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11 dicas de edição de documentos em PDF que vão facilitar sua rotina administrativa

11 dicas de edição de documentos em PDF que vão facilitar sua rotina administrativa

Já faz boas décadas que os documentos em papel foram substituídos (ou ao menos passaram a ser usados lado a lado) pelos arquivos digitais. Um formato, o PDF, pode ser editado conforme a situação.

 

Não há dúvidas de que o PDF é o tipo de arquivo mais usado no cotidiano profissional de um escritório. A maioria esmagadora dos documentos, entre contratos, planilhas, briefings e outros, são enviados, recebidos e editados com a extensão PDF, considerando sua compatibilidade praticamente universal.

Como consequência, nós lidamos com documentos assim o tempo inteiro, o que pede conhecimentos sobre como editá-los, convertê-los, separá-los e muitas outras tarefas. Ao contrário de textos escritos no Microsoft Word, modificar conteúdo de PDF é um pouco mais complexo e pede recursos externos.

Há múltiplas opções de recursos de edição de PDF no mercado, como o Wondershare PDFelement, um software; e plataformas que editam pela internet. Apresentados esses recursos, o próximo passo consiste em conhecer o que pode ser feito. Isto é, de que maneira os editores facilitam o seu dia a dia.

Quase tudo o que você pensar pode ser feito com arquivos em PDF, seja manualmente ou de forma automática, com o auxílio de inteligências artificiais. Converter o documento é uma opção, mas você também pode modificá-lo sem realizar essa etapa, assunto que vamos abordar numa lista completa!

 

11 dicas de edição de PDF

 

A tarefa de organizar PDF é muito mais simples do que parece à princípio. Pensando em tudo o que foi falado durante a introdução, nós elaboramos uma lista com 11 dicas de edição de PDF, levando em conta os principais recursos disponíveis em programas como o Wondershare PDFelement e similares. 

Abaixo nós vamos falar de ferramentas simples, mas valiosas, como dividir, girar e traduzir PDF, tarefas que com certeza vão tornar a sua rotina lidando com esses documentos muito mais ágil e eficiente. Mesmo os profissionais experientes vão encontrar uma coisinha ou duas para agregar ao seu arsenal!

 

1 – Extraia apenas as páginas importantes

Não é incomum que, durante a rotina de trabalho, se receba documentos imensos, com dezenas, talvez centenas, de páginas; em que apenas uma meia dúzia é útil para a tarefa em questão. Nessas situações, uma solução indicada é extrair só o material relevante, separando-o em um novo arquivo.

Essa é uma das possibilidades de edição de PDF, a qual cria uma nova cópia (com o material que você selecionou) sem deletar o documento original recebido. Dessa forma, você poupa o trabalho de descer todas as páginas até encontrar o que precisa e ainda diminui o tamanho do arquivo na hora de enviar.

 

2 – Traduza documentos sem precisar converter

Tradutores automáticos são populares na internet, com o mais conhecido, o do Google, disponível na própria página inicial da maioria dos navegadores. Apesar disso, há uma distinção aqui: é preciso que você copie e cole o texto que deseja traduzir, o que nem sempre é possível quando o material é longo.

O Wondershare PDFelement, já mencionado, é um exemplo de ferramenta capaz de traduzir um arquivo completo em PDF, sem que precise selecionar partes do texto e copiá-las. Caso se trate de uma imagem digitalizada, há a possibilidade de identificar o texto via OCR e traduzi-lo normalmente.

 

3 – Gire páginas para uma melhor leitura

No geral, documentos recebidos e enviados no formato PDF são produzidos na vertical, para a leitura em smartphones, tablets e outros dispositivos. Por outro lado, há situações em que a orientação é a horizontal, normalmente quando transformamos uma apresentação ou briefing em um arquivo PDF.

Dentre as possibilidades de edição de PDF está o giro, seja do sentido vertical para o horizontal ou do horizontal para o vertical. Há também a possibilidade de espelhar um documento, caso ele venha invertido por algum motivo. Em todos os casos, o resultado é o mesmo: maior conforto para a leitura.

Imagem de Andrew Neel no Unsplash

 

4 – Reduza o tamanho de arquivos muito grandes

O formato PDF está entre os mais “econômicos” quando comparado com outros. Isso acontece porque o conteúdo interno do documento é naturalmente comprimido do original (seja um PowerPoint ou um Word), a fim de facilitar compartilhamento. Apesar disso, eles ainda podem ser bastante pesados.

Caso seja necessário, editores de PDF possuem ferramentas para reduzir o tamanho desses arquivos excessivamente pesados, comprimindo ainda mais o conteúdo, sem que exista perda de qualidade considerável. Isso significa que, ao abrir o “doc” comprimido, você não perceberá a diferença visual.

