Você trabalha muito e fica com a sensação de que não rendeu o suficiente durante o dia? Parece que o dia é muito curto e você não consegue resolver todas as suas atividades, atrasa entregas ou simplesmente esquece onde colocou um material importante?
Confira hábitos que você pode adotar para deixar seu dia mais produtivo:
1- Concentre-se em uma única tarefa por vez
Ou melhor, não seja multitarefas. Você já ficou com a sensação de que trabalhou durante todo o dia e não conseguiu terminar quase nada? Pois é, o dia a dia de um MEI é atribulado e cheio de situações não planejadas.
Que tal reduzir os imprevistos? Uma maneira bastante simples é dividir todas as suas tarefas em pequenas etapas pois elas lhe ajudarão a se concentrar em uma coisa de cada vez com a intenção de fazer tudo muito bem feito e longe de distrações desnecessárias. Raramente a atuação multitarefas é benéfica para o empreendedor.
2- Organize as atividades similares
Quando existe um “mar” de atividades e você não sabe por onde começar, tente organizá-las em “blocos” que tenham características similares, por exemplo: bloco de visitas externas (clientes, bancos, fornecedores) e bloco de atividades internas (resposta de e-mails, envio de orçamentos a clientes, noticiários, atualização de redes sociais).
Você pode fazer essa organização com apoio de etiquetas adesivas, painéis de parede ou até mesmo em planilhas eletrônicas ou aplicativos no smartphone.
3- Anote suas atividades diárias
Que tal verificar quanto tempo você vem dedicando para cada atividade diária? Talvez você leve um grande susto, mas anotar de hora em hora o que foi feito pode te ajudar a identificar onde há desperdícios.
A partir das anotações, pode adotar novas práticas e rotinas gradualmente até se sentir confortável para abandonar seu registro. Ele pode ser feito em planilha eletrônica ou até mesmo em um caderno.
4- Anote as principais atividades do dia seguinte
Se mesmo após o horário de trabalho você se sente ansioso e preocupado com o que vai ocorrer no dia seguinte, adote o hábito de usar 5 minutos no término do expediente para prever as próximas e principais tarefas.
Essa é uma maneira de não as esquecer e também de priorizar o dia seguinte. Quanto mais específicas forem as atividades listadas melhor. Como dica, faça também uma lista de tarefas cumpridas para contabilizar sua evolução.
5- Estabeleça prazos para todas as tarefas
Não saber quanto tempo você levará para realizar uma atividade pode ser angustiante e aumentar ainda mais sua procrastinação. Portanto, atribua prazos a si mesmo. Essa prática te ajudará a mapear o volume de trabalho e priorizar aquilo que for mais importante para respeitar o tempo planejado.
6- Mantenha o ambiente de trabalho organizado
Pesquisas apontam que a bagunça e a desorganização atrapalham o funcionamento do cérebro e tornam nossos pensamentos mais dispersos. Além disso, se você atende clientes pessoalmente, não vai querer que ele fique com uma má impressão sobre seu negócio, certo?
Portanto, organize papéis, arquivos e documentos (físicos e eletrônicos). Utilize caixas e etiquetas para identificar seus materiais de trabalho. Adote rotina semanal para evitar acúmulos. Se você trabalha no computador, crie pastas e organize os arquivos similares, utilize títulos intuitivos que ajudem a encontrar com facilidade orçamentos, documentos, notas, etc.
7- Evite as distrações
Você conhece os “ladrões de tempo” do MEI? São atividades simples, porém que geram distrações e interrupções ao longo do dia. Restrinja a consulta aos e-mails, sites, redes sociais, e reuniões improdutivas para manter o foco no que importa. Estabeleça horários fixos para realizar essas ações.
8- Conte com a ajuda da tecnologia
Existem boas opções simples e gratuitas para te ajudar a organizar suas tarefas e, principalmente, seu tempo. E o melhor que elas podem estar na palma da sua mão ou no seu bolso ao longo de todo o dia.
Teste aplicativos e ferramentas online que prometam te ajudar a organizar seu dia, por exemplo: calendários online, organizadores de tarefa, contabilizadores de tempo, quadros de atividades, gerenciadores de projetos, entre outros.
9- Exercite o poder do “não”
Quanto mais tarefas assumimos, maior a chance de não encerrá-las. Evite assumir atividades pouco importantes que interrompam sua rotina. Exercite e aprenda a dizer “não” para aquilo que não for diretamente útil ou relevante.
10- Desmembre as tarefas estratégicas das “automáticas”
Você sabe quais atividades são importantes e quais são urgentes, porém menos importantes? Frequentemente o MEI investe seu tempo em “apagar incêndios” pontuais e deixa de realizar ações estratégicas para seu negócio pois simplesmente não consegue distinguir o nível de importância delas.
Faça uso de tabela onde é possível classifica-las entre importante e urgente. Priorize as ações importantes no início do dia e reserve o final do dia para aquelas imprevistas. Lembre-se: O que é importante nem sempre é urgente.
Para saber mais: https://bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/217933fc1f325c0524ae16a971d5ba06/$File/19262.pdf
