Em uma empresa, gerir estoques pode ser resumido como a função de equilibrar compras, armazenagem e consumo, movimentando o ciclo da mercadoria. Ao decidir pela aquisição de matérias-primas e/ou produtos acabados, é possível antecipar-se às demandas futuras dos clientes, decisão que envolve riscos e incertezas, condição que toda organização quer evitar ou reduzir.
Para minimizar os riscos dessa operação, o empresário pode fazer uso de técnicas de controle e cálculo de estoque bastante eficazes e simples que procurem indicar qual é a menor quantidade de dinheiro que ele precisa colocar no estoque na forma de mercadorias/insumos que garantam um bom nível de serviço para os clientes (que não faltem para a realização de procedimentos).
Ficha de Controle de Estoque
As fichas de estoque podem ser administradas digitalmente por meio de planilhas ou outro meio informatizado.
Os registros básicos que compõem esta ficha são:
1- Cadastro de cada matéria-prima e/ou mercadoria (contemplando nome, código e valor de custo de aquisição);
2- Saldo inicial de cada matéria-prima e/ou mercadoria, obtido através de um inventário (contagem de cada unidade do item);
3- Todas as movimentações de entradas e saídas, possibilitando a visualização desses movimentos e dos saldos físico e financeiro ao longo do tempo.
Indicadores de desempenho de estoque
Os registros básicos que compõem esta ficha são:
1- Giro de estoque (GE)
A busca pela aquisição de mercadoria pelo menor preço pode criar um excedente de produtos no estoque, imobilizando dinheiro que pode faltar para pagar contas do dia a dia da empresa, por exemplo, além de comprometer a disponibilidade de outros produtos importantes e fazer com que o estabelecimento perca vendas.
Uma das maneiras de evitar esse cenário é utilizando o cálculo de giro do estoque. Este indicador representa o número de vezes em que os recursos financeiros investidos em estoques são recuperados pelas vendas, num período de tempo determinado.
Giro do Estoque = Custo da Mercadoria Vendida (CMV) / Estoque Médio
Custo da Mercadoria Vendida (CMV) é o somatório dos custos das mercadorias vendidas no período analisado enquanto que Estoque Médio é a média entre a posição financeira do estoque no início do período e a posição financeira no final do período analisado.
2- Cobertura de estoque (CE)
De maneira simplificada, este indicador procura medir o tempo que um produto leva para sair do estoque, de modo que a empresa consiga suprir as necessidades futuras até que seja necessário o ressuprimento.
O cálculo é simples como o anterior: considerando um período (por exemplo, 1 mês, mesmo período do exemplo anterior), dividimos a quantidade de estoque atual (20 unidades) pela quantidade de vendas (25 unidades) no período. O resultado da fórmula será a cobertura de estoque em dias, neste caso, 0,8 o que significa que temos 24 dias de estoque (0,8 x 30 dias) disponíveis para venda.
3- Tempo de reposição (TR)
O tempo de reposição de um item do estoque é um indicador que busca auxiliar o empresário a dimensionar o tempo necessário desde a requisição de compra de determinado item ao fornecedor até sua efetiva entrega. Conhecer o TR de uma mercadoria é importante para evitar que a mesma fique em falta no estoque.
4- Estoque de segurança (ES)
O cálculo do estoque de segurança em uma grande estrutura empresarial é bastante complexo, mas ele pode ser simplificado para negócios menores nos quais o empresário conheça seu histórico de demanda e o tempo de entrega de determinado insumo/produto pelo fornecedor.
A Curva ABC
A Curva ABC é um método de classificação que permite ao empresário descobrir quais são os produtos estratégicos para o seu estabelecimento com base na relevância de vendas e melhores resultados. Em outras palavras, a metodologia permite analisar e categorizar os produtos vendidos em uma loja por ordem de importância.
Nesta análise do princípio 80/20, considera-se a importância dos materiais baseada nas quantidades utilizadas, no volume financeiro movimentado ou mesmo nas margens obtidas nas vendas. Ao utilizar a Curva ABC, o empresário é capaz de separar os produtos de seu estoque entre:
1- “Poucos e vitais”
São os de maior importância.
2- “Muitos e triviais”
São os de menor importância.
Avaliando os itens com base em dados como volume de contribuição de vendas para o mês e margem de lucro gerada, por exemplo, o empresário é capaz de ordenar a planilha de controle dos itens de maior relevância para os de menor relevância.