 

5 – Converta arquivos PDF em Word ou em imagens

Em alguns momentos anteriores nós mencionamos que você não precisa converter arquivos de PDF em Word para editá-los, o que continua sendo verdade, mas e quanto às outras situações em que essa tarefa é necessária? Algumas plataformas de empresas, por exemplo, pedem uso exclusivo de “.docx”.

É aí que entram os conversores de arquivos de PDF, seja em Word ou em imagens. Nesse segundo caso, as páginas (incluindo textos e fotos) se transformam em documentos com extensões como “.jpg” ou “.png”, que são fotografias. Naturalmente, o processo também pode ser revertido nos programas.

 

 

6 – Insira marcas d’água em documentos importantes

O Microsoft Word consegue criar marca d’água para os documentos, mas ele não é o único editor capaz de realizar essa tarefa. Mesmo após um arquivo ter sido salvo e convertido em PDF, ainda há a possibilidade de inserir a marca atrás das páginas do documento, a partir de editores especializados.

Essa função é especialmente interessante para as empresas que enviam documentos oficiais, os quais se caracterizam, entre outras coisas, pelas marcas d’água. E o melhor? A maioria das alternativas de editores possibilita que as marcas sejam aplicadas em todas as páginas do documento de uma só vez.

7 – Reorganize páginas fora de ordem

Comumente, programas que criam PDF costumam mantê-los em ordem de envio, mas há a chance de que problemas surjam no meio do caminho. Quando isso ocorre, o conteúdo fica desorganizado, uma questão que atrapalha o andamento das atividades cotidianas da empresa e dificulta muitas tarefas.

Softwares como o Wondershare PDFelement possibilitam aos usuários reorganizar páginas de um PDF manualmente, corrigindo o problema anterior mencionado. Caso julgue necessário para a situação, há também a oportunidade de eliminar as partes que não fazem sentido, excluindo-as do documento.

8 – Transforme documentos digitalizados em texto editável

Nem todos os arquivos administrativos de uma empresa existem no espaço digital, o que significa que em certos momentos você irá se deparar com um papel físico que foi escaneado e transformado num arquivo PDF. Diante desse cenário, não há possibilidade de editar o texto, certo? Na verdade, há sim!

Isso é feito a partir de um recurso mencionado apenas brevemente em tópicos anteriores, o “OCR”. Trata-se de uma ferramenta que analisa imagens e identifica letras, palavras e frases, transformando-a em texto editável. A partir dessa conversão, você tem a oportunidade de copiar e colar os conteúdos.

 

9 – Proteja documentos sensíveis com senha

Existem inúmeras maneiras de proteger documentos com senha, seja no próprio e-mail, a partir da conversão para arquivos no formato “.rar” e outros. Dentre elas está a possibilidade de colocar uma senha no próprio PDF, o que faz com que os arquivos só sejam acessados por quem conhece o código.

Isso é imprescindível quando falamos sobre o envio de documentos administrativos sensíveis, onde as informações não podem cair em mãos erradas. Caso a necessidade de uma senha desapareça com o tempo, editores de PDF também permitem que remova tal bloqueio, desde que já saiba o password.

 

10 – Faça buscas utilizando palavras-chave

Em um dos primeiros itens nós mencionamos documentos em PDF com centenas de páginas, um exemplo que vem a calhar aqui: quando temos um arquivo massivo em mãos, pode ser difícil achar o que estamos procurando. A boa notícia é que programas de edição de PDF possuem recursos de busca.

Funciona de maneira muito similar a qualquer outro tipo de procura: você digita a palavra-chave que pretende encontrar e o programa mostra todos os momentos do texto em que ela aparece. Esse é um dos recursos mais simples da edição de PDF, estando disponível mesmo para quem está apenas lendo.

 

11 – Altere o texto conforme achar necessário

Por fim, chegamos àquela que é a ferramenta mais associada com a edição de documentos em PDF: a alteração dos textos. Falamos aqui de um tipo de trabalho frequentemente executado em arquivos do Word, com correção de palavra, eliminação de parágrafo, troca de imagem e tudo que julgar essencial.

Ferramentas com o Wondershare PDFelement são capazes de fazer isso, em conjunto com todas as outras dicas mencionadas durante essa lista. Ao fim, basta salvar o documento como faria no Word e o conteúdo dele é salvo adequadamente. Para quem utiliza arquivos PDF, isso é uma ajuda tremenda!

 

E você, sabe alguma dica sobre edição de documentos em PDF que deixamos de fora e certamente ajudam quem trabalha em um escritório? Com o avanço das tecnologias digitais, os editores de PDF estão cada vez mais capazes de cumprir tarefas complexas, desde a tradução até o resumo de textos.

Com base no seu cotidiano profissional, as dicas acima vão ser mais ou menos úteis. Apesar disso, todas são valiosas, considerando a multiplicidade de situações de uma rotina administrativa. Quanto mais coisas você souber sobre os arquivos em PDF, mais preparado estará para solucionar problemas.

 

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