível

2 – O atendimento de sua equipe tem que superar as expectativas

3 – Aprenda com suas experiências, melhorar continuamente

·        Faça uma precificação adequada

Faça um levantamento de todos os serviços prestados, horas utilizadas para a realização das tarefas e assim identificar a margem e valores cobrados por cada serviço. Assim, você garante que todos os custos fixos e variáveis sejam cobertos e você ainda consegue lucrar para ampliar o escritório.

·        Defina um nicho especifico

Analise seus concorrentes e estabeleça quais áreas possuem maior oportunidade de negócios. A melhor forma de fidelizar seu cliente e oferecer um serviço especializado e de forma diferenciada.

·        Use a tecnologia como um aliado

Atualmente a tecnologia é o grande aliado dos escritórios de contabilidade. Explore ao máximo os recursos tecnológicos.

·        Tenha visão empresarial

Visão empresarial é quando você consegue enxergar a empresa além do presente, dentro do segmento de atuação. É a visão futura do negócio, sempre pensando nas tendências e estratégias que beneficiarão a organização a longo prazo.

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Mesmo que a opção seja um pequeno escritório de contabilidade, é fundamental colocar em pratica todos os itens destacados, isso permitirá maior velocidade nas decisões, reduzirá as possibilidades de erro e com certeza aumentará as chances de sucesso.

O empreendedor que possui características especificas para o segmento de contabilidade pode fazer toda a diferença para o sucesso de seu escritório.

Algumas características são essenciais e influenciam diretamente no sucesso do negócio e, de forma geral, envolvem criatividade, inovação e iniciativa.

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1 – Características essências para o empreendedor de um escritório de contabilidade

·        Ser formado e especialista no segmento

·        Agilidade e assertividade nas soluções para os clientes

·        Ter criatividade e ser inovador

·        Ser persistente e ter propósitos definidos

·        Habilidade com perfil das pessoas

·        Buscar informações atualizadas sobre o setor

·        Ter uma visão prospectiva

·        Manter bom relacionamento de parceria com seus concorrentes

·        Organizado e administrador do tempo

·        Habilidade de antecipar possíveis problemas

·        Facilidade de relacionamento

·        Conhecimento de técnicas de negociação

·        Agilidade com números

·        Detalhista e perfeccionista

·        Aptidão para ouvir

·        Capacidade de delegar tarefas

·        Interesse por pesquisas e atualidades

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2 – Para uma boa administração do escritório de contabilidade, são competências fundamentais:

·        Cumprir compromissos funcionais

·        Assiduidade e pontualidade

·        Compromisso com prazos e tarefas

·        Disponibilidade de tempo para reuniões de planejamento

·        Disposição para organizar e documentar as informações de clientes

Um empreendedor “saberá aprender o que for necessário para a criação, desenvolvimento e realização de sua visão”. (DOLABELA, 1999 p. 70). Considerando-se esta afirmativa, percebe-se em qualquer área que se deseje atuar é preciso estar disposto a aprender. Para aumentar as chances de sucesso é fundamental que o empreendedor desenvolva as competências e habilidades relacionadas ao negócio. 

5 DICAS para melhorar a gestão do escritório contábil para aplicar na sua empresa agora! Hasa, [s.d]. Disponível em:<https://hasa.com.br/5-dicas-para-melhorar-a-gestao-do-escritorio-contabil-para-aplicar-na-sua-empresa-agora/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

BARSSALOBRE Amanda. Tudo O Que Você Precisa Saber Para Abrir Um Escritório De Contabilidade De Sucesso!. 2018. Disponível em <https://aberturasimples.com.br/abrir-um-escritorio-de-contabilidade/>. Acesso em 23 de novembro de 2019.

COMO ter um Escritório Contábil de Sucesso? Cefis, [s.d]. Disponível em:<https://blog.cefis.com.br/como-ter-um-escritorio-contabil-extraordinario/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

FERNANDES, Regina. Afinal, o que faz um escritório de contabilidade? Capitalsocial, 2013. Disponível em:<https://capitalsocial.cnt.br/escritorio-de-contabilidade/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

GONCALVES Vinicius. Como Montar Um Escritório De Contabilidade [Dicas E Passos]. 2013. Disponível em <https://novonegocio.com.br/ideias-de-negocios/como-montar-um-escritorio-de-contabilidade/>. Acesso em 23 de novembro de 2019.

