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6 dicas para empreendedores ganharem tempo no dia a dia

Especialistas recomendam sempre planejar a agenda do dia seguinte e aproveitar os momentos entre um compromisso e outro
Foto: Marcin Wichary/Flickr/Creative Commons
Para quem tem uma agenda apertada e imprevisível, aproveitar bem o
tempo é a única solução para dar conta de todas as tarefas do dia. A
primeira coisa que os empreendedores devem considerar é que não é a quantidade de coisas que você faz durante o dia que elevará sua produtividade.
“As pessoas acabam fazendo mais, só que parece que não fizeram nada”,
afirma Fernando Serra, diretor acadêmico da HSM Educação e especialista
em organização profissional.

Para Homero Reis, coach organizacional e presidente da Homero Reis
Consultores, empresários que têm problemas com a falta de tempo, na
verdade, têm outras dificuldades clássicas. “Não delega, não capacita,
não prioriza e não confia”, conta. Com a ajuda de Serra e Reis, confira
seis recomendações para ganhar tempo durante um dia na sua pequena empresa ou startup.

1) Faça um planejamento

Não gosta de anotar tudo em uma agenda? Resuma suas tarefas em
lembretes no celular ou, se preferir anote em pequenos papeis. Mas, para
os especialistas, listar as tarefas é importante para que o empresário
se lembre do que é fundamental ser feito.

A revisão é essencial para que o planejamento funcione. Serra explica
que ao avaliar o que foi feito e o que ainda faltou, as prioridades para
o dia seguinte ficam mais claras. “Programe suas atividades e veja qual
a duração delas”, explica. Com a lista mais completa possível, Reis
recomenda marcar as atividades que somente você pode resolver. Isso
ajudará a enxergar quais funções você pode delegar.

2) Liste também os compromissos pessoais

Ao listar os compromissos com a família e amigos, você se prepara
melhor durante o dia para aquele evento importante. “Isso pode ajudar
durante o dia. Regularmente, eu coloco que tenho que ir ao cinema às 21
horas com a minha mulher e isso me obriga a chegar em casa às 20 horas”,
explica Serra.

Dessa maneira, o pequeno empresário pode organizar grande parte dos
outros compromissos da melhor maneira. Vale lembrar que a produtividade é
um aspecto que alia a vida profissional e pessoal. 
3) Prepare-se para cada compromisso
Tem um encontro com um cliente ou fornecedor? Tenha em mente qual é o
seu objetivo, o que você precisa levar para esse encontro e o que irá
falar. Esse exercício de organização mental ajudará na realização das
atividades ao longo de um dia. “As pessoas acabam listando atividades
demais e não se preparam”, afirma Serra.
Priorizar o que é fundamental para cada reunião, seja com clientes ou
funcionários, ajudará o empreendedor a realizar as tarefas com
qualidade, economizando tempo no futuro.
4) Delegue mais
Pensar que não existe ninguém para fazer as coisas por você é uma
desculpa que toma muito tempo do empresário. “Se você tem pessoas
capacitadas, elas não fazem porque você não manda”, resume Reis. Reúna
profissionais que você confie e que possam colaborar. 
“Se você é um empreendedor, você usualmente é um centralizador e acaba
fazendo coisas que deveria delegar”, afirma Serra. Por isso, ao fazer o
planejamento de suas tarefas diárias, não se esqueça de marcar aquelas
que podem ser feitas por outras pessoas. 
5) Aproveite cada minuto 
O momento em trânsito é ideal para que empreendedores que andam de táxi
ou transporte público coloquem em dia tarefas como retornar ligações,
responder e-mails e se atualizar com notícias. “Nesse momento, relaxe,
escute uma música, pratique o inglês ou coloque sua agenda em ordem”,
ensina Serra.
Durante viagens, faça da espera em aeroportos um momento para realizar
uma tarefa que irá economizar tempo posteriormente. Ler jornais,
revistas ou revisar relatórios de sua empresa são atividades produtivas.
6) Desapegue do celular 
Hoje, o celular é um dos principais elos que o empreendedor tem com o
seu negócio. Entretanto, para que seu dia renda mais, essa ferramenta
tem que ser bem utilizada. “Se estou em uma reunião com o cliente, não
posso deixar o celular ligado e vibrando o tempo todo”, diz Serra.
A concentração é indispensável para um dia produtivo e a recomendação
dos especialistas é que há momentos que o celular precisa ser desligado,
para evitar a tentação de checar e-mails, ver quem ligou ou receber
notificações de redes sociais. 
Fonte: Exame
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