Aqui estão algumas práticas recomendadas para uma comunicação clara do escritório:
- Defina expectativas claras. Quando os funcionários estão com baixa entrega no trabalho, pode ser porque eles têm um mal-entendido sobre o que é esperado deles. Objetivos e referências claros são indicadores cruciais para os trabalhadores avaliarem seu próprio desempenho. A comunicação dessas expectativas deve ser clara e concisa para que os funcionários saibam quando ficam aquém.
- Separe pessoal e profissional. Faça com que os funcionários mantenham contas separadas para ferramentas de comunicação pessoal e de trabalho. Muitos funcionários podem usar os mesmos aplicativos de mensagens instantâneas, serviços de e-mail ou contas de mídia social em suas vidas pessoais, como fazem no escritório, mas manter uma linha clara entre os dois pode eliminar um cruzamento não intencional na comunicação.
- Mantenha simples. Embora possa ser catártico para os gerentes apresentarem todo o seu processo de pensamento sobre um problema em um e-mail longo e complicado, esse tipo de comunicação é contraproducente. A comunicação por email deve ser intencional e bem pensada. Certifique-se de que os e-mails sejam reduzidos o máximo possível e limpos de contradições antes de pressionar o botão Enviar.
- Faça por escrito. Embora notas rápidas, e-mails ou bate-papos sejam adequados para comunicação ou colaboração informal, políticas e alterações importantes da empresa devem ser colocadas por escrito. Isso começa com um manual do funcionário e se estende a análises de desempenho e grandes alterações de política.
- Dê acesso aos funcionários. Dados, documentos e apresentações importantes não devem ser ocultados nas áreas de trabalho dos gerentes. Os funcionários devem poder acessar os materiais necessários para realizar seus trabalhos por meio de um programa de compartilhamento de documentos. Disponibilizar o máximo possível de informações em aberto ajuda a evitar falhas de comunicação.
- Escolha ferramentas colaborativas. A tecnologia de hoje torna a colaboração mais fácil do que nunca. Ferramentas como Slack e Skype imitam o instante e para trás da comunicação face a face, enquanto ainda permitem que os funcionários permaneçam em suas mesas ou trabalhem remotamente. Essa colaboração instantânea elimina as falhas de comunicação mais rapidamente que o email.