LIETTI Tamires. 5 passos para abrir um escritório de contabilidade. 2016. Disponível em <https://revistapegn.globo.com/Empreendedorismo/noticia/2016/10/5-passos-para-abrir-um-escritorio-de-contabilidade.html>. Acesso em 23 de novembro de 2019.

MARQUES, Natália. Entenda Quais São Os Departamentos De Um Escritório De Contabilidade. Rede, 2019. Disponível em:<https://aberturasimples.com.br/quais-sao-os-departamentos-de-um-escritorio-de-contabilidade/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

MENDES, Rodrigo. Estrutura organizacional para escritório de contabilidade. Alterdata, 2017. Disponível em:<https://blog.alterdata.com.br/estrutura-organizacional-para-escritorio-de-contabilidade/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

MERCADO contábil: 6 dicas para quem deseja iniciar nele. Fortestecnologia, [s.d]. Disponível em:<https://blog.fortestecnologia.com.br/mercado-contabil-atual/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

MERCADO contábil: 6 dicas para quem está iniciando nele. Jornalcontabil, 2019. Disponível em:<https://www.jornalcontabil.com.br/mercado-contabil-6-dicas-para-quem-esta-iniciando-nele/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

MONTE, Leonardo. O que faz um escritório de contabilidade? Monteassessoria, 2016. Disponível em:<https://monteassessoria.com.br/o-que-faz-um-escrit%C3%B3rio-cont%C3%A1bil.html>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

NICHOS da contabilidade: descubra como escolher o seu! Fortestecnologia, [s.d]. Disponível em:<https://blog.fortestecnologia.com.br/nichos-da-contabilidade-descubra-como-escolher-o-seu/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019. 

PORTAL da Transparência CRCSP. Crcsp, 2019. Disponível em:<https://crcsp.org.br/transparencia/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

ROTINAS contábeis: o que são e como aperfeiçoa-las. 2018. Disponível em:<http://rede-rnc.com.br/o-que-sao-rotinas-contabeis/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

ROVEDA Vinicius. 9 dicas para abrir um escritório de contabilidade. 2018. Disponível em <http://fenacon.org.br/noticias/9-dicas-para-abrir-um-escritorio-de-contabilidade-3445/>. Acesso em 23 de novembro de 2019.

Valorização Contábil. Certisign, 2018. Disponível em:<https://blog.certisign.com.br/nicho-de-mercado-contabilidade-do-mercado-financeiro/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

VEJA 6 benefícios de se automatizar processos da contabilidade. Suportecont, 2017. Disponível em:<http://suportecont.com.br/veja-6-beneficios-de-se-automatizar-processos-da-contabilidade/>. Acesso em: 05 de dezembro de 2019.

 

O empreendedor pode buscar junto às agências de fomento linhas de crédito que possam ser utilizadas para ajudá-lo no início do negócio. Algumas instituições financeiras também possuem linhas de crédito voltadas para o pequeno negócio e que são lastreadas pelo Fundo de Aval às Micro e Pequenas Empresas (Fampe), em que o Sebrae pode ser avalista complementar de financiamentos para pequenos negócios, desde que atendidas alguns requisitos preliminares. Maiores informações podem ser obtidas na página do Sebrae na web.

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/fundo-de-aval-do-sebrae-oferece-garantia-para-os-pequenos-negocios,ac58742e7e294410VgnVCM2000003c74010aRCRD

Consulte também:

·        Proger Urbano Capital de Giro

https://www.bb.com.br/pbb/pagina-inicial/empresas/produtos-e-servicos/credito/obter-capital-de-giro/proger-urbano-capital-de-giro#/  

·        Cartão BNDES

https://www.cartaobndes.gov.br/cartaobndes/  

·        Microcrédito Produtivo Orientado Caixa

http://www.caixa.gov.br/empresa/credito-financiamento/crescer/Paginas/default.aspx 

 

Ao empreendedor não basta vocação e força de vontade para que o negócio seja um sucesso. Independentemente do segmento ou tamanho da empresa, necessário que haja um controle financeiro adequado que permita a mitigação de riscos de insolvência em razão do descasamento contínuo de entradas e saídas de recursos. Abaixo, estão listadas algumas sugestões que auxiliarão na gestão financeira do negócio:

·        Fluxo de Caixa

Para um escritório de contabilidade é fundamental controlar as despesas da empresa, isso é realizado por meio do acompanhamento contínuo da entrada e da saída de dinheiro através do fluxo de caixa. Esse controle permite ao empreendedor visão ampla da situação financeira do negócio, facilitando a contabilização dos ganhos e gestão da movimentação financeira.

. Capital de Giro

O período entre a prestação de serviço e o recebimento, pode ser longo e a necessidade de recursos será suprida pelo capital de giro. No entanto, ter esse recurso disponível não é suficiente porquanto ser premissa sua boa gestão, ou seja, somente deverá ser utilizado para honrar compromissos imediatos ou lidar com problemas de última hora.

·        Princípio da Entidade

O patrimônio da empresa não se mistura com o de seu proprietário. Portanto, jamais se deve confundir a conta pessoal com a conta empresarial, isso seria uma falha de gestão gravíssima que pode levar o negócio à bancarrota. Ao não separar as duas contas, a lucratividade do negócio tende a não ser atingida, sendo ainda mais difícil reinvestir os recursos, gerados pela própria operação. É o caminho certo para o fracasso empresarial.

·        Despesas

Assim como a maioria dos negócios, os escritórios de contabilidade, possuem despesas fixas e variáveis que deverão ser horadas para evitar problemas futuros. Embora pequenas, o seu controle é essencial para que não reduzam a lucratividade do negócio.

·        Reservas/Provisões

No caso de um escritório de contabilidade, a necessidade de provisões para troca de equipamentos mais modernos é uma necessidade deste modelo de negócio. Este recurso funcionará como um fundo de reserva.

·        Empréstimos

Poderão ocorrer situações em que o empresário necessitará de recursos para alavancar os negócios. No entanto, não deverá optar pela primeira proposta, mas estar atento ao que o mercado oferece, pesquisando todas as opções disponíveis. Deve te cuidado especialmente com as condições de pagamento, juros e taxas de administração. A palavra-chave é renegociação, de forma a evitar maior incidência de juros.

·        Objetivos

Definidos os objetivos, deve-se elaborar e implementar os planos de ação, visando amenizar erros ou definir ajustes que facilitem a consecução dos objetivos financeiros estabelecidos.

·        Utilização de Softwares

As novas tecnologias são de grande valia para a realização das atividades de gerenciamento, pois possibilitam um controle rápido e eficaz. O empreendedor poderá consultar no mercado as mais variadas ferramentas e escolher a que mais adequada for a suas necessidades.

 

O empreendedor que deseja atuar no segmento de contabilidade, pode aproveitar todas as ferramentas de gestão e conhecimento criadas para ajudar a impulsionar o seu negócio. Para consultar a programação disponível em seu estado, entre em contato pelo telefone 0800 570 0800.

Confira as principais opções de orientação empresarial e capacitações oferecidas pelo Sebrae:

·        Cursos online e gratuitos

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/cursosonline  

1 – Para desenvolver o comportamento empreendedor

Empretec – Metodologia da Organização das Nações Unidas (ONU) que proporciona o amadurecimento de características empreendedoras, aumentando a competitividade e as chances de permanência no mercado. http://goo.gl/SD5GQ9  

2 – Para quem quer começar o próprio negócio

As soluções abaixo são uteis para quem quer iniciar um negócio. Pessoas que não possuem negócio próprio, mas que querem estruturar uma empresa. Ou pessoas que tem experiência em trabalhar por conta própria e querem se formalizar  

Plano de Negócios – O plano irá orientá-lo na busca de informações detalhadas sobre o ramo, os produtos e os serviços a serem oferecidos, além de clientes, concorrentes, fornecedores e pontos fortes e fracos, construindo a viabilidade da ideia e na gestão da empresa. http://goo.gl/odLojT  

3 – Para quem quer inovar 

Ferramenta Canvas online e gratuita – A metodologia Canvas ajuda o empreendedor a identificar como pode se diferenciar e inovar no mercado. https://www.sebraecanvas.com/#/  

Sebraetec – O Programa Sebraetec oferece serviços especializados e customizados para implantar soluções em sete áreas de inovação.  http://goo.gl/kO3Wiy  

ALI – O Programa Agentes Locais de Inovação (ALI) é um acordo de cooperação técnica com o CNPq, com o objetivo de promover a prática continuada de ações de inovação nas empresas de pequeno porte.  http://goo.gl/3kMRUh

 

·        CFC – Conselho federal de contabilidade

https://cfc.org.br/

·        CRC – Conselho regional de contabilidade

https://online.crcsp.org.br/portal/index.asp

·        FENACON – Federação nacional das empresas de serviços contábeis e das empresas de assessoramento, perícias, informações e pesquisa. 

http://www.fenacon.org.br/

 

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